Automatisering en gezond verstand gaan bij VDM Transport hand in hand

“Als je het niet op de achterkant van een sigarendoos kunt uitleggen, dan kun je het ook niet nabouwen in een computer.” Dat is de stellige overtuiging van Simon van der Mark die, als telg uit de vierde generatie, met grote bevlogenheid de scepter voert over familiebedrijf Van der Mark Transport in Oud-Beijerland.

En daarbij combineert hij het goede van de hedendaagse technologie met het beste van vroeger.

Tot aan het jaar 2000 werkte deze logistieke dienstverlener nog uitsluitend met papieren plansheets en grote borden waar alles op werd opgeschreven. “Mijn vader schreef toen zelfs nog met pen de facturen, die mijn zus dan overtypte en op de post deed naar onze klanten,” vertelt Van der Mark met een lach. Zo rond de millenniumwisseling kwamen de eerste computers in het bedrijf. Vanaf het allereerste uur was TANS de IT-partner die bij Van der Mark Transport de processen stuk voor stuk automatiseerde in het softwarepakket TALIS en de IT-ontwikkelingen in pas liet lopen met de groei van het bedrijf.

Zelf na blijven denken

Van der Mark Transport heeft een eigen wagenpark van 40 trucks. Naast nationaal en internationaal transport verzorgen zij vanuit diverse districentra ook warehousing-activiteiten voor diverse klanten. “In TALIS hebben wij ons complete Transport Management Systeem ondergebracht, inclusief urenregistratie van de chauffeurs en facturatie naar de klanten”, vertelt Van der Mark. “Dit heeft onze processen enorm versneld en vereenvoudigd. We kunnen niet meer zonder computers, maar je moet als mens wel altijd zelf blijven nadenken. Als ik hoor dat morgen de boeren uit het hele land met tractoren naar Den Haag trekken om te protesteren, dan weet ik al dat we flinke files gaan krijgen die kant op. Maar de geautomatiseerde rittenplanner weet nog niet wat er morgen gebeurt.”

Het grote gemak van boordcomputers

Elke truck is uitgerust met een boordcomputer, in de vorm van uitneembare tablets (Trimble’s CarCube). Ook de vijf charters waar Van der Mark regelmatig mee samenwerkt, hebben een boordcomputer met een koppeling naar het TALIS systeem. Nieuwe opdrachten, inclusief navigatie, kunnen met één druk op de knop worden toegevoegd aan de rittenlijst van een chauffeur. “Dat is allemaal zoveel gemakkelijker geworden”, vertelt Van der Mark. “We zijn nu ook bezig met het uitrollen van de ‘sign on glass’ functionaliteit, waarbij de ontvanger zijn handtekening kan zetten op de tablet van de chauffeur. Hierdoor kunnen we nog meer papierloos gaan werken.”

Persoonlijk contact boven een mail

Door de vergaande automatisering van het plan- en vervoerstraject, zijn er legio mogelijkheden om de klant op de hoogte te brengen van elke stap. Maar wil je dat wel, vraagt Simon van der Mark zich af. “Wij hebben klanten met wel 100 zendingen per dag. Als we die van elke stap op de hoogte houden, betekent dit honderden mails per dag. Voor ons is dat geen probleem, ik zet dat vinkje wel aan in het systeem. Maar zit een klant daarop te wachten? Ik probeer hen dat altijd goed uit te leggen. De vragen die zij hebben gaan altijd over een zending die een probleem heeft. Wij hebben een leverbetrouwbaarheid van 98%. Dat kleine beetje dat fout gaat, dáár ben je als klant in geïnteresseerd. Iemand van Customer Service ziet dat vaak van tevoren al fout gaan. Dan kunnen we het systeem wel een onpersoonlijke mail uit laten sturen over vertraging, maar daar wordt een klant alleen maar boos of gefrustreerd van. Wij doen het in zo’n geval op de ouwe manier en pakken de telefoon om uit te leggen waarom de zending te laat is. Vaak is dat door onvoorziene omstandigheden, waar een klant best wel begrip voor heeft.”

Klantenportaal voor betere werkspreiding

TANS ontwikkelde voor Van der Mark ook een klantenportaal, waar hun klanten de orders gedurende de dag kunnen ingeven. “Het is een service die we aanbieden, we kunnen klanten niet verplichten ermee te werken. Sommigen zijn wild enthousiast, maar anderen vinden het teveel gedoe”, aldus Van der Mark. “Maar voor ons werkt het geweldig, omdat we altijd een real time overzicht hebben van de orders en het werk veel beter kunnen verspreiden over de dag. We hoeven immers niet meer te wachten tot we om 14 uur een Exel lijst krijgen met daarop alle verzamelde orders.”

Goed onderhoud voor hart van het bedrijf

Van meet af aan vond Simon van der Mark het belangrijk dat de geautomatiseerde systemen goed onderhouden werden. “Dat is het hart van ons bedrijf, daar moet je zorgvuldig mee omgaan. Een truck krijgt ook regelmatig een beurt en verse olie. We hebben zelf geen IT-er in dienst, dus komt onze vaste TANS consultant, Elly Groot, hier één keer per maand al zo’n 20 jaar over de vloer. Zij doet de nodige updates en maakt door ons gewenste wijzigingen in het systeem. Zo zijn we altijd helemaal up to date en werken we met de nieuwste releases. Het kost wel wat, maar ik ben ervan overtuigd dat we daardoor veel minder systeemproblemen hebben. En Elly kent ons bedrijf inmiddels van haver tot gort en dat is heel prettig!”

Vaste TANS consultant

Elly zelf is al net zo enthousiast over de samenwerking met Van der Mark Transport. “Simon is een ras ondernemer, die altijd weer nieuwe dingen bedenkt. Hij was ook onze eerste klant die reguliere afspraken wilde maken voor het onderhoud, echt een pionier dus. Inmiddels doen wij dat voor veel meer klanten. TANS heeft een heel goede en open relatie met Van der Mark. Toen Simon de WMS-functionaliteiten verder wilde uitbreiden, bleek dat ons WMS daar niet aan kon voldoen. In goed overleg met ons zijn ze toen hiervoor overgestapt op een andere leverancier. Wij hebben gezorgd voor een goede integratie daarvan met TALIS. Zo heeft de klant van twee werelden het beste te pakken. Ja, ik ga echt met veel plezier elke maand naar Van der Mark toe en ben altijd weer heel benieuwd wat Simon nu weer bedacht heeft.”

Tot slot…

Het laatste woord is, natuurlijk, voor Simon van der Mark. “Kijk, ik ben geen computergeleerde. Als ze tegen mij in die taal gaan praten, dan snap ik er niks van. Bij TANS spreekt iedereen gewoon normaal. Ik leg aan hen uit wat wij willen, zij snappen dat en vertalen dat naar een applicatie die wij kunnen gebruiken. Dat noem ik nog eens prettig samenwerken!”

Auteur: Dianne Huijskens