Hendriks, Van Bergen & Smulders beschikt over de juiste techniek

Ook bij boekhouden praat je over techniek bij Hendriks, Van Bergen & Smulders in Berghem (Oss). Directeur Erwin van Erp vertelt wat daarbij komt kijken op het gebied van procesautomatisering, de interne gang van zaken en het aanleveren van cijfers richting diverse instanties.

Bij Hendriks, van Bergen & Smulders werd in 2016 de transitie ingezet om de boekhoudingen van de voornamelijk MKB-klanten over te zetten naar de Cloud. Van Erp daarover: “Voorheen kwamen klanten waarvoor wij de boekhouding verzorgden met hun paperassen naar ons kantoor. Inmiddels is het echter zo dat alles - dus ook inkoop- en verkoopfacturen – digitaal bij ons binnenkomt en dan elektronisch wordt verwerkt. Voor wat betreft de financiële mutaties is er in de Cloud een koppeling met hun bank gerealiseerd zodat ’s nachts alles verwerkt wordt in de financiële administratie.”

Jaarrekening

Vanaf 2013 werken ze bij Hendriks, Van Bergen & Smulders al met een systeem waarbij de jaarrekening van klanten digitaal wordt aangeleverd bij de Kamer van Koophandel. Van Erp licht toe: “Sinds 2016 is dat verplicht maar wij zijn daar dus al langer mee bezig. Dit proces is in zijn geheel gedigitaliseerd. Met betrekking tot bankenrapportages werd er veel gewerkt met pdf’s maar inmiddels zijn er nieuwe afspraken over hoe cijfers digitaal aangeleverd moeten worden (taxonomie). Onder SBR Nexus zijn de drie grote banken (ABN, ING en Rabo) een samenwerking aangegaan waar accountants op een platform hun cijfers indienen waarna het wordt gedistribueerd naar de juiste bank. Dat werkt een stuk efficiënter. Vooral de banken maken hiermee een grote vertaalslag en voor ons is het dankzij de applicaties slechts een kwestie van een druk op de knop. Voor de klant levert het bovendien het voordeel op dat wij sneller in staat zijn om financieringsaanvragen te beoordelen. De techniek helpt de klant en ons om sneller, directer gegevens aan te leveren, waardoor de doorloop ook sneller kan. Bovendien heeft onze klant een voordeel omdat banken bij digitale aanlevering geen kosten in rekening brengen.

Interne automatisering

Bij Hendriks, Van Bergen & Smulders worden ook binnen de eigen organisatie steeds meer werkprocessen geautomatiseerd. Van Erp licht toe: “Als het bijvoorbeeld gaat om het opstellen van jaarrekeningen hebben wij als accountants een aantal verplichtingen waar we aan moeten voldoen. Met name op het gebied van documentatie worden we steeds meer geholpen door automatisering. Dankzij een documentmanagementsysteem kunnen we informatie gemakkelijk delen en beschikbaar stellen aan klanten of derden zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst. Ook het opzoeken van documenten is een stuk eenvoudiger geworden.”

Salarisadministratie

Van Erp constateert dat steeds meer klanten besluiten om bepaalde programma’s te ‘verhuizen’ naar de Cloud en automatisering toe te passen: “Onze eigen salarisadministratie is in 2015 al naar de Cloud overgezet. De meeste van onze klanten werken nu ook zo en wij sturen de loonstroken van hun medewerkers dus digitaal terwijl ze daarbij ondersteund worden met een app voor hun medewerkers. Daarnaast faciliteren we klanten ook graag als het gaat om het digitaal ondertekenen van documenten zoals arbeidsovereenkomsten. Zeker in het geval er door meerdere mensen getekend moet worden, biedt dat de nodige voordelen.”