Met TALIS van TANS continu efficiencyslagen maken als onafhankelijk transporteur

Goederen vanuit de eigen standplaats door de Benelux vervoeren. Alles in eigen hand houden. Het maakt van CoTrans uit Hapert een onafhankelijke transportonderneming. “Hierdoor is er minder kans op schade, minder kans op vertraging en werken we met korte lijnen.”

Het transportmanagementsysteem TALIS ondersteunt het bedrijf in deze efficiënte manier van werken.

De wens om onafhankelijk te werken, heeft alles te maken met het soort goederen dat van en naar Hapert wordt vervoerd. Arjan van Sambeeck, actief op het gebied van administratie en digitalisering, vertelt: “Eén van onze grootste klanten is gashaardenleverancier. De designplaten die we voor dit bedrijf vervoeren, kunnen wel 2,5 bij 1,5 meter zijn. Deze producten hebben extra zorg nodig. Dat geldt ook voor het vervoer van zonnepanelen dat aan ons wordt toevertrouwd.”

Behalve de schadegevoelige producten kunnen alle koopmansgoederen op pallets vanuit Hapert in de Benelux hun weg vinden, ADR- en bulkgoederen uitgezonderd. “Doordat onze vrachtwagens niet ’s nachts naar depots rijden, houden we alle vervoer in eigen hand.”

Koppelingen

Het vervoeren van de goederen begint bij de klant die in een portal zelf de order inschiet. Die wordt van daaruit geëxporteerd naar het transportmanagementsysteem TALIS. Al in 2005 klopte het transportbedrijf bij softwareleverancier TANS aan. Inmiddels is TALIS gekoppeld aan planpakket Optimiser, boekhoudpakket Unit4 en aan de boordcomputer Trimble van de chauffeurs. “In TALIS worden alle gegevens verzameld.”

Vrachtbrief overbodig

De boordcomputer, die de chauffeur ook naar de plek van bestemming navigeert, wordt bij aankomst bij de klant uit de wagen genomen. Op die manier kan iedere rit direct worden afgetekend en heeft de chauffeur geen vrachtbrief nodig. “Wij krijgen meteen de handtekening van de klant binnen, net als eventuele wachttijden en foto’s van een schadevrije levering.”

Van magneten op een bord naar alles digitaal

De planners van CoTrans weten inmiddels niet beter dan dat ze de planning digitaal inrichten, maar in 2012 was de koppeling met het planpakket nog een grote stap. Van Sambeeck lacht: “Tot die tijd werden ritten aan de hand van magneten op een groot bord door onze planners ingepland. Het moment waarop we voortaan digitaal op een scherm konden gaan plannen, was daarom een hele omschakeling. Dat komt ook doordat bij iedere opdracht een grote hoeveelheid data komt kijken. Onze zendingen zijn namelijk lang niet altijd standaard en kennen lengtevrachten op afwijkende maten. Dat kunnen ook luchtkanalen zijn van 3,5 meter zijn die in de bouw worden gebruikt.”

Efficiencyslagen

Van Sambeeck benadrukt dat de verantwoordelijkheid voor het inplannen van de ritten bij de planners blijft liggen. “Het finetunen van de voorgestelde planning kun je niet automatiseren. Maar op basis van ervaring weten onze planners wel waar de grootste efficiencyslagen gemaakt kunnen worden. Daarom bespreken ze de wensen die ze hebben ten aanzien van het systeem, met een consultant van TANS. Die komt gemiddeld één keer per zes weken naar onze vestiging.” Een goed voorbeeld van een efficiencyslag is het toevoegen van informatie aan de artikelomschrijving op de boordcomputer van de chauffeur. “In die omschrijving stond tot voor kort informatie zoals: twee eenheden lossen. Dat hebben we met de hulp van TALIS specifieker gemaakt, zodat de chauffeur nu precies weet dat hij bijvoorbeeld een pallet en een los pakket uit de wagen moet halen zodra hij bij de klant arriveert.”

Vooruit lopen

Het gemak van de klant ligt met name in het digitaal inschieten van een order. Daarmee is het bedrijf ook meteen papierloos: iedere order komt digitaal binnen en gaat met een digitale factuur naar de klant. Het complete transportproces van alle 55 wagens is geautomatiseerd, van ophalen tot leveren bij één van de circa tweehonderd klanten. “Met de stappen die nu gemaakt zijn, lopen we dankzij TANS een stuk vooruit op het gebied van automatisering. Dat heeft alles te maken met de combinatie van koppelingen tussen de webportal, de TALIS-software, het plansysteem en de boordcomputer.

Auteur: Carline Klijn – van Best