Veiligheid en bedrijfsreputatie op internet maken tongen los

´Hoe kan het online gedrag van uw werknemers bijdragen aan de reputatie en veiligheid van uw organisatie?´ Die vraag stond op 20 juni centraal aan de online-thematafel tijdens RegioinBedrijf Connect. Er ontspon zich een geanimeerd gesprek.

Deelnemers uit allerlei branches namen deel aan de discussie in Kasteel Wijenburg in Echteld. Tafelvoorzitter Ben Kokkeler (lector Digitalisering en Veiligheid van Avans Hogeschool), Michiel Henneke (marketing manager SIDN), Pascal van Buuren (accountmanager Finetic), Wouter Sikking (coountry sales manager IKO BV),  Rens Knevels (Corporate Finance Consultant, Match Plan), Dennis Hut (operationeel manager MH Poly), Ragnar Makkink (commercieel directeur NIOW De taal- en tekstexperts), Sandra Kruidenberg (marketing en communicatie Stichting Kiemt), Andy Martin (AJ Steenkist-Rooijmans) en  Jolanda Weterings (marketing manager SuperOffice Benelux BV) stortten zich vol overgave in het gesprek.

Ben Kokkeler was als specialist op het gebied van veiligheidsvraagstukken de aangewezen man om het gesprek te leiden: “Online kwetsbaarheid van je bedrijf levert niet alleen reputatieschade op, maar ook schade aan de daadwerkelijke bedrijfsvoering. Tegelijkertijd biedt goed online gedrag van je medewerkers ook prima kansen om de reputatie van je bedrijf te versterken. ”

Speelruimte

Veel deelnemers vroegen zich af hoe om te gaan met medewerkers of ZZP-ers die zich op internet manifesteren en communiceren over het bedrijf waarvoor ze werken. Ragnar Makkink daarover: “Contractueel hebben we veel dichtgetimmerd, maar bijvoorbeeld Facebook is vaak weer privé. Dus wat is daar je speelruimte en hoe kun je dat het beste aanpakken?”

Ook voor Andy Martin, Wouter Siking en Dennis Hut was dat een belangrijk item. Ben Kokkeler benadrukte dat er vooral aan het werken met ZZP-constructies risico’s kleven: “Weet dus wie er voor je werkt. In Brabant zijn er bedrijven actief die vanuit een ZZP-status puur crimineel bezig zijn met activiteiten die ondernemingen ondermijnen, maar zich wel een legale status verschaffen. Daar zit ook de kwetsbaarheid. Maar ook hier zijn er kansen: net zoals in ketens van (toe)leveranciers kun je elkaars reputatie maken of breken. Kijk dus ook eens naar wat bedrijven in jouw keten of netwerk doen.”

Privacywetgeving

Pascal van Buuren, Jolanda Weterings, Sandra Kruidenberg roerden zich tijdens het deel van de discussie dat ging over de op stapel staande verandering van de privacywetgeving en welke gevolgen dat heeft voor de algemene voorwaarden en acquisitie binnen hun ondernemingen. Kokkeler daarover: “Alles wat je nu denkt te weten over privacywetgeving kan medio 2018 de prullenbak in vanwege nieuwe, veel strengere richtlijnen. Bedrijven moeten zich daar nu al op voorbereiden. Mijn advies: schakel bijv. je  accountant in om dit in goede banen te leiden. Alleen zo zorg je ervoor dat bijvoorbeeld je klantenbestanden blijvend bruikbaar. Want doe je dat niet, dan loop je kans op hoge boetes.”

Vertrouwen

Rens Knevels gaf aan het soms wat lastig te vinden om te bepalen welke bedrijfsinformatie je mag delen op social media en wat niet, maar daar in de praktijk met zijn team toch een weg in gevonden te hebben: “Vertrouwen en communicatie is wat dat betreft ‘key’ bij ons.” Michiel Henneke, die eerder op de dag al een interessante presentatie gaf over .nl-domeinregistratiebedrijf SIDN, kon zich daar wel in vinden: “Wij proberen onze medewerkers de ruimte te geven bij het delen van gegevens. Het is beter om zo transparant mogelijk te zijn, maar zaken die je niet wilt delen moeten natuurlijk binnenskamers blijven . Maar als je echt een bubbel probeert te creëren, wordt die op enig moment toch doorgeprikt.”

Reference-cases

Jolanda Weterings zei veel energie te steken in het creëren van win-win-situaties in de samenwerking met ZZP-ers: “Door reference-cases op te stellen waarin we klanten aan het woord laten. Aan die content hebben we dan allebei wat.” Kokkeler vindt dat een goede strategie: “Laat ze aan boord stappen. Verleid ze om bij je identiteit aan te sluiten en die te versterken met verhalen die voor beoogde klanten aantrekkelijk zijn.”

Het online gedrag van vaste collega’s zorgde ook voor de nodige dynamiek tijdens het gesprek. Kokkeler gaf het voorbeeld van de fictieve Gerrit die vanuit zijn rol binnen een museum zowat de complete strategie van die organisatie weggaf tijdens gesprekken met vakgenoten op social media. Voor hem volkomen normaal, “onder collega’s”, maar een schok voor zijn directeur toen dit toevallig tijdens een gezamenlijke cursus aan bod kwam. .Op het moment dat je via het social media aan het communiceren bent, moet je je dus steeds realiseren hoe kwetsbaar je dan wel niet bent. Juist als je bijvoorbeeld politieke uitspraken doet of een mening geeft in een maatschappelijk debat. De realiteit is je persoonlijke mening ook afstraalt op de digitale reputatie van het bedrijf waar je voor werkt. Onderscheid tussen privé en werk bestaat niet meer. Dat zie je ook veel op Facebook, maar ook in het zogenaamd veilige email. Ik constateer ook regelmatig dat mensen vanuit hun bedrijfsaccount privémail versturen en omgekeerd.”

Negatieve gevolgen voorkomen?

Andy Martin gaf aan dat er binnen zijn bedrijf wel afspraken zijn gemaakt op het gebied van activiteiten op Facebook: “We hebben wel eens ervaren dat er iets negatief afstraalde op onze naam. Dan blijkt toch dat het heel lastig is om privé en werkvloer gescheiden te houden.” Rens Knevels daarover: “Klopt, en je kunt ook pas actie ondernemen op het moment dat het al gebeurd is.” Michiel Henneke had wat dat betreft nog wel een tip: “Door zowel een zakelijk als privéprofiel aan te maken op Facebook kun je al een heleboel problemen vermijden.” Sandra Kruidenberg kon wel wat met die tip: “Het is namelijk inderdaad een dunne scheidingslijn. En soms zijn medewerkers zich ook niet bewust van de eventuele schadelijke gevolgen voor de eigen reputatie of die van het bedrijf.” Kokkeler vatte samen dat veel negatieve gevolgen voorkomen kunnen worden, als je als bedrijf een reputatie strategie ontwikkelt, en als je medewerkers daarin meeneemt. “In de zorg en in het veiligheidsdomein zie je bijvoorbeeld dat werkgevers het webgedrag van hun medewerkers volgen en hun persoonlijk en vertrouwelijk daarop feedback geven, wat de risico’s zijn, wat ze kunnen verbeteren. Dat werkt goed.”

Bedrijfsgevoelige informatie

Inloggen via het eigen hotmail-account omdat dat nu eenmaal gemakkelijker en sneller is: volgens Michiel Henneke levert dat meteen een enorm beveiligingslek op. Ben Kokkeler beaamde dat: “Maar we mopperen nu wel veel over het feit dat er digitaal veel informatie wegvloeit, maar op veel bedrijven laat men ook bergen papieren slingeren, zijn bepaalde devices niet beveiligd of liggen de usb-sticks met bedrijfsgevoelige informatie voor het grijpen in het pennenbakje.” Ragnar Makkink herkende dat wel: “Je moet er niet aan denken dat bijvoorbeeld stagiaires zo je hele klantenbestand kunnen downloaden. Dat kan bij ons dus niet.”

Conclusie

De veranderingen in de privacywetgeving, de risico’s die kleven aan ZZP-ers en medewerkers die zich op social media uitlaten over je bedrijf, wat deel je wel en wat niet op internet en hoe voorkom je dat vertrouwelijke informatie in verkeerde handen belandt? Welke verantwoordelijkheid pak je daarin, in termen van goed werkgeverschap om je medewerkers te beschermen. Welke kansen pak je om met digitale middelen je reputatie als bedrijf, samen met andere bedrijven in je wijk of in je netwerk, te verbeteren? De deelnemers aan het tafelgesprek waren aan het eind van de middag in ieder geval weer een stukje wijzer. Met alle digitale ontwikkelingen die zich in sneltreinvaart aan ons ontvouwen was er maar één conclusie mogelijk: namelijk dat veiligheid en reputatie op internet een nieuw issue is voor bedrijven, net zoals concurrentie en innovatie een nooit gelopen race ….  

Auteur: Ron van Kuijk