“Heel belangrijk dat onze IT-partner zich aan de afspraken houdt”

Op het moment dat in Nederland corona-maatregelen werden genomen, konden medewerkers van Emerald Eternal Green (EEG) meteen voortvarend vanuit huis aan de slag. “Dit had niet twee jaar eerder moeten gebeuren, want toen waren we nog niet op thuiswerken ingesteld.”

De corona-periode leidde ook tot extra creativiteit: nu de showroom in Eindhoven niet door meerdere mensen tegelijkertijd kan worden bezocht, krijgen klanten een virtuele tour zodat ze toch de nieuwe collecties kunnen zien. “Zo hebben we bijvoorbeeld een klant uit Kenia een tour én anderhalf uur stijladvies gegeven.”

Stefan Kluijtmans werkt als general manager in het bijna 30 fte tellende bedrijf. Drie jaar geleden werd hij binnengehaald, om de groei van het bedrijf in goede banen te leiden. “We maakten nog gebruik van volledige ‘on-site’ ICT-infrastructuur, met een korte economische levensduur.” Kluijtmans omschrijft zichzelf niet zozeer als technisch. “Ik wil geen gedoe met IT, het moet voor ons werken en niet andersom.” Met de wens volledig in de cloud te gaan werken, schakelde hij de hulp in van Aragorn, waarmee al langer werd samengewerkt.

Uit voorraad leveren

De pakweg drieduizend items aan kunstbloemen en –planten die EEG verkoopt, worden vanuit Eindhoven uit voorraad geleverd. Het klantenbestand is gevarieerd: van tuincentra en retailers tot webshops, groothandels en interieurbeplanters. “Vanuit ons magazijn in Eindhoven leveren we aan 45 landen. Behalve Nederland en West-Europa verkopen we veel richting het Midden-Oosten, Koeweit, Oost-Europa en Japan. In de decoratiemarkt zijn we steeds meer een gevestigde naam. Kunstbloemen- en planten zijn tegenwoordig meer geaccepteerd door de consument.”

Niet van echt te onderscheiden

EEG krijgt vaak van bezoekers te horen dat de bloemen en planten niet van echt zijn te onderscheiden.Meer dan eens krijgt het bedrijf van bezoekers te horen dat de bloemen en planten niet van echt zijn te onderscheiden. Klanten die binnenkomen, krijgen volgens Kluijtmans eenzelfde soort gevoel als tijdens een ritje door Droomvlucht. “Een consultant die hier eens drie dagen op kantoor had doorgebracht, kwam er bij zijn vertrek pas achter dat alle bloemen en planten niet echt waren.”

De kracht van EEG zit ‘m volgens Kluijtmans onder meer in de sterke collectie. “Daarbij kennen we een goede prijs-kwaliteitverhouding. In iedere prijscategorie hebben we wel een roos. De afgelopen jaren is onze online zichtbaarheid vergroot en, maar mond-tot-mond reclame is nog steeds belangrijk. Dat merken we ook op beurzen, waar we voortaan met een nieuwe mobile sales oplossing direct orders kunnen aannemen. Aragorn stelt zichzelf als IT-partner flexibel op. Voorafgaand aan zo’n beurs kijken ze hoe een draadloos netwerk zo stabiel mogelijk in een beursomgeving kan functioneren.”

Doen wat je belooft

EEG Het in kunstbloemen en –planten gespecialiseerde bedrijf werkt al langer met Aragorn, maar besloot bij het aantreden van Kluijtmans voor een volledige oplossing in de cloud te gaan. “Natuurlijk kijk je op zo’n moment naar de kosten, maar wij vonden vooral de kwaliteit belangrijk. Houden mensen zich aan de afspraken? Ik heb gemerkt dat in de IT maar weinig bedrijven echt de daad bij het woord voegen. Je wordt afhankelijk van verschillende IT-partners en je wilt niet dat daar misbruik van wordt gemaakt.”

EEG stelt de openheid van Aragorn daarom op prijs: “Van tevoren geven ze heel duidelijk aan of iets wel of niet is realiseerbaar is.” De overgang naar volledig werken in de cloud vond enige tijd geleden plaats. “Ik denk dat in totaal twee uur sprake is geweest van down time. Daarna waren we volledig operationeel en moest alleen hier en daar worden gefinetuned. Voorafgaand aan zo’n traject ben je huiverig dat alles een week plat komt te liggen.”

Transparant

EEG koos bewust voor een partner uit de regio die zich op het MKB focust. “De kosten liggen weliswaar iets hoger dan we waren gewend, maar daar krijgen we flexibiliteit voor terug. Wanneer ik extra capaciteit nodig heb en ik wil bijvoorbeeld van twintig naar dertig gebruikers opschalen, dan krijg ik direct de voor- en nadelen te horen en de bijbehorende kosten.”

Anticiperen

Op het moment dat de medewerkers noodgedwongen thuis gingen werken tijdens de coronacrisis, bleek niet iedereen uit de jongste generatie thuis een laptop te hebben. “Voor hen zijn een smartphone en tablet voldoende. Gelukkig leende Aragorn ons laptops. Daardoor kon iedereen thuis inloggen in de eigen werkomgeving. Sommige medewerkers kregen van Aragorn ondersteuning op afstand. Binnen een kwartier was iedereen vanuit de eigen werkomgeving aan het werk.”
Een hele opluchting, want gedurende de corona-periode was het nog belangrijker om klanten goed te helpen op allerlei gebieden. “Tijdens de lock-downs in veel Europese landen moesten we van de ene op de andere dag leveringen stop zetten, of betalingsafspraken maken. We kregen het dus niet minder druk, maar moesten ons juist ook bezig gaan houden met andere zaken en de klanten op een andere manier bedienen.”

Veiligheid van data

Het onderling contact met Aragorn is goed en de beveiliging van de ICT-systemen op orde. “Bij vragen weet ik dat ik hun support heb en dat de veiligheid van onze data geborgd is. Software-bedrijven die een koppeling willen met ons systeem krijgen uiteindelijk toegang, maar dat is niet meteen vanzelfsprekend.” Dat geeft een geruststellend gevoel.

Auteur: Carline Klijn – van Best