Project DIGI-taal bij Adviescentrum Zilverpark

Eén van de kernaspecten die bijdragen aan MVO is het omzetten van papierwerk (analoog) in geautomatiseerde versies (digitaal). De gevolgen van de keuze voor digitalisering van bedrijfsprocessen zijn significant.

Wat te denken van een kantoorruimte zonder dossierkasten, zonder dossierarchief, zonder grootse papiervoorraad, enveloppenvoorraad, frankeermachine, enz.? Vloeroppervlakte is kostbaar. Door digitalisering wordt dode archiefruimte vervangen door productief gebruikte ruimte. Investeringsgelden worden niet in activa maar in productieverhogende zaken gestoken (bijv. opleiding).

Digitalisering levert economisch voordeel op, structuur en gemak. Een digitaal dossier ondersteunt een uniforme werkwijze. Uiteraard zijn er beveiligings- en privacy-aspecten. Binnen deze voorwaarden is het makkelijk zoeken in de digitale gegevensbrei. Geen intensief dossieronderzoek meer, maar snel informatie, eenvoudig geselecteerd door alle dossiers heen.

Daardoor kan concurrerend worden gewerkt. Wie minder tijd nodig heeft om de gegevens voor zijn advies te verzamelen is al snel goedkoper dan de collega die niet zo modern werkt. Zo wordt de administratieve last een administratief voordeel.

Dankzij de digitalisering hebben onze cliënten op élk moment de jaarcijfers, de actuele belastingstatus, de kerncijfers, etc. voor een prijs die voorheen één jaarrekening kostte.  Wie beseft de waarde daarvan?

De jongste ontwikkeling is dat samen met de digitale factuur óók een UBL-bestandje wordt meegeleverd. Administratieve software die deze faciliteit heeft boekt dan vrijwel automatisch deze factuur in de administratie én archiveert de factuur in het digitale dossier. Dit kan sinds januari 2012 en sinds februari doen wij dit standaard. Ook voor de cliënten waarvoor Adviescentrum Zilverpark de facturatie verzorgt.

Dankzij digitalisering worden minder fouten gemaakt. Vroeger werden salarismutaties per post aangeleverd en door ons ingeklopt. Dat is werk doen wat al gedaan is. Nu kan de cliënt rechtstreeks invoeren of digitaal aanleveren, zodat wij de gegevens kunnen importeren. In importmogelijkheden zijn wij zéér creatief. Dat levert namelijk gemak en minder kosten op voor onze cliënt. Besparen op accountantskosten, wie wil dat niet?

In élk bedrijf kunnen papierenprocessen omgezet worden in digitale processen. Wij helpen daarbij graag. Het levert altijd voordeel op. Het enige nadeel dat wij zien is dat we bewuster moeten bewegen. We hoeven immers niet meer zo veel naar het archief te lopen....