Slimme tool maakt van medewerker op de werkvloer meer dan rader in het geheel

Medewerkers op de werkvloer weten vaak precies te vertellen hoe de werkzaamheden die zij dagelijks uitvoeren, sneller kunnen. Dat is interessant voor bedrijven vanuit kwaliteitsoogpunt en ook voor iedereen die eigenaarschap bij medewerkers wil vergroten.

Samen met ValQ bedacht ihomer de tool Bluebird, een app die alle mensen op de werkvloer inzicht geeft in werkprocessen en hen uitnodigt actief mee te denken.

Het zijn prikkelende vragen waarmee Bluebird reacties van mensen uitlokt. ‘Heb jij het idee dat je kwalitatief werk levert?’ of: ‘Vind je dat je veilig je werk doet?’ De vragen moeten een gesprek uitlokken met een leidinggevende en laagdrempelig de mogelijkheid geven processen bij te sturen. ihomer wil met de software zorgen voor meer organisatie brede samenwerking. Peter Moolenaar, solution architect bij ihomer en CTO van Bluebird: “Meer inzicht in elkaars’ werk kan incidenten voorkomen.”

Achter het bureau

Neem de maakindustrie, waar je te maken kunt hebben met complexe processen die door een collega achter een bureau zijn uitgewerkt en in de gaten worden gehouden. Mensen op de werkvloer kennen slechts een deel van een proces en weten niet altijd wat er gebeurt met het stukje waar zij aan hebben gewerkt. Moolenaar: “Stap voor stap geeft Bluebird inzicht in verbeteringen die medewerkers op de werkvloer aandragen. Hun reacties nodigen uit naar het hele proces te kijken.”

Eigenaarschap

Moolenaar ziet de ommekeer als een cultuurverandering, waardoor medewerkers op de werkvloer zich meer voelen dan een radar in het grote geheel zonder invloed. “Dat leidt niet alleen tot eigenaarschap, ook tot verbetering van kwaliteit en een extra stuk veiligheid omdat mensen meer over het proces nadenken.”

De solution architect erkent dat ieder bedrijf anders werkt. In de maakindustrie bijvoorbeeld, staan bedrijven medewerkers vaak niet toe een mobiele telefoon of tablet bij de hand te hebben. Het vermindert de concentratie. Daar bedacht ihomer iets op: “Een medewerker krijgt voor of na een dienst of in zijn pauze via zijn telefoon een pushbericht met het verzoek twee vragen te beantwoorden. Andere mogelijkheid is een zuil in een fabriekshal neerzetten waar mensen langslopen. Vergelijk het met een korte micro-audit vanaf de werkvloer.”

Sommige antwoorden op vragen zijn vaak eenvoudig te verklaren. Zo antwoordde een meerderheid ontkennend op de vraag of zij bij het schoonmaken van hun apparaat handschoenen aantrekken. Vanwege de grootte van hun handschoenen kunnen ze niet bij de kleine onderdelen. “Een typisch voorbeeld van een werkinstructie waar de medewerker op kantoor niet bij heeft stilgestaan. Het probleem is dat je veel pas achteraf hoort en met achteraf bedoel ik: ná een ongeval.”

Maak het dynamisch

Betrek mensen daarom actief, is het advies van ihomer. “Toon interesse in wat ze doen en wat ze te vertellen hebben. Toets kennis over een werkinstructie met een paar korte vragen en kom er twee weken later nog eens op terug. Verpak de inhoud in brokjes en sta stil bij de vraag met welke risico’s medewerkers in projecten te maken kunnen krijgen.”

Het moet leiden tot meer bewustwording op de werkvloer. De tool laat mensen in teams nadenken over verbeterprocessen. Zelf blijft ihomer weg van de inhoud. “We willen niet weten hoe een freesmachine wordt aangestuurd, maar wel hoe de processen eruit zien. Hoe communiceer je met de collega die misschien niet hetzelfde werk doet, maar later op de dag wel met dezelfde machine werkt?

Verrassing

Oplossingen die ihomer voor klanten bedenkt, komen vaak als een verrassing. “We zeggen van tevoren dat we geven wat ze nodig hebben en niet waar ze om vragen. We prikken door de oplossingen die mensen zelf al hebben bedacht heen en gaan terug naar de kern van het probleem.”

De nieuwe app is inmiddels live. De basis biedt een sterk fundament voor inzicht in processen en risico’s en geeft suggesties voor beheersing en verbetering. Op dit moment bouwen ihomer en ValQ verder aan aanvullende modules die bovenop de basis komen. “Uiteindelijk heb je vakinhoudelijke kennis nodig om zaken te verbeteren. Dat doe je met alle betrokkenen. Deze tool laat het vertrouwen op de werkvloer groeien.”

Auteur: Carline Klijn- van Best