Van Rooijen: 'efficientere operatie, betere service, meer managementinformatie'

De Eindhovense logistiek dienstverlener Van Rooijen is enige tijd geleden overgestapt op TALIS, het transport- en logistiek informatiesysteem van ICT-bedrijf TANS.

De implementatie nam ongeveer tien maanden in beslag.

Logistiek dienstverlener implementeert TALIS

Familiebedrijf Van Rooijen Logistiek - met vestigingen in Eindhoven en Turnhout (België) - is gespecialiseerd in transport en opslag van snellopende consumentenproducten, zoals food, personal care en consumentenelektronica. Daarnaast voert het bedrijf value added-services uit. Het bedrijf beschikt over 180 trekkende eenheden en telt in totaal ongeveer zeshonderd medewerkers. Algemeen directeur Henry van Rooijen vertelt dat zijn bedrijf in 2014 startte met een zoektocht naar een nieuw TMS; 'We gebruikten al 25 jaar hetzelfde maatwerkpakket voor het managen van onze transportactiviteiten. Maar dit pakket was inmiddels verouderd. Een ander probleem was dat de kennis die we over deze software in eigen huis hadden opgebouwd langzamerhand aan het verdwijnen was. Het werd daarom steeds lastiger om het systeem aan te passen aan nieuwe omstandigheden, zoals het wijzigen van achtcijferige artikelnummers in tiencijferige en aan allerlei andere nieuwe technologieen. Daarom was het hoogste tijd om op zoek te gaan naar een nieuw pakket, ook al vanwege de sterke groei die we sinds de laatste crisis doormaakten'.

Bewezen systeem

Bij de keuze voor een nieuw TMS ging Van Rooijen Logistiek niet over één nacht ijs. Er werd een lijst van eisen opgesteld waaraan het nieuwe systeem moest voldoen. Zo moest het bijvoorbeeld stabiel zijn, zichzelf in de markt bewezen hebben en betaalbaar zijn. Operationeel directeur Onno Franken; 'Daarnaast wilden we een oplossing met veel standaardwerk, waarin zowel bestaande als nieuwe klanten gemakkelijk onder te brengen zijn. En tegelijkertijd moest het nieuwe TMS gekoppeld kunnen worden aan onze andere ICT-systemen, zoals het WMS van Van Boxtel dat we gebruiken voor onze warehouseactiviteiten, Multivers van Unit4 (ook geleverd door TANS) dat we inzetten voor onze financiele administratie en de boordcomputers van Data2Track in onze voertuigen. Tot slot wilden we ook een TMS dat via een app kon communiceren met de mobiele telefoons van onze chauffeurs. Want we willen een goede informatie-uitwisseling met hen in stand houden'.

Om een goede afweging te kunnen maken tussen alle systemen die er op de markt zijn, stelde Van Rooijen een longlist op van geschikte pakketten. Deze lijst werd geinventariseerd en verfijnd tot een shortlist die verder werd besturdeerd. Na een kort vooronderzoek koos Van Rooijen Logistiek voor TALIS, het transport- en logistiek informatiesysteem van het Eindhovense automatiseringsbedrijf TANS.

Complexe tariefstructuur  

Franken: 'Dit pakket voldeed aan al onze eisen. Een bijkomend voordeel was dat deze leverancier bij ons in de buurt is gevestigd. Korte lijnen zijn namelijk handig als er een bepaald probleem met de software is dat snel moet worden opgelost. Daarom besloten we met TANS een proeftraject te starten. Dit beviel bijzonder goed. Daarna zijn we met dit bedrijf in zee gegaan en is het TALIS implementatietraject opgestart'.

De implementatie startte eind 2015 en werd tien maanden later afgerond met de livegang voor de eerste klanten in oktober 2016. 'Tot dat ogenblik voerden we nog diverse werkzaamheden handmatig uit. Daarom moesten er best veel ingewikkelde processen worden geautomatiseerd', legt Van Rooijen uit. 'Neem bijvoorbeeld onze vrij complexe tariefstructuren. Die laten zich moeilijk automatiseren. 'Een onverwacht probleem bij de livegang van het nieuwe systeem was het uitprinten van de bonnen die met de zendingen meegaan. De printers van Van Rooijen Logistiek waren daar te traag voor, waardoor er een wachtrij ontstond die voor oponthoud zorgde. 'Hier zijn toen nieuwe scripts voor geschreven waarna ook dit proces perfect verliep', aldus Van Rooijen.

Betere communicatie

TALIS is  inmiddels ruim een jaar operationeel bij Van Rooijen Logistiek en bijna alle klanten zijn op dit moment direct gekoppeld met het nieuwe systeem. De ervaringen zijn goed. Van Rooijen: 'Vroeger hadden we één TMS voor onze vestiging in Eindhoven en één TMS voor onze vestiging in Turnhout. Die werkten onafhankelijk van elkaar. Tegenwoordig beschikken we over één systeem voor beide vestigingen, zodat we als één geheel opereren. Dat verhoogt de efficiency van onze logistieke activiteiten. 'Het nieuwe systeem levert ook andere voordelen op. Zo is de communicatie met de chauffeurs verbeterd en is er veel betere track & trace informatie van de zendingen en voertuigen beschikbaar'. Franken: 'Met deze 'just-in-time informatie kunnen we bijvoorbeel de aankomsttijden van onze voertuigen nauwkeurig bepalen. Klanten weten dus precies wanneer hun zending arriveert en eventuele vertragingen, door bijvoorbeeld files of pech kunnen we tijdig aan hen doorgeven. Ons servicelevel is hierdoor verhoogd'. Een ander voordeel is dat er minder handmatig werk is en informatie digitaal tussen de verschillende systemen wordt uitgewisseld. Hierdoor kunnen voertuigen efficienter worden ingedeeld, routes beter worden gepland en kan sneller worden ingespeeld op onvoorziene omstandigheden zoals spoedopdrachten waarvoor op het laatste moment nog zaken moeten worden gewijzigd: 'Onze flexibiliteit is fors toegenomen waardoor we ook late opdrachten of wijzigingen in de bezorgen direct kunnen verwerken', aldus Franken.

Optimaliseren

De implementatie van het nieuwe ICT-systeem is volgen Van Rooijen en Franken goed verlopen. Wel vereist de omschakeling naar een nieuw systeem ook veranderingen van de organisatie en het personeel zelf. Van Rooijen: 'Het is daarom belangrijk dat we als management de medewerkers betrekken bij de omschakeling, hen de voordelen ervan goed uitleggen en coachen en begeleiden in de nieuwe werkwijze. Dat hebben we in het begin misschien wat onderschat, waardoor er bij sommige medewerkers ook wat weerstand ontstond. Na de implementatie was er in eerste instantie meer tijd nodig voor de planningswerkzaamheden, maar nu verlopen de processen en zijn de werkzaamheden sneller afgerond dan voorheen. Iedereen is inmiddels overtuigd van de voordelen van het nieuwe systeem'.  

De komende tijd gaat Van Rooijen Logistiek verder met het overzetten van bestaande klanten in TALIS. Als dat proces is afgerond, wordt het oude systeem uitgefaseerd. 'Van onze klanten horen we alleen maar positieve geluiden', zegt Franken. 'Want ook zij kunnen efficienter opereren als ze goede actuele informatie hebben over hun zendingen. De komende tijd zullen wij zelf ook kijken hoe we de extra informatie die nu beschikbaar is, kunnen inzetten om onze bedrijfsprocessen verder te optimaliseren'.  
 
Bron: ICT & Logistiek, auteur: Ruud van Roosmalen.