Reistijd plús reiskosten vermijden met telefonisch vergaderen

Met telefonisch vergaderen bespaart u reistijd én reiskosten.

U kunt de ochtend- en avondspits mijden en ontziet het milieu. Hieronder een rekenvoorbeeld en 7 praktische tips.

Rekenvoorbeeld
Een enkele reis naar een vergadering is gemiddeld 60 km en kost gemiddeld één à anderhalf uur. Bij drie vergaderingen per week, waarbij men in de helft van de gevallen weer terugreist naar kantoor, kost dit wekelijks per persoon 270 km aan reiskosten en zes uur reistijd. Voor een bedrijf met 300 werknemers komt dit jaarlijks neer op ruim 3 miljoen (auto)kilometers en ruim 68.000 uur reistijd. Bij gemiddeld acht procent van de vergaderingen is telefonisch vergaderen een geschikt alternatief is. Dit is afhankelijk van onder meer de aard van de bijeenkomst en de noodzaak van persoonlijk contact.

7 praktische tips:

1. Vergader maximaal 1 uur. Doordat je bij telefonisch vergaderen één zintuig belast is het vermoeiender dan gewoon vergaderen. Vergader daarom niet langer dan één uur. Houdt, met het opstellen van de agenda, hier rekening mee. Behandel zaken die per mail kunnen, niet in de vergadering.
2. Vergader met maximaal 5 personen. Bellen met meer deelnemers en het wordt chaos, een kippenhok. Iedereen praat door elkaar en niemand is meer goed verstaanbaar. Dat is voor een conference call dan ook geen goed idee.
3. Zoek een rustige plek uit.  Ga ergens zitten waar je niet wordt lastiggevallen door externe prikkels. Als je even bent afgeleid, kun je belangrijke informatie missen.
4. Kies een voorzitter en notulist. Net als bij een 'gewone' vergadering onmisbaar voor de vergaderstructuur en het vastleggen van afspraken. Zorg vooraf voor een agenda en achteraf voor een verslag.
5. Bereid je goed voor. Weet wat je wilt bespreken tijdens de verschillende agendapunten.
Laat alle deelnemers zichzelf kort voorstellen. De anderen kennen dan de stem die bij een naam hoort.
6. Spreek kort en gericht en laat degene die aan het woord is uitspreken. Door elkaar heen praten is nog vervelender dan bij een 'gewone' vergadering. De voorzitter zorgt dat iedereen aan het woord komt door de deelnemers om de beurt het woord te geven.

7. Daarnaast zorgt hij bij elk agendapunt voor een goede samenvatting van wat er besproken en afgesproken is.