“Aan dit TMS kunnen we de komende jaren nog verschillende functionaliteiten toevoegen”

Voor de medewerkers op de afdeling planning van Van Santen Transport kon het niet snel genoeg gaan: Liever vandaag dan morgen stapten zij over naar het Transport Management Systeem (TMS) van TANS. Dat geluid lieten zij horen na het zien van een presentatie van het bedrijf. Voor financieel directeur Gert- Jan van Santen levert het werken met het systeem ook een belangrijke bron van data.

Het transportbedrijf uit Haarlem, dat negentig jaar geleden door de grootvader van Van Santen werd opgericht, is op de weg te herkennen aan het vervoer van zwaar en exceptioneel transport. Daarnaast is het bedrijf gespecialiseerd in kraanwerk en het verhuren en onderhouden van intern transport. Vanuit de tweede vestiging in Roermond rijden de chauffeurs met vrachten staal.

Interne presentatie

Op het moment dat de voormalige aanbieder van het TMS failliet ging, keken Van Santen en zijn collega’s uit naar andere mogelijkheden. Na een nieuwe ontmoeting op een beurs besloten zij Tans uit te nodigen voor een presentatie aan de betrokken afdelingen. Voorwaarde was dat het pakket gekoppeld kon worden met de boordcomputer van Transics sky, waar de chauffeurs al twintig jaar gebruik van maken.

Van Santen Transport vergat ook niet een kijkje te nemen bij een ander transportbedrijf, waar al met het TMS werd gewerkt. Van Santen: “Al snel werd duidelijk dat dit pakket bij ons paste.” Na het afwegen van zaken zoals functionaliteiten en prijs, liet het transportbedrijf de keuze aan de planners, die immers met name met het systeem mogen werken. Zij zagen de meerwaarde in het groot aantal mogelijkheden van het systeem, waaronder gebruik van een grafisch planbord en directe weergave in beschikbaarheid van personeel en materialen.

Anticiperen

“Waar de planners voorheen werkbriefjes voor chauffeurs en kraanmachinisten uitprintten in Microsoft Word, mailen ze nu vanuit het TMS de planning door. Chauffeurs weten de avond van tevoren precies wat de volgende dag van hen wordt verwacht. Dat leidt tot minder administratieve handelingen, nu ook overdag opdrachten tussendoor kunnen worden doorgegeven via de boordcomputer en niets hoeft te worden opgeschreven.”

Sinds 2017 wordt met het systeem gewerkt en de meeste waardering van de medewerkers voor het pakket gaat uit naar de flexibiliteit ervan. “Daarbij zijn er veel mogelijkheden die je in de toekomst kunt gaan gebruiken.” Als voorbeeld noemt Van Santen het klantenportaal dat op dit moment verder wordt ontwikkeld en een koppeling kent met de boordcomputer van de chauffeurs. Vanuit het klantenportaal kan rechtstreeks een order in het systeem wordt geplaatst, waarna de circa driehonderd klanten van het transportbedrijf een bevestiging van de order en de bijbehorende factuur kunnen terugvinden. “Dat scheelt ons een flinke hoeveelheid invoerwerk.”

Gebruik van data

Nu het transportbedrijf alweer bijna twee jaar met het systeem werkt, vergaart het ook meer inzicht in de opbrengsten van diverse materialen. “Richting de klant zijn we in staat meer en sneller informatie aan te leveren. Zelf verkrijgen we betere inzage in de omzet die we maken dankzij de CRM-module. Of het nu een kraan van veertig, vijftig of zestig ton betreft die een aannemer bij ons inhuurt, met één druk op de knop zien we precies voor welk type voertuig een klant onze hulp eerder heeft ingeschakeld en met welke frequentie. Dat zorgt dat je stevig in je schoenen staat op het moment dat een klant prijsafspraken wil maken.”

De factuurmethode kan naar eigen inzicht worden ingericht zonder gespecialiseerde kennis. “Het systeem kent de nodige voorprogrammering, waardoor het meteen de juiste tarieven pakt. Deze manier van werken breiden we steeds verder uit.” Wilde een klant voorheen hulpmiddelen geleverd zien bij een kraanmachine, dan moest handmatig een vinkje op de bon komen te staan. Deze extra behoefte gaat nu direct mee in de factuurmethode, wat de kans op fouten minimaliseert.

Soepele overgang

Dankzij een goede voorbereiding blikt de financieel directeur terug op een vlekkeloze overgang op het nieuwe TMS. “Tot het moment dat we volledig overgingen, draaiden de twee systemen naast elkaar. De consultants van Tans dachten zowel in Haarlem als in Roermond echt met ons mee. Vooral in het begin komt veel op je af. Met één telefoontje werd een item opgelost of kon het worden toegevoegd. Dat hebben we als heel prettig ervaren.”

Waar in de beginfase de helpdesk van Tans nog regelmatig op een telefoontje van één van de medewerkers van Van Santen kon rekenen, wordt het systeem nu vooral zelfstandig gebruikt. Eens per drie maanden verschijnt een bekend gezicht vanuit Tans op de werkvloer in Haarlem: dan bespreekt een consultant van Tans met medewerkers zaken waar ze in de afgelopen tijd tegenaan zijn gelopen.

Auteur: Carline Klijn – van Best