‘Dankzij TALIS van TANS weten wij alle details van onze ritten’

Alles wat een andere vervoerder liever niet aanpakt, dat hebben ze bij Van Uden-Bekx Transport het liefste. “Een pallet of een volle vracht van A naar B rijden, daar zit voor ons de uitdaging niet”, vertelt directeur Wilbert van Uden. Daarom ligt voor hen de uitdaging bij bewerkelijke producten met afwijkende maten. “Door die dan optimaal te combineren met andere vrachten in één truck, krijgt de klant een goede prijs tegen een acceptabel tarief, terwijl wij toch nog wat kunnen verdienen.”

Als er goederen van vijf verschillende klanten in één truck worden geladen, dan moeten de kosten voor zo’n rit wel evenredig verdeeld worden. Dit lukt alleen als je op detailniveau dieper in kunt zoomen op een zending. Het bestaande TMS pakket bij Van Uden-Bekx Transport schoot daarin tekort. In 2018 stapte het bedrijf daarom over op TALIS van TANS. “We kunnen met dit nieuwe systeem nu alle kosten van een rit goed uitsplitsen en naar rato over de diverse klanten verdelen. Kostenmaker, kostendrager, dat vind ik een heel belangrijk principe. Het moet niet zo zijn dat wij onze omzet halen omdat twee klanten dik betalen, terwijl een derde en vierde klant gratis meelift. Met de software van TANS kunnen wij gemakkelijk heel diep inzoomen in onze cijfers.”

Weg met die handmatige nacalculaties

Eindeloze Exel sheets en handmatige nacalculaties zijn echt verleden tijd, omdat alles uit het systeem wordt gehaald. Van Uden: “Daardoor kunnen we ook snel actie ondernemen als de verhoudingen scheeflopen. Natuurlijk heb je altijd wel een paar routes als sluitpost. Als je 35 auto’s hebt rijden, mogen er 2 best de kladjes wegwerken. Ik zeg altijd: we mogen best wel eens een slechte dag hebben, maar de week moet goed zijn.”

Rijbewijs verlopen? Het systeem geeft een seintje

Snel en eenvoudig de beschikking hebben over allerlei resultaten, dat is een groot voordeel van de software die TANS biedt. “Er zitten allerlei modules in die ons het leven makkelijker maken”, aldus Van Uden. “Zo waarschuwt het systeem ons als trucks een onderhoudsbeurt moeten krijgen, als rijbewijzen van chauffeurs verlopen of als personeelscontracten verlengd moeten worden. Maar ook kunnen we op klantniveau exact bekijken wat de omzet is of hoe de debiteurenadministratie ervoor staat.”

Klanten profiteren mee

Ook voor de klanten levert de automatiseringsslag van Van Uden-Bekx Transport veel meer transparantie. “Door de koppeling van TALIS met onze boordcomputers kan een klant online direct zien of zijn zending is afgeleverd. De afgetekende vrachtbrief staat meteen in het systeem, samen met foto’s die aantonen hoe de zending is afgeleverd. Dat scheelt ons aardig wat schadeclaims. In het verleden kregen we regelmatig een paar dagen na aflevering nog een schademelding. En dat terwijl de vrachtbrief netjes afgetekend was. Nu we de foto’s direct online zetten, is het meteen duidelijk dat wij schadevrij hebben geleverd. Dat is sowieso altijd ons streven.”

Portal biedt klant extra mogelijkheden

Bij Van Uden-Bekx Transport hechten ze grote waarde aan het online boeken van zendingen. “Dan is alles door de klant zelf vastgelegd en krijg je achteraf niet de discussie: ‘Ja maar, we hadden toch dat of dat afgesproken?’” TANS heeft ook meegedacht hoe klanten die zelf nog geen geautomatiseerd ordersysteem hebben, hun orders kunnen ingeven. “Via een eigen inlogcode kunnen deze klanten op onze portal een zending inboeken. Ze hebben daarbij de mogelijkheid om een eigen adresboek aan te leggen en alle gegevens over hun zendingen in te zien. Terwijl ze zelf nog niet zoiets hebben, kunnen ze via ons systeem toch over veel digitale gegevens beschikken.”

Prettige samenwerking

Wilbert van Uden is erg tevreden over de service en ondersteuning van TANS. “Wij hebben in 2018 bij het bedenken en bouwen van het pakket intensief en prettig samengewerkt. In november en december 2018 zijn we gaan testen en schaduw draaien. Dat was een pittige periode, omdat we alles op twee systemen moesten doen. Onze medewerkers hebben erg moeten wennen aan de nieuwe omgeving. Maar eenmaal live in januari zagen de meesten toch al snel de vele voordelen van het nieuwe systeem.”

Meerwaarde van TANS

Een of twee keer per maand is er een TANS consultant aanwezig, die vragen beantwoordt of nieuwe verzoeken probeert in te bouwen in het pakket. “Zij denken echt mee. Verzoeken waar wij mee komen, hebben zij vaak al ergens anders, in een iets andere variant, geïmplementeerd. Dat heeft voor ons echt meerwaarde, want het wiel hoeft dan niet meer opnieuw uitgevonden te worden.”

Een stabiele cloudoplossing

Van Uden-Bekx Transport heeft gelijktijdig met de implementatie van het TALIS TMS gekozen voor een cloudoplossing. “We hadden voorheen een eigen server, maar TANS eist een goede stabiele verbinding. Wij hebben hun advies opgevolgd en gekozen voor een partij waar zij goed mee samenwerken. We hebben het per slot van rekening over het hart van ons bedrijf. En dat moet altijd blijven kloppen.”

Auteur: Dianne Huijskens