Gebruik van TALIS levert op meerdere fronten tijdswinst op bij Maas Toilet Verhuur

Op een gemiddelde werkdag rijden de chauffeurs van Maas Toilet Verhuur langs wel vijftig verschillende adressen. Nog niet zo lang geleden betekende dat voor eigenaar John Maas dat hij eigenhandig met behulp van Google Maps de meest logische route moest uitstippelen. De overstap naar het transport management systeem TALIS van TANS bracht daar verandering in.

Zijn vrouw Chantal Maas vertelt: “Anderhalf jaar geleden kozen we voor TALIS. Dat heeft ons een enorme tijdswinst opgeleverd in het plannen van de ritten. In minder dan een uur heeft John nu de routes uitgestippeld die onze chauffeurs de volgende ochtend mogen gaan rijden.”

John en Chantal runnen Maas Toilet Verhuur samen, met de hulp van hun chauffeurs. Op de werkvloer buigt Chantal zich over de financiële administratie en personeelszaken. John is een kei in het plannen van de levering van mobiele toiletten aan festivals. Vanwege de coronacrisis komt die taak deze zomer te vervallen. Desondanks gaat het werk onverminderd door voor John en de chauffeurs, want in de bouw en tuinbouw is de vraag naar mobiel toiletverhuur en schaftketen net zo groot als voorheen. “In deze sector zijn we behalve in de evenementenindustrie al jaren bezig, dat is nu een groot voordeel.”

Aan de facturatie gekoppeld

Al enkele jaren zochten Chantal en haar man naar een systeem dat hen zou helpen met het plannen van de stops die de chauffeurs iedere dag maken bij het leveren van de toiletten. Vanuit een Word-bestand werden de stops op volgorde gezet. “Dit proces automatiseren was al enkele jaren een wens van ons. Daarbij wilden we meteen een programma dat is gekoppeld aan de facturatie. Maar we doen iets heel specifieks en zijn geen transportbedrijf.” Van een collega-ondernemer hoorde het ondernemersechtpaar dat hij ging starten met TALIS. Deze ondernemer zat met precies hetzelfde probleem in het plannen van de ritten. “We hebben even afgewacht hoe TALIS hem beviel. Nadat het hele systeem voor hem op basis van zijn voorkeuren was gebouwd, bleek hij zeer tevreden. Op dat moment schakelden wij ook de hulp in van TANS.”

De overstap naar TALIS heeft geleid tot tijdswinst. “Dat geldt absoluut voor de planning, maar ook voor wat betreft de facturatie.” De facturen draait Chantal nu in TALIS, die ze dankzij een koppeling verstuurt via Unit 4, het boekhoudpakket. “Iedere factuur zette ik voorheen los in het systeem, nu krijg ik het adres waar we hebben geleverd automatisch binnen. Mijn facturen draai ik voor de hele maand in een uur uit. Bijkomend voordeel is dat iedere straatnaam direct op de juiste manier op de factuur staat gespeld.”

Eerder thuis

De chauffeurs rijden met name in de regio Brabant, Apeldoorn, Nijmegen, Arnhem, Limburg. Waar de chauffeurs in eerste instantie nog even moesten wennen aan de routeplanning die volgens TALIS het gunstigst is, weten ze inmiddels niet beter. “Dankzij de efficiënte manier van plannen, zijn zij nu eerder thuis.”

Al bij het ophalen van de units worden de toiletten gereinigd, waardoor van reinigen op het eigen terrein in Deurne zelden sprake is. Dat betekent dat de bak op locatie wordt leeggezogen, schoongemaakt met de hogedrukspuit en van blauwe vloeistof wordt voorzien. Volgens deze werkwijze reinigen eigenaar John en de chauffeurs honderden toiletunits per week. Zij zijn gewend aan het begin van het jaar minder te werken, waar een piek in de zomer tegenover staat. Vanwege de coronacrisis valt een groot deel van de werkzaamheden in het festivalseizoen nu weg. Behalve voor Koningsdag en de bevrijdingsfeesten geldt dat voor het jaarlijkse Bospop in Weert en de festivals op Aquabest. Dat betekent dit jaar geen colonne transport die koers zet richting deze festivalterreinen. Normaal gesproken levert Maas Toilet Verhuur honderden wc’s op één locatie tijdens een festivalweekend. In het onderhoud daarvan tijdens zo’n weekend springt het echtpaar ook weleens bij, indien gewenst. “Dan mogen de kinderen uit logeren en verblijven we samen het hele weekend op het festival.”

Van de organisatie van festivals is deze zomer weliswaar geen sprake, maar daar staat tegenover dat Maas Toilet Verhuur de vraag naar handwas units die bediend worden met een voetpomp, heeft zien toenemen. Die worden nu onder meer geleverd aan legerbases en aan basisscholen. “Wij zorgen dat zuiver water beschikbaar komt waarna de straal water in een vuilwatervoorziening wordt opgevangen. De mobiele badkamers worden ook door tuinders gebruikt, die hun seizoenswerkers daar gebruik van laten maken. Denk ook aan woningbouwverenigingen die de units beschikbaar stellen aan huishoudens tijdens een renovatie.”

Dankzij het gebruik van TALIS is het toiletverhuurbedrijf in staat spoedleveringen te doen, tussendoor een klacht op te lossen of bijvoorbeeld een reparatie uit te voeren wanneer een mobiele badkamer een defect vertoont. “Dat is precies wat we wilden bereiken met het gebruik van TALIS, want we zijn een kleinschalig en servicegericht bedrijf. Hier op het terrein in Deurne zetten we alles klaar, zodat de jongens in de ochtend snel aan de gang kunnen.”

Update

En loopt Chantal tegen een probleem aan in de administratie, dan pleegt ze een telefoontje naar de klantenservice. “Gelukkig heb ik de medewerkers op de klantenservice weinig nodig, maar ik ben tot nu toe altijd snel geholpen bij vragen. De medewerker die destijds het systeem voor ons heeft ingericht, komt ieder jaar langs voor een update. Dat is prettig, want zij blijven ook verbeteren. Is dit iets voor jullie?, wordt dan gevraagd. Dat stellen we op prijs.”

Auteur: Carline Klijn - van Best