Goede technische documentatie maakt werk makkelijker

Technische documentatie maakt onderhoud aan apparaten makkelijker, sneller en efficiënter. Etteplan | Tedopres maakt al 40 jaar handleidingen voor allerlei soorten apparaten. Algemeen Directeur Andre Verduijn doet graag een boekje open.

Duidelijke handleidingen in alle talen

Alle producten hebben onderhoudsdocumentatie nodig, weet Andre Verduijn, grote man achter het succesvolle Etteplan | Tedopres. Zijn bedrijf is uiterst bedreven in het schrijven van duidelijke en eenvoudige handleidingen. “Meestal in het Engels, maar ze worden ook vertaald naar tig andere talen. Neem bijvoorbeeld Electrolux; die zijn actief in 80 landen met wel 50 verschillende talen.

Als handleidingen niet kloppen, zorgt dat voor ontevreden klanten. Een oven in Frankrijk is anders dan in Oekraïne. De software is bijvoorbeeld anders ingesteld. Eindgebruikers kunnen hierdoor in de war raken. En als maar één procent van haar klanten gaat bellen, zit Electrolux wel met 200.000 mensen aan de lijn.”

Meer omzet, minder tijd en geld

De complexiteit van machines is de afgelopen jaren flink toegenomen. “Elk systeem heeft een andere configuratie. De documentatie wordt daardoor steeds moeilijker. Grote bedrijven staan er nog te weinig bij stil dat goede technische documentatie het werk vergemakkelijkt”, ziet Verduijn.

Als voorbeeld haalt hij een zwembadinstallateur aan: “Die wordt gek van al die handleidingen, want er zijn wel zes verschillende types. Of draaideuren, die hebben veel onderhoud nodig. Stel je voor dat zo’n deur buiten werking is.” Verduijn legt kundig de vinger op de zere plek en illustreert dat goede technische documentatie tijd en geld bespaart en tot meer omzet leidt.

Moderne dienstverlening

Etteplan | Tedopres heeft 40 jaar ervaring met het schrijven van goede technische documentatie en weet precies hoe een handleiding er uit moet zien. Het bedrijf zag haar dienstverlening met de tijd meegaan.

Begin jaren ’90 waren daar de eerste 3D-tekeningen, tien jaar later schreef Etteplan | Tedopres software om teksten eenvoudig naar het Engels te vertalen – die nu overigens door alle grote bedrijven wordt gebruikt – en afgelopen jaar ontwikkelde het bedrijf een applicatie voor handleidingen op een tablet. Het zijn hoogtepunten in haar bestaan. Evenals het binnenhalen van Boeing eind jaren ’80. De vliegtuigfabrikant is ook tegenwoordig nog altijd een tevreden klant.

Apps zijn de toekomst

Ook de toekomstige ontwikkelingen zien er rooskleurig uit. “We zien de toekomst met vertrouwen tegemoet. Veel bedrijven gebruiken nog ‘Word’ om zelf een handleiding te schrijven, maar we zien dat ze het steeds meer gaan uitbesteden.” De Algemeen Directeur ziet nog veel bedrijven op een ouderwetse manier werken, en dat terwijl er met de ontwikkeling van apps hele nieuwe, innovatieve kansen ontstaan.

“De dienstverlening gaat van papier weg en dat biedt extra mogelijkheden. We kunnen makkelijker linken leggen en communicatie met klanten wordt eenvoudiger. De uitleg verandert bijvoorbeeld van tekst naar animaties en illustraties. En dat is handig want veel mensen zijn visueel ingesteld.”

Producten moeten eenvoudig zijn

Topkwaliteit leveren zit Andre Verduijn in het bloed. De ondernemer die zichzelf omschrijft als een ‘gedreven persoon’, werkt graag internationaal. “We krijgen dagelijks aanvragen uit de hele wereld: Singapore, China, overal. Momenteel zijn we bezig met Antonov uit Oekraïne. Ook vertalen we documenten uit alle windstreken.” Verduijn is een hands-on man en is graag met nieuwe klanten bezig. Hij zoekt zijn eigen contacten, want tijd voor netwerken heeft hij niet.

Verduijn houdt het graag zo eenvoudig mogelijk. “Kijk nu naar producten als de iPhone en iPad, dat zijn grote successen. Dat succes is vooral te wijten aan de eenvoudige bediening voor iedereen. Wij vertalen complexe technieken naar eenvoudige toepassingen. Apple is daarom een goed voorbeeld om te volgen. Het is de kunst van het weglaten. Eenvoud voor je leven.”