5 dingen die u moet weten over de XML-factuur

Onze maatschappij verandert in rap tempo. Steeds sneller gaande technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat niet alleen ons dagelijks leven, maar ook bedrijfsprocessen in vergaande mate digitaliseren.

Neem bijvoorbeeld het versturen van facturen. Waar het vroeger gebruikelijk was dat een factuur een paar dagen op zich liet wachten in verband met de werktijden van de postbode, is het anno 2018 mogelijk om binnen minder dan een minuut een zogenaamde XML-factuur naar de andere kant van de wereld te sturen. E-invoicing specialist Edwin Beets van Simac Techniek, specialist in ICT-toepassingen, vertelt.

Wat is een XML-factuur?

''Bij ‘XML-factuur’ staat XML voor eXtended Markup Language. Dat is een standaard die wordt gebruikt voor het elektronisch verwerken van facturen, ook wel e-Invoicing genoemd. Of concreter, een formele opmaaktaal waarmee gestructureerde gegevens (data die duidelijk op de factuur is weergegeven en te verwerken en te interpreteren is) wordt verwerkt in de vorm van platte tekst (die bestaat uit letters, spaties, cijfers en leestekens).''

Hoe verzend ik een XML-factuur?

''Voor het verzenden van XML-facturen moet je boekhoudpakket een export hebben om XML-facturen op te leveren. Als er een directe koppeling is tussen jouw systeem en dat van de ontvanger kunnen XML-facturen direct worden uitgewisseld. Een directe koppeling is vaak niet aanwezig en is in de meeste gevallen te kostbaar om te realiseren. Toch kan je ook zonder deze directe koppeling een XML-factuur versturen. Je dient dan gebruik te maken van een platform van een e-Invoicing provider. De meeste providers zijn aangesloten op PEPPOL. PEPPOL is een Europese standaard voor uitwisseling van XML-facturen. Als je via een provider die aangesloten is op PEPPOL een aansluiting regelt, kan je automatisch facturen versturen via PEPPOL. Je netwerk wordt via deze aansluiting per direct vergroot met alle partijen die ook via PEPPOL facturen uitwisselen.''

Hoe ontvang ik een XML-factuur?

''Voor het ontvangen van XML-facturen heeft je boekhoudpakket een import nodig voor XML. Steeds meer boekhoudpakketten beschikken daar standaard over, bijvoorbeeld Exact Online. Alleen de uitwisseling van de XML-files tussen je eigen server en de server van je leverancier dient dan nog te worden gerealiseerd. Of dit eenvoudig is, hangt vooral af van het XML-format dat de leverancier aanlevert. Maar nog lang niet alle boekhoudpakketten beschikken over een importmogelijkheid voor XML-facturen. Als dat niet het geval is, kan je XML-facturen pas ontvangen als er een koppeling gerealiseerd is inclusief een import voor XML-facturen. Dit kan je het beste door een organisatie laten doen die hier de expertise voor in huis heeft. Om zoveel mogelijk facturen van verschillende leveranciers te kunnen ontvangen, is het raadzaam om te koppelen via een e-Invoicing provider.''

Wat kost een XML-factuur?

''Wat het ontvangen of versturen van een XML-factuur kost, hangt ervan af hoe je het inricht. Doe je het zelf dan zijn hier geen kosten aan verbonden. Als je hiervoor een e-Invoicing provider inschakelt, krijg je te maken met kosten per factuur. Dat geldt dus voor de inkomende en de uitgaande facturenstroom. Meestal zit er dan ook een service fee bij voor bijvoorbeeld support die je een x aantal uren per maand om hulp kan vragen en waar je maandelijks een vast bedrag voor betaalt. Ook voor grote partijen is het meestal interessant om toch niet zelf maar via een provider XML-facturen uit te wisselen omdat er dan sprake is van staffelkorting. Bijkomend voordeel is dan ook dat je zelf niet hoeft te ontwikkelen en er geen expertise in de organisatie zelf nodig is.''

Hoe stap ik over?

''Als je op zoek bent naar een boekhoudpakket, kijk dan vooral of dat pakket XML-facturen ondersteunt. Het is dan namelijk mogelijk om bij export zowel een PDF als een XML te versturen. Een voorbeeld, als je met Exact werkt kan je direct een XML in UBL versturen (UBL is in Nederland het meest gangbare XML-formaat). Vraag is vervolgens of je klant deze XML-factuur in UBL ook daadwerkelijk kan ontvangen. Als dat niet het geval is, heb je alsnog een e-Invoicing provider nodig die ervoor zorgt dat de factuur die je verzendt ook door je klant ontvangen kan worden. Als je pakket geen XML-facturen ondersteunt, dien je ook gebruik te maken van een platform van een e-Invoicing provider.''