7 tips om meer resultaat uit de managementreview te halen

Gebruik je de managementreview om van te leren en bij te sturen? Of is het een “moetje” om bij de externe audit aan te tonen dat je aan de eisen van de norm voldoet?

Iedereen die een gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem conform de NEN-EN-ISO9001 heeft is bekend met de managementreview. Dit is de periodieke beoordeling van de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Managementreview

Ik kom vaak een jaarlijkse managementreview tegen waarin de kwaliteitsmedewerker veel tijd stopt in het verzamelen van alle informatie van het afgelopen jaar. Het gaat hierbij om de resultaten van onder andere interne audits, werkplekinspecties, klantenklachten, registraties van afwijkingen, servicemeldingen, ongevallen en leveranciersbeoordelingen. De kwaliteitsmedewerker analyseert de gegevens en stelt een rapport op met conclusies en aanbevelingen. Het management bespreekt het rapport, stelt de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem vast en formuleert de doelstellingen voor verbetering voor het komende jaar. De reden om dit te doen is echter voornamelijk voor de externe audit en loopt naast het “echte” besluitvormingsproces om de organisatie te sturen.

Mijn vraag aan jou: hoe doeltreffend is de managementreview in jouw organisatie?

Ik heb 7 tips voor je om de managementreview zinvol te maken:

1. Maak een overzicht van alle kwaliteits-registraties, analyses en rapportages. Dit kan je uiteraard uitbreiden met andere vakgebieden zoals veiligheid en milieu.
2. Stuur dit overzicht naar de managementleden en vraag welke documenten zij waardevol vinden en waarom.
3. Vraag naar de informatie die de managementleden nodig hebben om van te leren en bij te sturen en hoe vaak zij deze informatie nodig hebben in een ideale situatie.
4. Stel aan de hand van de antwoorden bij stap 2 en 3 vast welke registraties, analyses en rapportages wenselijk zijn en welke overbodig zijn.
5. Schrap alle overbodige registraties, analyses en rapportages.
6. Zorg dat je de resterende nuttige registraties, analyses en rapportages zoveel mogelijk automatiseert, rekening houdend met de gewenste termijnen.
7. Ontwikkel een systeem waarbij de gewenste rapportages op het juiste moment ingebracht worden in een managementoverleg met daarbij de analyse, conclusie en een voorstel voor verbetermaatregelen. De frequentie per onderwerp zal variëren van wekelijks, maandelijks, per kwartaal tot jaarlijks en is geïntegreerd  in het “echte” besturingsproces. Er wordt direct bijgestuurd op basis van de gewenste informatie. De jaarlijks beoordeling is hierdoor niet meer nodig.

Wil je hier meer over weten neem dan contact met me op of kom naar de Quality for All Experience.