Aan de slag met Office 365 in het onderwijs? Enige aandachtspunten!

Als ICT dienstverlener in het onderwijs heeft IT-Workz ruime ervaring met het implementeren van de online samenwerkingsomgeving die Microsoft het onderwijs gratis aanbiedt. We hebben het over Office 365, de opvolger van Live@edu. Overweegt u de overstap binnen uw organisatie ? IT-Workz geeft u graag een paar tips!

Hoe krijg je accounts (mailboxen) in Office 365?

Een gratis online omgeving voor e-mail, agenda, taken en samenwerken van Microsoft. Maar dan ? Hoewel Microsoft deze omgeving voor u beschikbaar stelt, wil dat niet zeggen dat u niets meer hoeft te doen. Het invoeren van de gebruikersgegevens, accounts, groepen en dergelijke dient u zelf te realiseren. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie heeft u hierbij de keuze uit 3 opties:

• Handmatig invoeren via een eenvoudige webpagina
• Importeren van een personeels- of leerlingenbestand (CSV)
• Automatische koppeling middels Forefront Identity Management (FIM) software van Microsoft. Hierbij worden gebruikersgegevens automatisch vanuit uw HRM of LVS systeem opgevoerd in Office 365

Technische aandachtspunten

• Migratie bestaande e-mail en agenda’s. Deze items worden niet door Microsoft overgenomen in Office 365. De migratie van bestaande gegevens vergt de nodige technische kennis en ervaring. Voor onderdelen als agenda en taken heeft u software van derden nodig.
• “Oude” e-mail adres doorsturen. Om uw leerlingen en relaties de kans te geven zich aan te passen aan uw nieuwe Office 365 omgeving is het raadzaam om voor een bepaalde periode de e-mail van de “oude” omgeving door te sturen naar de Office 365 e-mail.
• Contact tussen medewerkers en leerlingen. In de meeste situaties zullen medewerkers gebruik maken van een eigen beheerde mail faciliteit. Om ervoor te zorgen dat medewerkers en leerlingen elkaar in het adressenboek kunnen vinden, kunt u in uw mailomgeving contacten opvoeren voor alle leerlingen met hun Office 365 adres. In Office 365 kunnen contacten opgevoerd worden voor de medewerkers.

Functionele aandachtspunten

• Draagvlak creëren docenten / studenten
• Communicatieplan
• Promotiemateriaal, flyers, instructievideo, etc.
• Workshops Office 365 voor docenten
• Helpdesk voor studenten
• Migratietraject
• Mail forward ingesteld
• “oude” mail 3 maanden benaderbaar
• Maak een reële planning!

Wij helpen u graag bij het invoeren van Office 365 in uw organisatie. Graag kijken we samen met u naar de mogelijkheden en stellen we een pakket voor u samen dat geheel aan uw behoeften en wensen voldoet. Neem vrijblijvend contact met ons op!