Correcties op reeds ingediende loonaangiftes

Stel u heeft uw loonaangifte over een bepaald loontijdvak verzonden naar de Belastingdienst en op een later moment komt u (of de Belastingdienst) tot de conclusie dat deze aangifte niet volledig was of onjuistheden bevat. Hoe pakt u dat aan?

In dit bericht gaat accountantskantoor BDO op hoofdlijnen in op de fiscale vereisten en gevolgen die aan het corrigeren van loonaangiftes zijn verbonden, met daarbij natuurlijk het beleid zoals dit op basis van de huidige inzichten door de Belastingdienst wordt gehanteerd.

Waarom corrigeren?

Met de aangifte loonheffingen levert u als (inhoudingsplichtige) werkgever aan de Belastingdienst gedetailleerde inkomensgegevens per werknemer aan. Het UWV bewaart deze inkomensgegevens in de polisadministratie. Deze dient als basis voor de vaststelling van onder andere uitkeringen en toeslagen van uw werknemers.

Daarnaast dient de polisadministratie nog een ander doel. De Wet tegemoetkomingen loondomein, die ultimo 2015 is aangenomen, gaat de huidige premiekortingen die werkgevers ontvangen als zij oudere, jongere of arbeidsgehandicapte personen ‘met afstand tot de arbeidsmarkt’ in dienst nemen, op termijn namelijk flink veranderen. De bestaande premiekortingen worden met beoogde ingangsdatum 1 januari 2018 omgevormd tot zogeheten “loonkostenvoordelen” (LKV’s), met uitzondering van de tijdelijke premiekorting jongeren, omdat de toepassing daarvan al per 31 december 2017 eindigt. De ‘nieuwe’ loonkostensubsidie LIV zal verder al met ingangsdatum 1 januari 2017 gaan gelden voor werkgevers die laagbetaalde medewerkers met een salaris tot 120% van het wettelijk minimumloon in dienst hebben.

Tegemoetkoming

Het UWV berekent jaarlijks – op basis van de gegevens die op 1 mei, volgend op het jaar waarop de tegemoetkoming betrekking heeft, beschikbaar zijn- de hoogte van de tegemoetkomingen aan de hand van gegevens die via de loonaangiften in de polisadministratie zijn opgenomen. Voor het LIV maakt het UWV daarbij gebruik van op jaarbasis gecumuleerde gegevens omtrent het jaarloon en de verloonde uren. De actualiteit, juistheid en volledigheid van de aangiftegegevens is dan ook van groot belang. Dit is een van de motieven voor de wettelijke verplichting voor u als werkgever om in eerdere loonaangiften geconstateerde onjuistheden of onvolledigheden te corrigeren en door te geven aan de Belastingdienst door middel van een correctiebericht. Ook als er geen werknemers meer in dienst zijn en er geen inhoudingsplicht meer bestaat, blijft de eerdergenoemde wettelijke correctieverplichting ten aanzien van de eerder ingediende loonaangiftes van kracht.

Als u zelf onvolledigheden of onjuistheden in een aangifte constateert, moet u deze op eigen initiatief corrigeren, uiterlijk binnen vijf jaren na afloop van het verstreken kalenderjaar waarin het te corrigeren tijdvak viel. Als de Belastingdienst onjuistheden of onvolledigheden constateert, bijvoorbeeld bij een boekenonderzoek, kunnen zij vragen om de eerdere aangifte te corrigeren (correctieverzoek) of u verplichten om de aangifte te corrigeren (correctieverplichting). Voldoet u niet aan een correctieverplichting, dan kunt u een verzuimboete van maximaal € 1.319 krijgen. In de situatie waarin bij een aangifte meerdere correctieberichten worden gevoegd of meerdere correctieberichten gelijktijdig worden ingediend, worden deze voor de toepassing van het boetebeleid overigens als één correctiebericht beschouwd.

Hoe moet ik corrigeren?

U moet corrigeren op dezelfde wijze en in dezelfde vorm als de oorspronkelijke aangifte, dus in principe per loontijdvak en op werknemersniveau. Er dient bij het corrigeren nog rekening te worden gehouden met het volgende. In de aangifte loonheffingen geeft u de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet aan zoals die berekend zijn op basis van voortschrijdend cumulatief rekenen binnen het kalenderjaar (VCR). Als u gegevens van een bepaald loontijdvak corrigeert, kan dat dus ook gevolgen hebben voor bedragen van latere aangiften binnen hetzelfde kalenderjaar die u cumulatief heeft berekend. Ook die aangiften moet u dan corrigeren.

Correctie binnen het lopende kalenderjaar

Als de aangiftetermijn nog niet is verstreken, kunt u natuurlijk de hele aangifte (alle werknemersgegevens en het collectieve deel) opnieuw verzenden, uiterlijk op de uiterste aangiftedatum. Deze nieuwe aangifte overschrijft volledig de aangifte die u eerder over dat tijdvak deed. Eventueel kunt ook u een aanvullende aangifte verzenden (bestaande uit een volledig ingevuld collectief deel plus alle individuele gegevens waarvoor u iets wilt veranderen), mits u gebruik maakt van een softwarepakket waarmee dat mogelijk is. Als u een aanvullende aangifte verzendt, moet uw software met de aangifte de aanduiding meegeven dat het om een aanvullende aangifte gaat. De aanvullende aangifte overschrijft alle gegevens van het collectieve deel van uw vorige aangifte. Ook overschrijft de aanvullende aangifte alle gegevens van de werknemers (inkomstenverhoudingen) voor wie u wijzigingen opneemt. De eerder aangeleverde gegevens van de inkomstenverhoudingen die u niet vermeldt, worden echter niet overschreven.

Als de aangiftetermijn wel is verstreken, moet bij de eerstvolgende of daaropvolgende aangifte een correctiebericht worden ingestuurd. U dient via het correctiebericht altijd een volledig ingevuld collectief deel te verzenden met daarin de verbeterde gegevens, de gegevens die ontbraken en de gegevens die al juist waren. Als de correctie alleen betrekking heeft op het collectieve deel van een aangifte, dan hoeft u ook alleen het collectieve deel in te sturen. Het gaat dan bijvoorbeeld om correcties in de premiekortingen, eindheffingen of afdrachtverminderingen. U hoeft de werknemersgegevens dan niet mee te sturen. Als u (ook) een fout heeft gemaakt in de werknemersgegevens, moet u voor die werknemers (inkomstenverhoudingen) alle gegevens invullen: de verbeterde gegevens en ook de gegevens die al juist waren. Of u de andere werknemers (inkomstenverhoudingen) ook moet opnemen, hangt af van hoe u corrigeert en welke software u gebruikt. De positieve of negatieve correcties moet u verrekenen met de aangifte waarbij u de correctie(s) verzendt. Als u correcties bij een aangifte verzendt, betaalt u over dat aangiftetijdvak dus de loonheffingen over het aangiftetijdvak, vermeerderd of verminderd met het totaal van alle bijgevoegde correcties.

Jaar overschrijdende correctie over een voorgaand kalenderjaar

Het kan ook zijn dat u in 2016 een aangifte moet corrigeren over een aangiftetijdvak in de voorgaande jaren 2011 tot en met 2015. In dat geval maakt u gebruik van de aangifte- of administratiesoftware van het betreffende jaar. U moet dan ook de tabellen, percentages en heffingskortingen van dat jaar gebruiken. U dient dit te doen via een ‘los correctiebericht’: een correctie die u afzonderlijk, dus los van een aangifte loonheffingen, verzendt. Een los correctiebericht moet ook gebruikt worden in de situatie dat er sprake is van een loontijdvak van een halfjaar of kalenderjaar, of als de inhoudingsplicht inmiddels is geëindigd en u een 'Mededeling Intrekking aangiftebrief' van de Belastingdienst hebt gekregen.

Als u de fout of onvolledigheid zelf ontdekt, verzendt u de losse correctie binnen 8 weken na constatering. Als u van de Belastingdienst een correctieverzoek of een correctieverplichting heeft gekregen, staat hierin wanneer u uw correctie uiterlijk moet verzenden. De betreffende werknemers zullen voor het indienen of corrigeren van hun belastingaangifte ook een nieuwe jaaropgave met hun gecorrigeerde gegevens moeten ontvangen. Als u uw losse correctie heeft verzonden, berekent de Belastingdienst het verschil tussen uw eerdere (gecorrigeerde) aangifte en de ingezonden losse correctie. Afhankelijk van de uitkomst van dit verschil, krijgt u vervolgens een te betalen naheffingsaanslag, of een ambtshalve teruggave. Dan moet u mogelijk ook heffingsrente (vanaf 1 januari 2012), of belastingrente (tot en met 2011) betalen, of kunt u heffings- of belastingrente vergoed krijgen.

Moet er altijd gecorrigeerd worden?

Bij beleidsbesluit van 8 maart 2010, nr. DGB2010/565M, is goedgekeurd dat een werkgever onder nadere voorwaarden correctieberichten op werknemersniveau achterwege kan laten. Deze versoepeling ziet op een beperkt aantal specifieke situaties, waarin de verschuldigde loonbelasting, premies en bijdragen door de Belastingdienst op aanslag bij de werkgever kunnen worden nageheven, zonder onevenredig nadelige gevolgen voor de eventuele uitkeringsrechten van werknemers. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als het gaat om correcties bij werknemers van wie het loon op jaarbasis meer bedraagt dan het maximum premieloon voor de werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Wilt u een beroep doen op dit besluit, dan dient dit vooraf wel aan de Belastingdienst te worden gemeld, zodat de Belastingdienst de betreffende naheffingsaanslag(en) kan opleggen.

U moet ook corrigeren als dit geen invloed heeft op de te betalen loonheffingen. Dus bijvoorbeeld bij fouten in de tenaamstelling, BSN/sofinummers en coderingen. Onjuiste adresgegevens hoeft u niet te corrigeren en kunnen in de eerstvolgende aangifte worden aangepast.

Landelijke Actualiteitendagen Loon- & Premieheffing

Tijdens de Landelijke Actualiteitendagen die traditioneel in het najaar plaatsvinden, staan we uiteraard stil bij alle actuele ontwikkelingen in wet- en regelgeving, zoals de komende nieuwe loonkostensubsidies voor laagbetaalden en andere specifieke doelgroepen. Op die dag is er natuurlijk ook aandacht voor alle andere wijzigingen in de loonbelasting en het laatste nieuws over de toepassing van de werkkostenregeling in de praktijk. Maar ook de veranderingen rond de oudedagsvoorzieningen, werken met derden en overig arbeidsrechtelijk nieuws. Schrijf u in en profiteer van de vroegboekkorting.

Meer informatie

De specialisten van de Adviesgroep Loon- & Premieheffing maken onderdeel uit van BDO HR Services, uw adviseur voor alle mogelijke personele vraagstukken in elke levensfase van uw organisatie. Voor meer informatie bekijk de pagina van HR Services elders op onze website. U kunt ons natuurlijk ook rechtstreeks benaderen via het secretariaat van de Adviesgroep Loon- & Premieheffing, telefoon (070) 338 07 22 of stuur een e-mail.