De voordelen van digitaal verwerken van facturen

Door het digitaal verwerken van (inkoop)facturen krijgt u meer grip op de inkomende facturenstroom. Het is mogelijk om facturen te koppelen aan uw boekhoudsysteem waardoor u direct het onderliggende bewijsstuk onder uw financiële boeking hebt.

Hiermee creëert u tevens uw digitale inkoopfacturen archief. Daarbij is het mogelijk om het goedkeuringsproces binnen uw organisatie te automatiseren zodat de juiste mensen, de budgetverantwoordelijken, hun akkoord geven op de factuur.

Koppelen met boekhoudpakket

Het is mogelijk om digitale facturen te koppelen aan uw boekhoudpakket. Hierbij zal de betreffende software uw factuur “lezen” en direct met een boekingsvoorstel komen. De digitale factuur wordt gekoppeld aan de betreffende boeking in het boekhoudpakket. Hierdoor kunt u vanuit uw boekhoudpakket direct doorklikken naar de onderliggende factuur. Ideaal voor een efficiënte controle van uw administratie.

Een digitaal archief

De Belastingdienst verplicht u om uw facturen minimaal 7 jaar te bewaren (in sommige gevallen zelfs 10 jaar). Dit zijn over het algemeen heel wat ordners met facturen. Hoewel de Belastingdienst stelt dat u de facturen in originele vorm dient te bewaren, mag u er voor kiezen om hard copy facturen digitaal (gescand) te bewaren, mits er sprake is van een juiste en volledige weergave van het origineel (zie ook website Belastingdienst). Het kan u dus een hoop ruimte schelen als u uw inkoopfacturen digitaal opslaat. Eens bijkomend voordeel is dat u altijd en overal toegang heeft tot uw archief, met daarbij handige zoekmogelijkheden op bijvoorbeeld crediteurnaam, factuurnummer, factuurdatum, etc.

Automatiseren goedkeuringsproces

Met name bedrijven met meerdere budgetverantwoordelijken zoals afdelingshoofden en projectleiders,  worstelen met het verwerken van de inkomende facturen binnen de organisatie. De facturen zwerven fysiek of per e-mail door de organisatie om goedgekeurd te worden door één of meerdere personen. Omdat niemand zicht heeft op deze facturenstroom blijven facturen (te) lang liggen of erger nog, raken zoek. Dit proces is te automatiseren door het gebruik van workflow oplossingen. Facturen krijgen (automatisch) de juiste routing door de organisatie mee. Dit kan afhankelijk zijn van het project of afdeling waar de factuur betrekking op heeft, de hoogte van het factuurbedrag, etc. Uiteraard is deze workflow een uitstekende manier de juiste functiescheiding af te dwingen.

Ondersteuning BDO

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van het digitaal verwerken van facturen voor uw organisatie? Of bent u voornemens om het digitaal verwerken van facturen te implementeren? Neem dan contact met ons op. Wij denken graag met u mee.

Voor gebruikers van BDO Online Boekhouden zijn diverse standaard oplossingen beschikbaar die snel en tegen een beperkte investering geïmplementeerd kunnen worden. Neem voor meer informatie over de verwerking van inkoopfacturen contact op met uw vaste BDO adviseur of met de specialisten van de helpdesk van BDO Online Boekhouden of bel naar (0229) 25 98 09..