Demotie van werknemers: niet prettig, soms noodzakelijk

U kent de situatie wel, een medewerker werkt al vele jaren naar volle tevredenheid in een bedrijf. Langzaam maar zeker blijkt echter dat het steeds moeilijker wordt om zijn of haar werkzaamheden zonder problemen te verrichten.

Soms komt dit door de persoon zelf, mensen worden nu eenmaal wat trager als ze ouder worden, maar vaker komt het doordat [digitale] ontwikkelingen dusdanig snel gaan, dat medewerkers simpelweg de ervaring missen om zich die ontwikkelingen snel eigen te maken. Op dit moment is in veel bedrijven dan ook te zien dat die werknemers ongewild op een zijspoor belanden.

Wanneer u als werkgever een dergelijke situatie wil oplossen, dan zijn er een aantal opties. Kort door de bocht zijn dat:

1. de situatie laten voortbestaan en hopen op het beste;
2. de medewerker ontslaan [uiteraard nadat de medewerker mogelijkheden aangeboden heeft gekregen om wel het functioneren op peil te krijgen];
3. een demotie van de medewerker.

Punt 1 en 2 worden niet verder behandeld, die opties spreken voor zich en zijn grotendeels bekend.

Lastiger wordt het wanneer een werkgever besluit dat de medewerker niet weg hoeft, maar beter een andere functie kan gaan vervullen. Dat kan natuurlijk een volledig andere functie zijn, maar bijvoorbeeld ook een wat uitgeklede eigen functie. Dit wordt vaak demotie genoemd, maar eigenlijk is het simpelweg een wijziging van de arbeidsovereenkomst. Helaas is het vaak moeilijk om dat te bereiken. Gekscherend wordt in Nederland nog wel eens gezegd dat wijziging van arbeidsvoorwaarden nog altijd moeilijker is dan het ontslaan van medewerkers.

Juridisch gezien klopt dat ook wel, er zijn dusdanig veel juridische haken en ogen aan het eenzijdig wijzigen van een arbeidsovereenkomst dat het voor veel werkgevers vaak een snellere oplossing is om maar helemaal afscheid te nemen. Dat laatste is vaak zonde, omdat werknemers met veel ervaring ook een heel bijzondere vorm van kennis en dynamiek aan de organisatie toevoegen.

Hoe pakt u dit nu aan als werkgever? Hieronder een handig stappenplan.

Stappenplan bij demotie

Stap 1

Allereerst is het van belang om vast te stellen waarom de desbetreffende werknemer niet meer naar behoren functioneert. Dat kan zijn doordat de functie te moeilijk is geworden, maar dat kan ook liggen aan een gebrek aan motivering bij de medewerker. Iedere situatie vereist natuurlijk haar eigen oplossing.  Het is goed om in de voorfase de problemen te inventariseren en ook een mogelijke oplossing te bedenken.

Voor dit stappenplan wordt er uitgegaan van een medewerker die het simpelweg niet snel genoeg meer kan bolwerken.

Stap 2

Na inventarisatie en constatering is het verstandig om het gesprek aan te gaan met de medewerker. Bespreek wat is opgevallen en vraag wat de medewerker daar zelf van vindt. In veel gevallen zullen oudere medewerkers vaak zelf ook wel door hebben dat zij niet meer zo snel zijn als dat zij eerder waren. Het kan dan ook vaak een verademing zijn dat de werkgever hier zelf naar vraagt. Het is goed mogelijk dat in deze tweede stap al met de werknemer een oplossing bereikt kan worden. Allerlei opties zijn dan denkbaar en bij onderling overleg is er sprake van contractvrijheid.

Overeengekomen wijzigingen kunnen eenvoudig bevestigd worden met een aanvulling op de arbeidsovereenkomst met de handtekening van beide partijen erop. Let wel altijd even goed op of gemaakte afspraken niet in strijd zijn met de wet en met de cao. Veel cao’s kennen immers ook bepalingen over oudere werknemers en afwijkingen van de cao ten nadele van de werknemer zijn op basis van artikel 1 van de Wet op de collectieve arbeidsovereenkomst nietig. Nietigheid betekent dat de afspraak wordt geacht nooit te zijn gemaakt.

Stap 3

• Tip: Neem altijd een eenzijdig wijzigingsbeding op in een arbeidsovereenkomst.

Op basis van de wet kan de werkgever de arbeidsovereenkomst eenzijdig wijzigen indien daartoe een zwaarwegend belang bestaat (en eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst). Dit belang kan bijvoorbeeld gelegen zijn in het feit dat de werknemer zijn oude functie simpelweg niet meer kan vervullen. De werkgever kan op basis hiervan en met een gedegen onderbouwing van de werknemer verlangen om deze eenzijdige wijziging van de arbeidsovereenkomst te accepteren. Doorgaans is het daarbij wel raadzaam om een afbouwregeling van salaris af te spreken, indien sprake is van een grote teruggang in salaris voor de medewerker. Daarbij zouden eventueel ook bepaalde afspraken gemaakt kunnen worden ten aanzien van pensioenopbouw, aangezien werknemers in de eindfase van hun werkzame leven vaak toch het meeste aan die pensioenopbouw hechten. Gaat de werknemer akkoord met de gevraagde eenzijdige wijziging, dan is er ook een wijziging van de arbeidsovereenkomst tot stand gekomen en is de oplossing bereikt.

Stap 4

De vierde fase noem wordt de escalatiefase genoemd. Deze fase betekent ook wel procederen. Dit kan op twee manieren gebeuren, ofwel de werkgever wijzigt de arbeidsovereenkomst eenzijdig, maar de medewerker is het daar niet mee eens. In dat geval kan de medewerker naar de rechter stappen om de eenzijdige wijziging te doen vernietigen. De tweede optie, en die is waarschijnlijk iets veiliger voor de werkgever, is om de rechter te vragen om de arbeidsovereenkomst eenzijdig te wijzigen bij een weigering van medewerking door de werknemer.

In beide gevallen zal concreet onderbouwd moeten worden waarom wijziging van de arbeidsovereenkomst noodzakelijk is en waarom van de medewerker redelijkerwijs niet anders verwacht mag worden dan dat hij meewerkt aan deze wijziging. Ook in het geval van een procedure is het raadzaam om vooraf aan de werknemer aangeboden te hebben dat er een overgangsregeling plaatsvindt. De ervaring leert dat rechters over het algemeen terughoudend zijn bij het toestaan, dan wel uitvoeren van al te abrupte wijzigingen in een arbeidsovereenkomst. Onthoud daarbij dat het arbeidsrecht primair is ingericht op bescherming van de werknemer en het zal dus vooral op het bordje van de werkgever komen te liggen om zo goed mogelijk aan te tonen waarom die wijziging noodzakelijk is.

• Tip: Maak als werkgever je zaak sterker, door aan de werknemer een overgangsregeling aan te bieden, bijvoorbeeld door geleidelijke salaris afbouw.

Conclusie

Demotie van medewerkers, of beter gezegd wijziging van een arbeidsovereenkomst naar een lagere functie kan in veel gevallen een goede oplossing bieden voor ontstane functioneringsproblemen bij [met name] oudere werknemers. Zeker bij werknemers die in de buurt van hun pensioendatum komen, is het voor werkgevers veel goedkoper om werknemers wel tot hun pensioen in dienst te houden, maar bijvoorbeeld minder verantwoordelijkheden te geven. Dit hangt weer samen met het feit dat bij het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd ontslag mogelijk is van de werknemer zonder dat de transitievergoeding verschuldigd is.

Met een verder vergrijzende beroepsbevolking zal demotie meer en meer voor gaan komen en het is dan ook goed om daar als werkgever op voorbereid te zijn. U kunt daarvoor het stappenplan goed gebruiken.

Twee dingen in het bijzonder zijn van belang. De eerste is dat in elke arbeidsovereenkomst die u sluit een eenzijdig wijzigingsbeding zou moeten worden opgenomen. En ten tweede, bedenk dat met een goed doorgesproken oplossing vaak het meeste bereikt kan worden.

Heeft u in de praktijk met een soortgelijk geval te maken of overweegt u medewerkers terug te plaatsen in hun functie, neem dan vooral contact op met auteur Tim de Klerck.