Deze 5 stappen dragen bij aan het succes van uw organisatie

Draagt elk verbeterinitiatief in de organisatie bij aan het succes van de organisatie? En is voor iedereen duidelijk wanneer een initiatief bijdraagt aan het succes? In dit artikel legt Q4All uit hoe je in 5 stappen eenvoudig inzicht krijgt in welke acties bijdragen aan succes.

Stap 1: de voorbereiding

We gaan in deze situatie uit van een visie en missie die bekend zijn in de organisatie.  In de voorbereidende fase stel je een team samen waarmee je te nemen acties naar succes gaat bepalen. De A3 jaarplanning is een hulpmiddel en bevat de volgende onderdelen in één overzicht: Visie, missie, succesbepalende factoren, prestatie-indicatoren en acties. De missie en visie van de organisatie vul je al in op de A3-jaarplanning. Vervolgens doorloop je met het team de volgende stappen:

Stap 2: Bepaal de succesbepalende factoren

Succes Bepalende Factoren zijn afgeleid van de visie en geven een concrete invulling voor het komende jaar. Een SBF is een beleidsaccent dat aangeeft wanneer de organisatie succesvol is. Bijvoorbeeld: kennis van medewerkers, innovatie van nieuwe producten, duurzaamheid, transparantie in besturing van de organisatie, marktaandeel in een bepaald segment.

Stap 3: Formuleer de prestatie-indicatoren 

Prestatie-indicatoren verwoorden op meetbare wijze hoe een Succes Bepalende Factor kan worden gerealiseerd. We meten de prestatie-indicatoren op de 4 resultaatgebieden vanuit het INK-model, namelijk bestuur en financiers, medewerkers, klanten en partners en maatschappij. Voorbeelden van prestatie-indicatoren zijn % marktaandeel in een bepaald segment, % HBO opgeleide medewerkers, score op corporate governance onderzoek, aantal nieuwe producten dat is gelanceerd, % afval.

Stap 4: Bepaal de te nemen acties

Aan de prestatie-indicatoren koppel je vervolgens acties, ingedeeld naar de organisatiegebieden van het INK-model. Deze gebieden zijn: leiderschap, management van medewerkers, strategie en beleid, management van middelen en management van processen. Voorbeelden van acties zijn: naleven van code van good governance,  ontwikkeling van product XYZ,  hergebruik van materialen, nieuwe medewerkers aannemen met HBO-niveau.

Na iedere stap leg je de gegevens vast in de A3 jaarplanning. De acties, prestatie-indicatoren en succesbepalende factoren die een verband hebben met elkaar krijgen dezelfde kleur. Dit maakt het lezen van de A3 jaarplanning eenvoudiger en geeft inzicht of op alle gebieden acties genomen worden. Zie op de website van Q4All een visuele weergave van de A3 jaarplanning met stap 1 tm 4.

Stap 5: Het managementcontract en het actieplan uitwerken

De A3 jaarplanning kent 2 bijlagen, namelijk het managementcontract en het actieplan. Het managementcontract bevat een toelichting van de prestatie-indicator en de doelstelling voor het komende jaar. In het actieplan wordt voor iedere acties de verantwoordelijke, de planning, het budget en de voortgang vastgelegd.

Wat levert het op?

Met de A3 jaarplanning ontstaat duidelijkheid over de richting (de focus). De methode helpt bij een consistente doorvertaling naar de juiste acties.

Ben je nu klaar?

Natuurlijk niet, zou ik bijna zeggen. Om de voortgang te bewaken organiseer je per kwartaal een bijeenkomst waarbij je terugkijkt naar de acties van het afgelopen jaar en wat deze hebben opgeleverd. Tevens stel je vast wat je het komende kwartaal gaat doen.

En natuurlijk is de communicatie over de status en het vieren van successen heel belangrijk om de juiste energie en aandacht te krijgen op de verschillende verbeteracties.

Weet jij al wat je gaat doen in 2017? En zijn jouw activiteiten afgestemd op de successen die je voor ogen hebt?

Toets het nu met behulp van de A3 methodiek. Stuur een email naar esther@q4all.nl en ontvang de gratis A4-jaarplanning met toelichting.