Gezonde samenwerking tussen werkgevers en arbodienstverleners

Werkgevers kunnen veel meer halen uit hun samenwerking met een arbodienst. Met name in de sfeer van verzuimpreventie is nog veel winst te behalen. Dat is de strekking van het praktijkboekje van AWVN en OVAL.

Een gezonde samenwerking tussen werkgevers en arbodienstverleners

Dorothé van den Aker, projectmanager OVAL, Organisatie voor Vitaliteit, Activering en Loopbaan     

In het ‘Tienpuntenplan voor gezonde samenwerking tussen werkgevers en arbodienstverleners’ krijgen werkgevers en HR-professionals tips om de samenwerking met de eigen arbodienst te optimaliseren. Het kan organisaties ook helpen om bij de keuze van een nieuwe arbodienst de juiste vragen te stellen en om bewuste keuzes te maken. Het boekje bevat naast tips over wettelijke verplichtingen en beperkingen, zoals de omgang met medische gegevens, vooral adviezen die uiteindelijk kunnen leiden tot kostenbesparingen. Een belangrijk advies is om goed vast te stellen welke deskundigheid men zelf in huis heeft en welke door een arbodienst geleverd kan worden. Daartoe helpt het boekje in het bijzonder om de arbo-terminologie te doorgronden en de juiste vragen te stellen aan de arbo-professional.

In het boekje zijn de adviezen samengevat in een tiental punten.

• 1. Duurzame inzetbaarheid als uitgangspunt

Dé uitdaging voor medewerkers en organisaties is om duurzaam inzetbaar te blijven. Maar hoe zorg je ervoor dat medewerkers gemotiveerd, competent en gezond blijven? Medewerkers hebben daarin vanzelfsprekend een eigen verantwoordelijkheid. Vanuit de werkgever is een samenhangend HR-beleid op de thema’s: werkbeleving (motivatie), ontwikkeling en behoud van competenties en aandacht voor arbeidsomstandigheden en leefstijl een voorwaarde. Deze elementen kunnen in een samenspel tussen werkgever, medewerkers en professionals, o.a. van een arbodienstverlener, worden ingevuld. Zo wordt samen gewerkt aan het optimaliseren van duurzame inzetbaarheid.

• 2. Vitaal bedrijf en vitale medewerkers

Met een goed inzetbaarheidsbeleid worden organisaties zakelijk gezonder en medewerkers persoonlijk gezonder. Het gaat daarbij niet alleen om een laag ziekteverzuim, maar om de vraag hoe medewerkers gezond, fit, competent en gemotiveerd te houden.

• 3. Voorkomen is beter dan genezen

Een gericht preventiebeleid leidt tot een verlaging van het verzuim van uw medewerkers en een verhoging van de productiviteit. Structurele aandacht voor het arbeidsomstandighedenbeleid, het sociale werkklimaat en aandacht voor de individuele werknemer, zorgen ervoor dat signalen vroeg worden opgepikt en uitval wordt voorkomen.

• 4. Wegwijzer in wettelijke vereisten

De overheid heeft aan werkgevers steeds meer verplichtingen opgelegd op het gebied van arbeidsomstandigheden, preventie, verzuim en re-integratie. Bij ziekte moet loon doorbetaald worden, bij dreigend langdurig verzuim moet er een plan van aanpak komen en een casemanager worden aangewezen. Daarnaast is de werkgever verantwoordelijk voor de re-integratie van de werknemer in eigen of ander passend werk.

De werkgever moet ook zorgen voor een veilige werkplek en aan preventie doen om arbeidsongeschiktheid te voorkomen. Bij meer dan 25 werknemers is een RI&E verplicht.

• 5. Vormgeven van verzuimbeleid en verzuimbegeleiding

Het uitgangspunt is een helder beeld van de werkgever hoe het verzuimbeleid er binnen de organisatie uit moet zien, welke ondersteuning daarbij nodig is en hoe men dit wil organiseren. Wordt gekozen voor volledig uitbesteden aan een arbodienstverlener of wil men meer taken in eigen beheer houden? Dit is de basis voor de (aanvullende) inkoop bij een dienstverlener. Het is van belang om de wederzijdse verwachtingen goed helder te krijgen.

Sommige interventies kunnen via de Zorgverzekeringswet worden vergoed. Het kan de moeite waard zijn om bij de inkomens- en/of zorgverzekeraar na te gaan welke voorzieningen al zijn getroffen of om met hen aanvullende afspraken te maken.

• 6. Vormgeven van arbeidsomstandigheden- en preventiebeleid

Een duurzaam Inzetbaarheidsonderzoek (DIO) geeft inzicht in de productiviteit, motivatie en gezondheid van medewerkers in relatie tot hun werk. Het kan een goede voorspeller zijn voor de inzetbaarheid van individuele medewerkers binnen het bedrijf en daarbuiten en is daarmee een prima basis voor een gesprek hierover tussen een medewerker en zijn leidinggevende. In het tienpuntenplan worden daarnaast een aantal andere instrumenten toegelicht.

• 7. Een team van specialisten

Bij arbodiensten wordt meestal gewerkt met een team van professionals. De bedrijfsarts is als adviseur op het gebied van gezondheid en welzijn binnen het bedrijf, meestal de bekendste. Bedrijven zijn wettelijk verplicht om met een bedrijfsarts samen te werken. Ook de casemanager vervult een sleutelrol, in het coördineren van het proces bij verzuim en het vastleggen van de acties en afspraken. Deze functie kan zowel binnen het bedrijf worden ingevuld als worden uitbesteed aan bijvoorbeeld een arbodienst.  In het tienpuntenplan worden daarnaast ook de rollen van andere professionals zoals de verzuimmanager, de arbeidsdeskundige en de veiligheidskundige toegelicht.

• 8. Multidisciplinaire aanpak

Een vraag of klacht van een werkgever is niet altijd even eenduidig. Lichamelijke, mentale en sociale aspecten kunnen een rol spelen bij de klachten en het (dreigende) verzuim van een werknemer. Een multidisciplinaire aanpak, waarbij verschillende deskundigen zijn betrokken, is effectiever en efficiënter gebleken dan het inzetten van losse interventies. Gezamenlijk wordt gezocht naar de snelste manier om de werknemer weer fit en volledig inzetbaar te laten zijn. Geadviseerd wordt om afspraken te maken met zorg- en/of inkomensverzekeraars over de financiering van multidisciplinaire interventietrajecten.

• 9. Omgaan met medische gegevens

Bij zaken rondom ziekte en verzuim kan privacygevoelige informatie op tafel komen en daar moet zorgvuldig en vertrouwelijk mee worden omgegaan. Wanneer de casemanager in opdracht van de werkgever werkt, gelden voor hem dezelfde regels als voor de werkgever. Speciaal over dit onderwerp heeft OVAL samen met de NVAB een leidraad opgesteld waarin het onderwerp privacy in relatie tot de rol van bedrijfsartsen en werkgevers wordt toegelicht.

• 10. Gezond partnership: het is maar wat u afspreekt…

Arbodienstverleners kennen verschillende dienstverleningsmodellen en het spreekt voor zich dat de intensiteit, en soms ook de kwaliteit, van de dienstverlening van invloed is op de prijs. Preventief beleid en aandacht voor de fysieke en mentale vitaliteit van uw medewerkers vraagt om een investering, maar kan terugverdiend worden via een lager verzuim, een hogere arbeidstevredenheid en meer betrokkenheid van medewerkers.

Een goed gesprek

De werkgever is altijd eerst zelf aan zet. Het invullen van onderwerpen als duurzame inzetbaarheid vitaliteit en verzuimbegeleiding, begint met het ontwikkelen van een heldere visie. Wat voor werkgever wilt u zijn voor uw medewerkers? De volgende stap is nagaan welke expertise u zelf al in huis heeft en voor welke voorzieningen en verzekeringen u al (via een andere weg) betaalt. Dubbele inzet of dubbele kosten moeten natuurlijk worden voorkomen. Vervolgens kan bepaald worden welke aanvullende diensten moeten worden ingekocht en welke afspraken daarover worden gemaakt. Het belangrijkste hierbij is om in zee te gaan met een dienstverlener die bij u past. Die uw visie verstaat en deze weet om te zetten in complementaire diensten.

Het is dus maar net wat in een bedrijf nodig is, welke keuzes en afspraken er worden gemaakt. OVAL en AWVN adviseren om daarover een goed gesprek aan te gaan met een arbodienstverlener. Door een heldere en open communicatie, duidelijke werkafspraken en korte lijnen kunnen bedrijf en dienstverlener samen werken aan een gezonde en duurzame samenwerkingsrelatie.