Het belang van Maatschappelijk Verantwoord Incasseren

De kranten staan vol van onderzoeken over de steeds slechter wordende betalingsmoraal. En inderdaad: door de crisis loopt de score op debiteuren terug. Maar daar is iets aan te doen!

Er moet een onderscheid worden gemaakt in (tijdelijk) niet kunnen en niet willen betalen. Helaas gebeurt dat te weinig door een verkeerde aanpak door verkeerde spelers op het verkeerde moment. De laatste tijd is het probleem van niet kunnen betalen juist groter geworden. Dan helpt dreigen niet en werkt zelfs averechts.

De incassomarkt is de laatste jaren sterk veranderd. Sinds de deurwaarders landelijk (mogen) zijn gaan werken zijn deze - bij Koninklijk Besluit benoemde ambtenaren - commerciële geldmachines  geworden. Nagenoeg alle gerechtsdeurwaarders ( de enkele goede niet te na gesproken) zijn incasso ondernemingen geworden. Op zich niets mis mee zou je op het eerste gezicht zeggen. Niets is echter minder waar. Deurwaarders die u vertellen dat zij met hun briefpapier indruk maken op de debiteur moet u wantrouwen. Die tijd is echt over! Incasso is een kwestie van overtuigen en oplossingen zoeken. In onleesbare ambtelijke taal dreigen is niet meer van deze tijd en contraproductief (behalve voor de deurwaarder zelf zoals zal blijken).

Een aantal bedrijven probeert zelfs nog iets te verdienen op zijn debiteuren. Dat is  de verkeerde  aanpak! U moet de kosten van wanbetaling beheersen door een goede aanpak van debiteuren. Dus in het proces en niet in de kostenophoging. Dat betekent dus niet dat u slechte betalers moet laten betalen voor de niet betalers. Uw marge en competentie zit immers in uw eigen dienstverlening of product; niet op uw debiteurenafdeling. Dus ga niet met een te hoge incassoprovisie uw commerciële probleem oplossen.

Positie van opdrachtgever

De deurwaarders profileren zich naar de (potentiële) opdrachtgever als daadkrachtig. “als een debiteur niet betaald wordt hij direct gedagvaard”. In de praktijk betekent dit dat de deurwaarder te snel besluit om een debiteur niet minnelijk maar gerechtelijk aan te pakken. Dat doet hij door een dagvaarding uit te  brengen en dus te procederen. Bij en hoofdsom van 500 euro betekent dit dat de totale vordering tenminste over de kop gaat (griffierechten, dagvaarding, salaris gemachtigde etc). De deurwaarder verkrijgt zo een wettelijk beschermde vordering. Hij kan beslag leggen en allerlei andere executiemaatregelen treffen. Daarbij is het wel zo dat als de debiteur in termijnen gaat betalen, de kosten van de deurwaarder eerst aan de beurt komen. Als de debiteur daarna nog iets kan betalen komt de opdrachtgever -u dus- pas aan de beurt. Oh ja, u krijgt uw geld pas als de gehele vordering inclusief kosten is voldaan. Al die tijd financiert u als opdrachtgever de deurwaarder.

Door deze werkwijze veroorzaakt de deurwaarder, ter bescherming van zijn eigen opbrengsten, enorm hoge kosten waar u uiteindelijk niet bij gediend bent. U moet gewoon langer op uw geld wachten, en als de debiteur geen verhaal biedt betaalt u zelfs zelf de kosten van de deurwaarder. Van de regen in de drup dus. Wij zeggen: minnelijk als het kan; gerechtelijk als het moet”. Vanzelfsprekend faciliteren wij het gerechtelijk traject.

Positie van de debiteur

De debiteur had, blijkens zijn achterstand bij u, al moeite met betalen. Door de bemoeienis van de deurwaarder en zijn aanpak wordt zijn schuldenprobleem nog veel groter. En schulden komen zelden alleen. De kans dat een debiteur weer op het goede pad komt (dat wil zeggen hij betaalt gewoon zijn rekeningen weer op tijd) wordt steeds kleiner. En ja, de debiteur die niet op tijd betaald heeft is in overtreding, dus hij moet worden aangesproken. De debiteur die met meerdere deurwaarders te maken heeft wordt er een beetje moe van. Immers door de kostenstapeling wordt zijn probleem allengs groter. En steeds wordt hij op een negatieve manier aangesproken. “Als u niet betaald volgen  juridische maatregelen” etc.! De weg naar de vreselijke WSNP waar alleen maar verliezers zijn wordt al geplaveid.

Een andere aanpak

Incasso moet dus anders! En wel Maatschappelijk Verantwoord. Dat is geen statement maar een houding c.q. ingeboren attitude van het incassokantoor. Dat heeft te maken met de manier waarop debiteuren worden aangesproken, de hoogte van de kosten (hoe lager hoe beter) en de manier waarop het incassokantoor gemotiveerd wordt. Q-Collect mag zich de originator van Maatschappelijk Verantwoord Incasseren noemen. Sinds de introductie van deze term is hij door vele andere kantoren overgenomen. Maar dat betekent nog niet dat daaraan de juiste inhoud wordt gegeven.

Wat zijn de speerpunten van Maatschappelijk Verantwoord Incasseren?

1. Een op de specifieke debiteur gerichte persoonlijk aanpak. Zoveel mogelijk (telefonisch) contact zoeken om de reden van non-betaling te achterhalen.
2. De juiste incassomaatregelen op het juiste moment. Dus geen zwaar (en duur en tijdrovend) geschut inbrengen als dat niet per se nodig is. Als een debiteur echt niet meewerkt kan er altijd nog geprocedeerd worden waarbij er nauwelijks vertraging is opgelopen. Dan hebben we ook te maken met een onwillige debiteur (dat is nog steeds een grote minderheid. De meeste wanbetalers hebben echt een financieel probleem en dat los je niet op door meer kosten te maken.)
3. Consequent zijn in de aanpak. Afspraak is afspraak en deze dagelijks monitoren op nakoming. Direct actie ondernemen bij een afwijking van de afspraken.
4. Volledig transparant zijn in al het handelen. Niet dreigen met maatregelen maar expliciet en duidelijk uitleggen wat de volgende stappen zijn. Daarbij man en paard noemen en zoeken naar een voor beide partijen werkbare oplossing. Volledig transparant naar de debiteur zodat hij weet waar hij aan toe is. Dus duidelijk maken in welke hoedanigheid een bureau optreedt. Is hij deurwaarder of is hij incassokantoor met bijbehorende bevoegdheden. En dat in begrijpelijk Nederlands en op het juiste briefpapier.
5. Een lage incassoprovisie ten laste van de debiteur. De nieuwe Wet Incasso Kosten (WIK) geeft een maximum. Minder kosten mag en werkt echt beter. Door de kosten te verlagen geef je de debiteur een positieve motivatie om juist jou te betalen. Een probleem opgelost is een probleem minder. Dus wij motiveren de debiteur juist ons (dus onze opdrachtgever) snel te betalen. Dan krijgt hij korting op de provisie. Dat kan gemakkelijk want wij hoeven minder te doen. Drie winnaars dus: de debiteur (minder kosten), de opdrachtgever (eerder uw geld terug), en het incassokantoor  (sneller een weliswaar lagere provisie maar wel  geïncasseerd)

Voorts zijn er enkele contractuele voorwaarden die bijna te logisch zijn voor woorden, maar in de praktijk blijkt dat veel ondernemers nog steeds veel te veel betalen voor incassodiensten. Zo zit de wereld niet meer in elkaar! Toch maar even de belangrijkste:

1. Nocure Nopay. Een afrekenvolgorde waarin de opdrachtgever voorgaat boven de provisie van het incassokantoor. Vanzelfsprekend betaalt de opdrachtgever nooit kosten in het minnelijk traject. Ook niet bij crediteringen of indirecte(dwz rechtstreekse aan u gerichte  ) betalingen van de debiteur. Dat is “all in the game”. Dus repeat: geen kosten betalen aan uw incassokantoor of deurwaarder.
2. Geen contractuele verplichtingen naar het incassobureau of deurwaarder. Als u niet tevreden bent stopt u per direct met het incassokantoor. Uw debiteuren, ook als ze even niet betalen, zijn uw klanten. U beslist zelf of ze klant mogen blijven, niet uw deurwaarder.
3. Volledige transparantie en 24/7 inzage mogelijkheid in de activiteiten van uw incassokantoor of deurwaarder. Zij handelen uit uw naam (en imago)

Conclusie

Credit management is volwassen geworden.  Daarbij zijn er verschillende spelers en instrumenten die op het juiste moment moeten worden ingezet. Transparantie is daarbij een toverwoord. Doen wat je zegt en zeggen wat je doet.

In een volgende bijdrage zullen we ingaan op een goedkoper en beter alternatief voor de gerechtelijke procedure. Deze is immers erg duur (door de verhoging van de griffierechten) en duurt veel te lang waardoor de kans op recuperatie steeds kleiner wordt. Dat kan beter met E-Court. Dat is een snelle en goedkope methode om via een arbitrage uitspraak een executoire titel ( alleen indien nodig- zie hiervoor) te verkrijgen.