Hoe gaat uw organisatie om met een stagiair?

Hoe kunt u als bedrijf het beste omgaan met dit nieuwe gezicht in de organisatie? Vergeet die koffie-halende-notulist en verwelkom een nieuwe collega. In dit artikel komen 7 tips aan bod die de stageperiode voor beide partijen zo waardevol mogelijk maken.

Recruitmentorganisatie Hays heeft de 7 tips op een rijtje gezet:

1. Bereid de periode goed voor

Niets is zo vervelend als onvoorbereid zijn. Voor de stagiair levert dit onzekerheid op en voelt hij of zij zich wellicht niet serieus genomen. Daarnaast is het voor u als leidinggevende niet prettig om de periode op deze manier te beginnen. Zorg er daarom voor dat alles gereed is voordat de stagiair begint, denk hierbij aan alle zaken, van werkplek tot inloggegevens en van papierwerk tot benodigdheden.

2. Maak de verwachtingen van beide partijen duidelijk

Allereerst is het belangrijk om elkaars verwachtingen duidelijk te maken. Door het uitspreken van deze verwachtingen kunnen eventuele verschillen daarin al in het begin van de periode worden voorkomen. Luister ook goed naar de verwachtingen van de stagiair, hier kunt u als leidinggevende lering uit trekken. Door te weten waarin de stagiair zich verwacht te ontwikkelen, kunt u weten op welke punten u de focus moet leggen om op die manier alles uit de ontwikkeling te halen.

3. Zorg voor structuur

Het is belangrijk dat u als begeleider frequent contact hebt met de stagiair om elkaars werkzaamheden te delen. Een wekelijks moment is voor beide partijen nuttig om van elkaar te leren. Waar heeft de stagiair op dit moment behoefte aan en wat verwacht u de komende week van de stagiair? Door op een vast moment in de week met elkaar af te spreken voorkomt u dat de stagiair met vragen blijft zitten en bouwt u zekerheden in.

4. Training

Training is essentieel en valt samen met de eerder genoemde punten. Door ervoor te zorgen dat de stagiair een gedegen training krijgt in de kerntaken, ontstaat er meer zekerheid bij de stagiair over de mate van uitvoerbaarheid van de werkzaamheden en zo wordt er nog meer waarde toegevoegd aan de stageperiode.

5. Neem de stagiair mee

Ervaringen zijn een enorm belangrijk onderdeel tijdens de stageperiode en daarom is het goed om de stagiair mee te nemen naar (externe) afspraken. Het is belangrijk vooraf met de stagiaire te bespreken in hoeverre hij of zij zich mag mengen in het gesprek. Maak dit ook direct duidelijk aan de gesprekspartner en introduceer de stagiair aan hem of haar. Natuurlijk zijn er ook afspraken waarbij een stagiair minder goed van pas komt, en dus is het uitnodigen van een stagiair lang niet altijd nodig. Zorg ervoor dat dit alleen gebeurt wanneer dit voor beide partijen comfortabel voelt.

6. Geef voldoende feedback

Het is fijn voor de stagiair om voldoende feedback te ontvangen. Daarbij is het van belang dat er ook positieve feedback wordt gegeven. Op deze manier weet de stagiair wat wel en wat niet goed gaat en kan zo de focus leggen op datgene wat beter zou kunnen. Empathisch vermogen is een competentie die u als begeleider moet tonen om zo een band te creëren, welke ervoor zorgt dat de stageperiode zo succesvol mogelijk is.

7. Geef ruimte

Voor de stagiair is alles nieuw in het begin, geef hem of haar daarom de ruimte om alles uit te kunnen vinden binnen de organisatie.  Introduceer de stagiair zodat deze weet wie hij of zij nodig heeft voor bepaalde taken. Dit levert in de toekomst een productievere werksfeer en betere resultaten op.