Logistieke bedrijfssoftware; hoe maak je de beste keuze?

Optimale automatisering voor logistieke bedrijven is van levensbelang. Een goede automatisering zorgt voor kostenreductie, arbeidsbesparing, betere arbeidsomstandigheden, kortere reactietijden, rendementsverhoging en betere informatievoorziening. Kortom, een optimale automatisering geeft een klantgerichte uitstraling en een betere concurrentiepositie.

Bij de keuze van software lijken de mogelijkheden vrijwel onbeperkt. Er zijn veel aanbieders, maar het gaat niet alleen om de software. Software is onderhevig aan wijzigingen veroorzaakt door bijvoorbeeld technische ontwikkelingen en wetgeving. Maar ook als de wensen van uw huidige of toekomstige klanten wijzigen, stelt dat weer nieuwe eisen aan de software. Het kiezen van software is daarom altijd een keuze voor dat moment. Als u kiest voor een automatiseringsleverancier dan kiest u voor een relatie die jarenlang uw sparringpartner zal zijn en met u mee moet veranderen. Daarom zijn er een aantal criteria, anders dan de functionele mogelijkheden van de software, die mede uw keuze zouden moeten bepalen:

Schaalgrootte bepaalt softwareaanbod

Grote softwareleveranciers worden groter en kleinere leveranciers bevinden zich steeds vaker in zwaar weer. Schaalgrootte bepaalt in grote mate wie er over een aantal jaar nog leverancier is. Het is dus van belang de continuïteit van uw potentiele leverancier te onderzoeken.

De waarde van een RFI

Hoe betrouwbaar is de ingevulde RFI? Biedt de leverancier ruimte voor nuance, zodat deze zijn waarde als sparringpartner kan tonen. U bent beter af met een leverancier die eerlijk antwoordt dan een leverancier die klakkeloos overal ja op beantwoordt.

Onderzoek de continuïteitsverwachting

Software is een kapitaalgoed zonder restwaarde, u koopt tenslotte het gebruiksrecht. Belangrijk is dus te letten op continuïteitsverwachting van het pakket en de aanbieder; Moet u een goedkoop pakket bijvoorbeeld na enkele jaren al vervangen, dan kunt u uzelf de vraag stellen of de aanschaf geen duurkoop is geweest? Vraag daarom garanties voor actief onderhoud; langdurig gebruik van hetzelfde pakket vormt een solide basis voor positief rendement op uw investering.

Liever kort(ing)

Kopers van bedrijfssoftware verdienen meer aan een korte implementatieperiode dan aan korting op hun implementatiediensten. Tijdens een implementatie kampt u als bedrijf met extra kosten, logisch dus dat u er alles aan doet om de implementatieperiode zo kort mogelijk te houden. Feit is echter dat tempo vaak geen prioriteit heeft zodra de implementatie loopt. Hoe eerder u operationeel bent, des te eerder u de vruchten plukt van uw investering.

Alleen als er door leverancier èn klant voldoende kwaliteit, ervaring en inzet wordt geleverd, heeft een implementatie kans van slagen. Logisch dat de leverancier dan ook eisen stelt aan de kerngebruikers. Duidelijkheid over de taakverdeling is van belang, benoemt u deze dan ook in het projectplan en stel deze aan de orde voordat de budgetten worden gefixeerd en de verwachtingspatronen vorm krijgen.

Maatwerk als smeermiddel

Implementatie en gebruik van software levert vaak weerstand op bij personeel. Vaak wordt maatwerk gebruikt om de gebruikers tegemoet te komen. Echter een groot deel van alle maatwerk wordt na livegang vaak niet meer gebruikt. Dit kost organisaties veel geld en zet de ROI bij de start van het project al onder druk.

Automatiseringspakketten zoals TALIS van TANS zijn zeer veelzijdig en modulair verkrjigbaar. Zo zijn er in dit logistieke softwarepakket onder andere modules voor Relatiebeheer, Opdrachten, Facturatie, Ritplanning, Warehousing, Emballage en Urenverantwoording. Dankzij de module Flexibele Pakketopbouw kan de software volledig op uw wensen (inclusief alle gevraagde invoervensters en outputopties) worden afgestemd, zonder dat u daarvoor kostbaar maatwerk hoeft te betalen. 

De ware kosten van kennis

Kennis heeft de neiging te verwateren. Het blijvend goed gebruiken van een softwarepakket gaat dus om opleiden; gedurende de initiële implementatie, maar ook bij nieuwe medewerkers. Het continue opleiden en trainen van uw medewerkers in uw softwarepakket kost veel geld, maar besparen op kennis kost u kapitalen. Kies daarom voor een softwareleverancier die regelmatig cursussen organiseerd voor gebruikers

Het creëren van draagvlak

Het succes of falen van uw softwareproject zit tegenwoordig niet langer in techniek maar in mensen. Zijn uw medewerkers bijvoorbeeld bereid met de software te werken? U bent gebaat bij een projectleider die goed kan communiceren, beschikt over empathie en gesprekspartner is waar het gaat om bedrijfsprocessen.

Leverancier of een sparringpartner

Er zijn twee soorten softwareleveranciers; de traditionele die kort samengevat het pakket installeren, de functies aanleren en vervolgens vertrekken, en de aanbieders die nieuwe software zien als een katalysator om veranderingen te ondersteunen en door te voeren. Zij kijken vooral naar het verbeteren van bestaande processen en het oplossen van knelpunten. Wie de mogelijkheden van nieuwe techniek wil benutten, moet bereid zijn tot veranderen, als u echt meters wilt maken doet u er goed aan uw leverancier niet louter op de laagste tarieven te selecteren maar vooral te kijken naar het sparringpartner gehalte.

Stilstand of vooruitgang

Reserveert u budget om bij te blijven na uw implementatie? Communiceert uw leverancier over nieuwe updates en versies? U doet er goed aan om uw softwarepakket met regelmaat te actualiseren. Ja, dat kost geld maar als het fout loopt kunnen de totale kosten van deze zuinigheid u opbreken.

Hopelijk is deze informatie voor u interessant, omdat u verzekerd wilt zijn van continuïteit van uw software en van de softwareleverancier. Heeft u vragen over dit onderwerp, neem dan contact op met TANS.