Nieuw betalingsverkeer vereist maatregelen!

Consumenten en bedrijven moeten vanaf 1 februari 2014 verplicht gebruik maken van een langer bankrekeningnummer van 18 tekens. Het gaat om het zogeheten International Bank Account Number, oftewel IBAN. Ook krijgt u te maken met nieuwe standaarden voor overschrijvingen en incasso’s. Dit heeft consequenties voor bijvoorbeeld uw administratie. Het is verstandig om nu al actie te ondernemen, zodat uw bedrijf op tijd klaar is.

Rekeningnummers en betaalmiddelen

Iedereen gaat gebruik maken van IBAN. Dit rekeningnummer bestaat uit uw huidige rekeningnummer, aangevuld met een aantal cijfers en letters. U vindt IBAN nu al op uw rekeningsafschriften en bij internetbankieren. Per 1 februari 2014 gelden ook nieuwe standaarden voor overschrijvingen en incasso's. De standaarden van de meeste betaalmiddelen worden vervangen door nieuwe SEPA-standaarden (Single Euro Payments Area).

Administratie

Het nieuwe betalingssysteem raakt vele onderdelen van uw bedrijf, dus niet alleen uw administratie. Denk ook aan communicatiemiddelen als websites en nieuwsbrieven. De administratie zoals loonstroken, facturen, briefpapier, formulieren en softwaresystemen vraagt natuurlijk uw grootste aandacht.

Let op! Het huidige rekeningnummer op alle formulieren die u gebruikt, moet tijdig worden aangepast aan IBAN. Bouw de voorraad briefpapier die u nu heeft dan ook af en hou hier rekening mee als u nieuw briefpapier bestelt.

Incassorichtlijnen

Het gebruik van IBAN in de nieuwe standaarden voor overschrijvingen en incasso's betekent ook dat u een aantal aanpassingen moet doen in onder andere de software voor uw boekhouding. Bovendien gelden er bijvoorbeeld andere termijnen voor de aanlevering van incassobatches bij de bank. Ook zijn er richtlijnen over het vooraf informeren van debiteuren en het moment waarop u wilt incasseren.

Tip: Informeer tijdig uw medewerkers, klanten, leveranciers en andere relaties over de overgang naar IBAN en de veranderingen in uw administratie. Maak bijvoorbeeld gebruik van de checklist op de website www.overopiban.nl. Op de site vindt u naast informatie ook een toolkit met materiaal.

Lees meer over betalingsverkeer en welke maatregelen u kunt nemen.