Onkostenvergoeding zakelijke reis van uw werknemer

Als ambtenaren op dienstreis gaan, gelden er vaste bedragen als onkostenvergoeding welke vastgesteld zijn volgens de Regeling Reisbesluit. Maar hoe werkt dit als een van uw werknemers op zakenreis gaat?

Wanneer een werknemer binnen uw bedrijf op zakenreis gaat mag u dezelfde bedragen toepassen als zijn vastgesteld volgens de Regeling Reisbesluit. Voor binnenlandse dienstreizen betekent dit dat u maximaal de volgende bedragen voor verblijfkosten onbelast kunt vergoeden aan uw werknemer:

Vergoeding bovenmatig

Vergoedt u meer dan genoemde bedragen, dan kunt u het meerdere als belast loon aanmerken of onderbrengen in de werkkostenregeling. De vergoeding is dan onbelast bij de werknemer. Let op! Komt u echter met alle vergoedingen en verstrekkingen betreft de werkkostenregeling in het jaar boven de grens van 1,2% van de loonsom van uw bedrijf uit, dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.

Dienstreizen buitenland

Ook voor dienstreizen naar het buitenland kunt u het Reisbesluit Buitenland volgen voor wat betreft onbelaste vergoedingen. Ook deze vergoedingen zijn gerichte vrijstellingen en dus onbelast. De vergoedingen verschillen per land, streek en stad. Meer informatie vindt u op de site van de Rijksoverheid. 

Niet aannemelijk? Dan belast!

Als u de kosten van een overnachting niet aannemelijk kunt maken, mag u volgens het Reisbesluit Buitenland een vergoeding van €11,34 geven. Deze vergoeding is dan echter wel belast. Dit geldt overigens voor alle bedragen die u niet aannemelijk kunt maken, aangezien het aftrekbare kosten betreft en de bewijslast bij u ligt.

Meer of minder kosten?

U bent niet verplicht de vergoedingen volgens de Reisbesluiten te volgen. U kunt dus ook alle werkelijke kosten vergoeden op basis van facturen. U zult wel altijd de zakelijkheid aannemelijk moeten kunnen maken.