Papier de deur uit; eindelijk een Paperless Office

Het bestaat al sinds zo’n twee eeuwen voor Christus. Toch komt het moment eraan voor een van de bekendste en meest gebruikte kantoorartikelen om een stapje terug te doen.

Volgens ACES Direct Solution Advisor Software, Jasper Verhaaren, kunnen veel bedrijven op een simpele manier milieuvriendelijker en kostenefficiënter ondernemen; het papier moet -zoveel mogelijk- de deur uit.

“Ondanks de massale intrede van technologie op de werkvloer gebruiken we net zo massaal nog steeds teveel papier. Het kan inmiddels zoveel milieu- en niet onbelangrijk kostenvriendelijker. We gebruiken nog voor veel -simpele- dingen papier waar we ook digitaal kunnen werken.”

Papierloos vergaderen

“Kijk eens naar vergaderingen. Iedereen moet fysiek op een plek aanwezig zijn. Dan krijgt vaak iedereen een agenda op papier, worden bronnen in veelvoud geprint en maakt er ook nog iemand notities op papier. Noem het maar op. Maar met de technologie die we nu hebben kun je bijvoorbeeld al die documenten in de cloud bewaren, versturen en bewerken. Je hebt minder kosten maar je gevoelige documenten kunnen ook niet op kantoor blijven slingeren. Alleen de personen met de correcte bevoegdheid krijgen het te zien.”

Digitaal ondertekenen

“Los van het feit dat al die overeenkomsten papier vreten, zitten er in een ondertekeningtraject vaak zoveel schakels dat het proces onnodig lang duurt. Kijk die schakels kun je er misschien niet uithalen, maar je kunt de ketting wel smeren. Als je je documenten digitaal ter ondertekening aanbiedt is de kans kleiner dat dingen blijven liggen. In plaats van een directeur die in één keer een stapel afwerkt met handtekeningen kan hij nu alles eenvoudig bijhouden. Desnoods vanaf zijn thuis- of vakantieadres. Maar ook voor iemand in sales wordt het soepeler. Je krijgt meteen een ontvangst, lees en tekenbevestiging van je offerte. Je hoeft niet in twijfel af te wachten of iemand je bestand gelezen heeft.”

Pakbonnen de deur uit

“Misschien niet iets waar je meteen aan denkt bij een paperless office maar ook op het gebied van logistiek zijn stappen te maken. “Denk bijvoorbeeld aan bedrijven die veel pakketten bezorgen. Recent waren we op bezoek bij een bedrijf waar elke week iemand een hele dag bezig was met al die bonnen te verzamelen en ordenen. Je kunt die bezorger nu gewoon een tablet met 4G internet meegeven. Klanten ondertekenen op de tablet en het bestand wordt meteen digitaal gearchiveerd en is makkelijk terug te vinden. Je spaart zo –op een relatief eenvoudige manier- veel tijd en dus geld.”

Post 2.0

“Maar niet alleen je eigen papierstroom is aan te passen. Bij de meeste bedrijven komen ook nog steeds stapels post binnen. Dan is er iemand die zo’n stapel oppikt en overal gaat langsbrengen. Maar er werken tegenwoordig ook veel mensen thuis of hebben flexplekken. Je kunt ook die post door de scanner halen en met image recognition bij de juiste persoon laten aankomen. Scheelt misschien niet direct papier maar wel tijd en dat is ook wat waard. “