Printen zonder zorgen

Bedrijven weten vaak niet wat het exact kost, printen. Of ze weten het wel maar zien niet in hoe ze –vaak eenvoudig- geld kunnen besparen.

Roy Röther houdt zich bij ACES Direct dagelijks met dat gebied, printen, bezig. “Je ziet dat bedrijven op het punt van printen steeds meer taken uit handen geven, terecht overigens.”

“Kijk bijvoorbeeld eens naar security. Misschien heb je er nog nooit bij stilgestaan maar een printer kan –zeker anno 2016- een behoorlijk beveiligingsrisico zijn binnen een bedrijf. Een slecht beveiligde printer kun je net als een laptop of telefoon hacken. Ga maar eens na hoeveel gevoelige documenten er door de gemiddelde printer in een bedrijf verwerkt worden. Je moet er toch niet aan denken dat iemand precies kan meelezen met wat je allemaal print binnen je bedrijf?”

Gevoelige bestanden veilig houden

“Dat niet alleen trouwens. Op veel plekken komen bestanden rechtstreeks uit de printer. Iedereen binnen het bedrijf kan ze zien of oppikken. Zo kun je in de situatie komen dat iemand van HR contracten aan het printen is en andere collega’s elkaars contracten bij de printer zien liggen. Niet de bedoeling lijkt me. In plaats daarvan kun je met pasjes of pincode systeem gaan werken. Je scant bij de printer je pasje of voert je pincode in. Alleen jij ziet de documenten die je geprint hebt. Probleem opgelost. Daarnaast bespaar je ook nog eens papier. Documenten worden nu vaak vergeten bij de printer en aan het einde van de dag op een stapel gegooid. Dat ga je op deze manier ook tegen.”

Kosten analyseren op microniveau

Daarnaast worden bedrijven zich steeds vaker bewust van de daadwerklelijke kosten van printen. Je ziet dan ook dat bedrijven de afgelopen jaren gemiddeld per jaar zo’n 7% minder zijn gaan printen. Tegenwoordig kun je die kosten bijna op microniveau analyseren. Kijk eens naar het gebruik. Waarom moet bijvoorbeeld iemand uit het magazijn in kleur kunnen printen? Geef die persoon bijvoorbeeld de rechten om alleen zwart-wit te printen als hij geen kleur nodig heeft. Als je daar kritisch naar gaat kijken kun je al een behoorlijke winst maken.”

Optical Character Recognition

Daarnaast verwacht ik ook dat OCR inmiddels een belangrijke rol op gaat eisen. Optical Character Recognition; tekstherkenning. Het scannen van een document kan vergeleken worden met het maken van een foto van een document. Die foto of afbeelding bevat geen –bewerkbare- tekst. Via OCR software wordt de tekst in de afbeelding herkend en wordt het gescande document omgezet naar een bestand met digitale tekst.  Ja dat is een techniek die al langer bestaat maar op dat gebied worden ook stappen gemaakt. De herkenning wordt steeds beter. Je kunt er bijvoorbeeld voor zorgen dat binnenkomende post automatisch via een scan bij de juiste persoon terecht komt. Scheelt een hoop tijd en je documenten worden makkelijker doorzoekbaar. Je hoeft of kunt niet in één klap de stap naar een paperless office maken maar een less paper office is al een stap in de goed richting.