Problemen op de werkvloer oplossen

Het is voor veel ondernemers met een organisatie een dagelijks fenomeen. Medewerkers die hun “problemen” bij de leiding wegleggen. Voor de ondernemer/manager is het dan verleidelijk om gelijk de oplossing te gaan zoeken of aan te dragen. Volgens Stratos is er echter een betere weg.

Binnen de Systenergetica® wordt er altijd minstens een niveau hoger ingestoken als waar het probleem zich manifesteert. Systenergetisch Leiderschap kentekent zich door steeds het grotere geheel (Systeem=Organisatie) in de gaten te houden en elke beweging in dat geheel te meten en te wegen.

Voorbeelden

Twee voorbeelden van “problemen” waarmee medewerkers bij hun leidinggevende kunnen aankloppen zijn: “het bedrijfsbureau informeert ons nooit als er een nieuwe lading binnenkomt” of  “onze vervoerder komt nooit op tijd”.

Voorkomen in plaats van oplossen

Voor de leiding dient hier niet het oplossen van het probleem de reactie te zijn, maar eerder het feit hoe deze problemen kunnen ontstaan. Meer nog vanuit de vraagstelling: “hebben mijn medewerkers zelf de tools, capaciteiten, inzichten, machtigingen om deze problemen te voorkomen.”

Het probleem oplossen voor de medewerkers is dus geen oplossing. Ook niet de focus op de oplossing van uitsluitend dit probleem. Dit verengt de focus. De oplossing ligt minstens een niveau hoger. Hoe kan ik als leidinggevende er voor zorg dragen dat in de toekomst dit soort problemen door de medewerkers voorkomen worden of zelf opgelost worden. Wat is daar voor nodig en/of wat hebben ze daarvoor nodig?

Van probleemstelling naar vraagstelling

In gevallen zoals bovenstaande voorbeelden, is het het beste om te reageren met vragen zoals: heeft het bedrijfsbureau jullie ooit wel eens geïnformeerd? hoe kwam het dat dit toen wel lukte? wat hebben jullie toen anders gedaan?” Door deze vragen gaan medewerkers zelf nadenken over hun oplossingen.

Een heel sterke vraag die in zeer veel situaties gebruikt kan worden is de volgende:

“Stel je eens voor dat het probleem waarmee je nu bij mij komt, niet zou bestaan. Alles loopt perfect en loopt op rolletjes. Leg me eens tot in detail uit waaraan je dat merkt. Wat is het verschil? Wat zou er dan anders zijn dan nu en wat kunnen jij en jouw collega’s daaraan bijdragen?”

Door deze manier van vragen ontdekt de medewerker vaak dat alle ingrediënten om tot een oplossing te komen, vaak al aanwezig zijn. Door de medewerker in zijn hoofd het ideaalbeeld te laten schilderen en vervolgens ook de richting van de oplossing te laten formuleren, krijgt de medewerker eigenaarschap over de oplossing. Dit geeft een motivatie-boost om mogelijk samen met collega’s in de toekomst dit soort “problemen” te voorkomen c.q. ze zelf op te lossen.

Kortom, steeds de “probleempjes” van de medewerkers oplossen is geen oplossing.

Laat de medewerker(s) kijken naar het ontstaan van het “probleem” en laat ze zelf de oplossing bedenken en uitvoeren. De leiding dient dan wel te zorgen dat alle zaken (resources) voorhanden zijn zodat de medewerkers dit ook zelfstandig kunnen uitvoeren.

Auteur: Jean Prevoo. Hij schrijft blogs over 'leiderschap' op het Stratos Blog