Technische communicatie: informatie die ertoe doet!

Bij elk machine die wordt voorzien van het CE-merk, moet voor iedereen die aan en met de machine werkt een handleiding worden opgesteld. Dat is voor de ingewijden oud nieuws, maar hoe zorg je ervoor dat deze handleidingen daadwerkelijk gebruikt worden?

Inmiddels heeft het vakgebied Technische Communicatie, waar het ontwikkelen van gebruikersinformatie toe behoort, zich de afgelopen 20 à 30 jaar ontwikkeld tot een serieus vakgebied. Er zijn vele vakbeoefenaars bij producenten en dienstverleners; technisch schrijvers, technisch vertalers, technisch illustratoren, informatie-ontwerpers & designers, programmeurs & informatici, projectmanagers enz. Allemaal gefocust op dat ene doel: de eindgebruiker, professioneel of consument, voorzien van de juiste informatie, in de juiste vorm op het juiste tijdstip!

In het vakgebied zijn er nationale en internationale vakverenigingen, zoals TC World, de internationale TC-tak van Duitse vakvereniging Tekom. Dat is een interessante vakvereniging met veel activiteiten op het vakgebied. Al surfend op dit soort websites zul je ontdekken dat goede gebruikersinformatie van levensbelang is, zowel voor de ontvanger als voor de zender. Het gaat dus ergens om, het doet het ertoe!

Technische communicatie in de praktijk

De informatiebronnen voor technische handleidingen liggen binnen industriële ondernemingen bij afdelingen R&D, engineering en productmarketing en -service. Daar komt 9 van de 10 keer de benodigde informatie vandaan die uiteindelijk tot een technische handleiding leidt. En dat kunnen handleidingen voor installatie, in gebruik name, bediening, service en onderhoud zijn. De serviceafdeling voegt daar vaak ook de onderdelenbestel-informatie aan toe, als afgeleide van de eerder genoemde informatie-varianten.

In het ontwikkelings-, realisatie- en beheerproces zie je dat het ene bedrijf het proces geheel uitbesteed, maar ook dat het andere bedrijf het geheel of gedeeltelijk in eigen huis doet. Elk bedrijf maakt daar z’n eigen afweging in, wel of niet gebaseerd op business cases waaruit kan blijken welke weg het beste kan worden bewandeld.

Voor alle betrokkenen is het voortdurend een actueel vraagstuk welke werkwijzen en technieken er tegenwoordig op de markt zijn, waarmee men haar technische documentatie efficiënt en kostenbewust kan creëren en beheren. Maar, er zijn echter inmiddels zoveel aanbieders van deel- en totaaloplossingen, dat door het denkbeeldige bos de bomen niet meer te zien zijn.

Technische illustraties & visualisaties

Binnen dat documentatieproces wordt er ook gekeken hoe engineering-data kunnen worden ingezet bij het realiseren van afbeeldingen die in de documentatie kunnen worden opgenomen. Maar ook instructiefilms kunnen worden gemaakt voor bijvoorbeeld op het eigen YouTube-kanaal. Zo kent het vakgebied technische illustratie & visualisaties vele toepassingen die ondersteunend kunnen zijn voor o.a. instructies en handleidingen, trainingen en e-learning, verkoopondersteuning en pr.

Maatschappelijke tendens

Al enige decennia lang speelt beeld een steeds grotere rol in de overdracht van informatie. Louter tekstuele informatie wordt niet of minder snel gelezen, dat geldt ook in de wereld van gebruikersinformatie. Het raadplegen van een handleiding wordt vaak al gezien als een noodzakelijk kwaad, dus de drempel ligt al hoog (Bent ù al tot hier gekomen? Nog even doorzetten dan, a.u.b.). 

Door meer afbeeldingen te gebruiken wordt gebruikersinformatie al een stuk toegankelijker. Maar zomaar meer afbeeldingen toepassen, dat zal 1,2,3 geen verbetering geven; technisch illustreren en visualiseren is een vak. Tekeningen kunnen al snel te technisch en complex worden waarmee de plank wordt misgeslagen. De juiste vertaling van techniek in beeld, afgestemd op het niveau van de doelgroep, vergt enige kennis, inzicht en ervaring. En er is geen wetenschappelijke onderbouwing hoe bepaalde zaken het beste kunnen worden aangepakt.

De juiste man op de juiste plaats: geen sinecure

Het vervaardigen en beheren van technische illustraties & visualisaties is een vakgebied waarin veel aspecten van 3D-data, visualisatietechnieken en communicatietechnieken bij elkaar komen. En om in dat vakgebied de juiste man op de juiste plaats te hebben, is tegenwoordig geen sinecure, reguliere opleidingen zijn er niet voor, de specialisten worden opgeleid bij de bedrijven.

Technisch illustreren & visualiseren is een vakgebied waarin diverse en uiteenlopende disciplines verdeeld zijn in een team van specialisten. Specialisten met een hart voor techniek, inzicht in tools en communicatietechnieken, kennis van wet- en regelgeving en oog voor de eindgebruiker.

Zo’n koffer aan competenties is noodzakelijk om in de huidige wereld op een juiste manier om te gaan met technische informatie, op een zodanige manier waarmee de producent z’n kans vergroot om succesvol te communiceren met haar prospects en afnemers.

Winstpunten

En daar kunnen op diverse gebieden winstpunten behaald worden, zoals:

• de kwaliteit van technische illustraties en visualisatie op een hoog niveau brengen en houden;
• brede inzetbaarheid van illustraties en visualisaties en mede daardoor een besparing van tijd en geld in de eigen organisatie bewerkstelligen;
• beter begrip van techniek en machine, waardoor machines minder of niet stil komen te staan en servicetechnici minder worden belast; dus ook besparing van tijd en geld in de organisatie van de opdrachtgever;
• betere machineprestaties door beter in- en afstellingen, beter gebruik en onderhoud, enz.

Dit alles leidt tot meer tevreden afnemers die met enige goede wil ambassadeurs kunnen worden voor de uw product en uw bedrijf.