Vijf tips om te besparen op kantoorartikelen

Een regel voor iedere onderwijs- of overheidsinstelling, organisatie of ondernemer: nooit meer uitgeven dan nodig. Besparen op personeel of inkoop is niet altijd mogelijk. Een goed voorbeeld van kosten waarop vaak wel gemakkelijk en veel bezuinigd kan worden? Kantoorartikelen!

Hieronder vind je vijf tips die niet alleen geld schelen maar ook zorgen voor een duurzame organisatie.

Kies voor tweedehands kantoormeubilair

De aanschaf van kantoormeubilair zoals bureaus, bureaustoelen, het interieur van een ontvangstruimte of vergaderruimte en printers beslaat vaak een groot gedeelte van het budget. Besparen hierop is mogelijk door de aanschaf van tweedehands kantoormeubilair. De interieuritems zijn vaak erg degelijk gemaakt voor dagelijks intensief gebruik en nieuw erg prijzig, maar zijn door faillissementen en nieuwe kantoorinrichtingen vaak een stuk goedkoper verkrijgbaar terwijl ze nog jaren mee kunnen gaan.

Besparing door gebruik van herbruikbare kantoorartikelen

Hergebruik kan een groot aandeel leveren in het terugdringen van kosten. De achterkant van oud papier gebruiken als kladpapier, oude dozen als archiefdozen en organizers in plaats van agenda’s aanschaffen. Dragen medewerkers naambadges maar zijn er veel personeelswisselingen, of organiseer je wel eens een congres of evenement waarvoor naamplaatjes voor de bezoekers nodig zijn? Kies dan voor de herbruikbare naambadges van Uniq Print. Op Naambadges.nl vind je handige starterspakketten om zelf naambordjes mee te bedrukken.

Besparen op kopieer- en printkosten

Organisaties gaan steeds meer digitaal. Ondanks dat zal het je nog verbazen hoeveel er nog geprint wordt in veel kantoren. De kosten van een bedrukt a4-tje lijken niet hoog, maar er wordt ruim onderschat hoeveel proefdrukken en prints er nog worden gemaakt. Omdat kopieermachines en printers nog bepaald niet overbodig zijn, kun je wel kiezen voor duurzame printers die bij inactiviteit op slaapstand gaan. Dit kan tot wel € 100,- per printer per jaar schelen in stroomverbruik. Meer besparen (op cartridges en papier) is mogelijk door standaard alles dubbelzijdig te laten printen in zwart-wit en voor intern gebruik dunner papier te gebruiken.

Lagere kosten door gezamenlijke inkoop

Bij de inkoop van kantoorartikelen is het natuurlijk sowieso verstandig goed prijzen te vergelijken en altijd meerdere offertes op te vragen. Het is niet altijd duidelijk, maar als je groot inkoopt zijn leveranciers vaak bereid een staffelkorting te geven. Grote hoeveelheden heb je niet altijd zelf als organisatie nodig, maar je kunt wel met meerdere organisaties tegelijk inkopen voor korting. Gelijk een goed ding om over na te denken voor de volgende regionale netwerkbijeenkomst van RegioinBedrijf Connect.

Duurzaam en kostenbesparend

Als je wilt besparen op kantoorkosten, is het vaak handig om te kijken naar duurzame initiatieven. Er zijn veel kleine veranderingen die niet alleen een positief effect hebben op het milieu, maar ook zorgen voor een kostenbesparing. Denk maar eens aan LED-verlichting in plaats van oude Tl-verlichting, verlichting die gekoppeld is aan bewegingsmelders, machines of computers die uitschakelen na een bepaalde tijd van inactiviteit en toiletten die minder water gebruiken. Kleine dingen die op de lange termijn een groot verschil maken voor het milieu en het budget.

Ga niet altijd voor het goedkoopste als je wilt besparen. Bedenk dat voor sommige veranderingen eerst geïnvesteerd moet worden, voor een besparing op termijn.