Bespaar veel geld met het Etteplan-model

Leo Adank, Sales Manager bij Etteplan, vertelde eerder al over hoe het Etteplan-model technische (service)documentatie koppelt aan engineering en IoT. In dit artikel licht hij een en ander nader toe en legt Adank uit tot welke enorme besparingen dit kan leiden.

Foto: het Etteplan-model. Klik hier voor een grotere weergave

“Het begint allemaal met HyperDoc, ons Content Management Systeem,” legt Adank uit. “Daarin creëren we informatie om gebruikers te helpen bij het bedienen, repareren of onderhouden van een apparaat. De database achter HyperDoc is de bron van alle informatie. Daarin verwerken wij zowel illustraties als tekst in hele kleine topics. Die voorzien wij van metadata die je op allerlei verschillende manieren kunt selecteren voor diverse soorten producten en publicaties.”

‘One word, one meaning’

Daarnaast is er HyperSTE (Simplified Technical Englisch). Adank vertelt: “Dat is een gangbare methodiek om het schrijven van Engels zo helder en kort mogelijk te maken aan de hand van het principe ‘one word, one meaning’. Daarmee verhoog je de begrijpelijkheid van teksten en verlaag je de vertaalkosten van teksten omdat je met standaard zinnen werkt. Dat laatste komt omdat je minder variaties hoeft te vertalen.”

HyperSTI staat dan weer voor Simplified Technical Illustrating. “Daarbij wordt 3D-data die wordt aangeleverd door de klant op verschillende manieren en vaak in lagen gevisualiseerd, zodat je die veel beter kunt hergebruiken en kunt toepassen in documentatie maar ook op andere systemen,”aldus Adank.

Service Information System

Alle informatie die verwerkt wordt via HyperDoc, HyperSTE en HyperSTI komt terecht in het HyperCenter. “Dat is zeg maar ons distributiecentrum. Via HyperSIS, het Service Information System, kun je vervolgens publiceren. Bijvoorbeeld om te drukken in pdf-vorm of informatie op scherm te tonen, maar ook in HTML-vorm om bijvoorbeeld op websites, smartphones of tablet te publiceren. Daarmee wordt die informatie toegankelijk voor monteurs of gebruikers op locatie en krijgen zij de juiste instructies in de beste vorm op het juiste moment,” licht Adank toe.

HyperSIS zorgt er dus voor dat de benodigde informatie daar komt waar nodig is. “HyperParts is dan weer het systeem dat er op het moment dat je onderhoud pleegt voor zorgt dat de gewenste onderdelen besteld worden. Instructie en onderdelen komen zo bij elkaar om het proces te vereenvoudigen en te versnellen. Dit alles bij elkaar is het Etteplan-model,” aldus Adank.

Slimme methodes

Hij vervolgt: “Als je dit model volgt in de industrie ben je verzekerd van allerlei besparingen die je gewoon enorm veel geld opleveren in vergelijking met processen die dat niet doen. Je bespaart door deze slimme methodes namelijk onder meer op het gebied van vertalen, schrijven en het bestellen van onderdelen. Wij passen deze werkwijze al jaren succesvol toe bij bedrijven die hun informatie en documentatie op het gebied van hun aftersales optuigen met het Etteplan-model. Zo voldoen ze aan alle reglementen en kunnen ze hun medewerkers en gebruikers dankzij onze slimme technieken overal van de juiste informatie voorzien.”

Minder op papier, meer op scherm

Daarnaast is het zo dat de EU in 2016 de wetgeving voor het verstrekken van informatie richting consument- en professionele gebruikers heeft bijgesteld. Adank legt uit: “Daarin staat dat je alleen de veiligheidsinformatie en de handleiding voor het eerste gebruik op papier moet worden geleverd en dat alle overige informatie elektronisch aangeleverd mag worden. Dat biedt bedrijven dus de gelegenheid om voor deze methodiek ook het Etteplan-model te volgen. Want je hoeft dus niet meer alles te drukken. Wij voeren nu gesprekken met klanten die bijvoorbeeld voor 25.000 euro per jaar boekjes drukken. Dat bedrag kan dus misschien wel teruggebracht worden tot 10.000 euro omdat je veel minder informatie hoeft te drukken en veel meer digitaal ter beschikking kunt stellen. Met het schrijven kun je al dertig procent besparen en met het hergebruik ook, dus dat is besparing op besparing! Dan kom je vaak maar tot de helft van de huidige kosten. Door nu te investeren is dat binnen 1 tot 3 jaar terug te verdienen. En dan ben je ook nog eens helemaal klaar voor de toekomst.

XML

Heel het systeem is namelijk gebaseerd op de beschrijvingstaal XML, de opvolger van SGML, die je straks ook weer aan machines kunt koppelen via sensoren. Die geven dan op enig moment aan dat ze aan vervanging toe zijn, zodat monteurs ‘predicted maintenance’ kunnen uitvoeren. Het Etteplan-model maakt dus een prima koppeling met het Internet of Things-concept.”

Lees ook: het Etteplan concept dat servicedocumentatie koppelt aan engineering en IoT

Auteur: Ron van Kuijk