Onderhoud biedt kansen om te verduurzamen

Door onderhoud goed te organiseren en de juiste keuzes te maken kunnen kosten worden bespaard. Hierdoor ontstaan er kansen om tegelijkertijd een stap te maken in het verduurzamen van de huisvesting. Projectontwikkelaar HEVO geeft verdere toelichting hierover.

Foto: Eva Bloem

Scholen in het primair- en voortgezet onderwijs krijgen steeds meer verantwoordelijkheid als het gaat over de exploitatie van hun schoolgebouwen. Oorzaken hiervan zijn zowel de recente doordecentralisatie van het buitenonderhoud bij primair onderwijs als de volledige doordecentralisatie voor primair- en voortgezet onderwijs waarvoor in steeds meer gemeenten wordt gekozen.

Onderhoud van schoolgebouwen heeft als belangrijkste doel het in stand houden van gebouwen en installaties. Door onderhoud te koppelen aan het operationele proces van een school, kan tot wel 15% worden bespaard op onderhoudskosten. Ondanks deze besparing blijft het voor bestuurders, maar ook voor onderhoudstechnici, lastig om keuzes te maken en de juiste prioriteiten te stellen, omdat zij vaak vanuit hun eigen standpunt lastig het geheel kunnen overzien.

Gefundeerde onderhoudsstrategie

HEVO ondersteunt schoolbestuurders met het formuleren van ambities, die vervolgens worden omgezet in meetbare onderhoudsactiviteiten. Daarbij maken wij gebruik van het Onderhoudskompas. Dit is een praktische tool waarmee organisaties een concreet en compleet inzicht krijgen in de huidige en gewenste conditie van alle installaties en in de budgetten die nodig zijn voor het onderhoud. Met de tool is het eenvoudig om een koers uit te zetten en keuzes te maken voor het onderhoudsbeleid op de korte en lange termijn. Daarmee biedt het Onderhoudskompas het startpunt voor kostenbesparing, omdat doelgericht budgetten kunnen worden gereserveerd en er bespaard wordt op onvoorziene storingskosten. Op deze manier ontstaat budgettaire ruimte die als eerste stap ingezet kan worden voor verduurzaming van het gebouw.

Zelf doen of uitbesteden?

Op welke wijze het onderhoud van de huisvesting kan worden georganiseerd, wordt in hoge mate bepaald door de deskundigheid op het gebied van wet- en regelgeving, vakkennis op installatietechnisch en bouwkundig vlak van de eigen organisatie. Ook de organisatorische vaardigheden van de organisatie, het aantal fte’s en het opleidingsniveau spelen een rol bij de keuze voor wel of niet uitbesteden van onderhoud. Wanneer de eigen organisatie qua kennis en kunde op een niveau is waarbij deze de juiste vraag aan de markt kan stellen en de onderhoudswerkzaamheden op kwaliteit kan beoordelen, dan is het aantrekkelijk de onderhoudsvraag vanuit de eigen organisatie op operationeel niveau te besturen en als inspanning in de markt te leggen. Op het moment wanneer men wat kleiner georganiseerd is en minder of geen kennis en kunde in huis heeft dan ligt het voor de hand de onderhoudsvraag meer als prestatie in de markt te leggen of zelfs het technisch beheer als geheel door een marktpartij uit te laten voeren. Het efficiënt organiseren van onderhoud biedt ruimte om ook duurzaamheid in het onderhoudspakket mee te nemen.

Prioritering onderhoudsinspanningen

Als er ruimte is ontstaan door kostenbesparing of door efficiency in de organisatie van onderhoud, dan zijn er kansen voor bestuurders van onderwijsinstellingen om door middel van onderhoud de gebouwen te verduurzamen. Door duurzaamheidsmaatregelen op te nemen in de plannen van het meerjarig onderhoud kan de kwaliteit van een schoolgebouw over een langere termijn worden geborgd. En kunnen maatregelen worden gerealiseerd om de kwaliteit te verbeteren tegen minimale kosten. Het is belangrijk om op strategisch niveau te bepalen waar de prioriteiten liggen en welk onderhoud wordt uitgevoerd. Dit bepaalt het ambitieniveau en de daarbij behorende kosten. Het primaire proces, onderwijs verzorgen, is hierbij het absolute uitgangspunt. HEVO is voorstander om het onderhoudsmanagement aan te laten sluiten bij de wensen van de organisatie, de gebouwen en de kennis en kunde van medewerkers. Deze integrale visie en aanpak vertalen zich ook in een inkoopproces ‘op maat’.

Raamovereenkomst vs. ad hoc inkopen

Vaak wordt onderhoud nog op ad hoc basis met een inspanningsverplichting aanbesteed aan wisselende partijen. Op de lange termijn een minder duurzame keuze. Er zijn ook manieren om dit meer te structureren. Een voorbeeld is het aanbesteden van toekomstige werkzaamheden door middel van een raamovereenkomst met een looptijd van bijvoorbeeld 4 tot 8 jaar. Op deze manier wordt niet steeds met wisselende partijen gewerkt waarbij garanties en verantwoordelijkheden bij vele partijen liggen, maar wordt met een overzichtelijk aantal partijen een overeenkomst gesloten waarbinnen (met concurrentie) op basis van vaste afspraken werkzaamheden worden uitgevoerd. Voor de CVO Groep in Zeist heeft HEVO recent een aanbesteding begeleid op basis van een raamovereenkomst. In deze aanbesteding hebben criteria als nabijheid, meedenken over verduurzaming en social return (inzet leerlingen en oud leerlingen) meegewogen. Om niet alleen een fictieve prijs mee te laten wegen zijn diverse onderhoudswerkzaamheden die op stapel stonden direct mee aanbesteed, wat voordelen gaf voor zowel de opdrachtgever als de inschrijvers.

Prestatieafspraken

De afgelopen tijd zijn diverse projecten aanbesteed en uitgevoerd waarbij het onderhoud op basis van prestaties is geformuleerd. Een van deze projecten is het VMBO Stedelijk College in Eindhoven. Naast de realisatie van de nieuwbouw van deze school van 15.000 m2, zijn ook het onderhoud en de schoonmaak van het gebouw aanbesteed. HEVO heeft in nauwe samenwerking met de school een prestatiebestek opgesteld voor het onderhoud tot 20 jaar na oplevering en voor de schoonmaak tot 10 jaar na oplevering. Hierdoor is de opdrachtgever jaren verzekerd van lage kosten voor onderhoud en schoonmaak. Door de inbreng van duurzame maatregelen wordt er bovendien een fijn binnenklimaat gecreëerd en wordt het verbruik van energie beperkt. Naast een mooi gebouw met lage onderhoudskosten heeft het tegelijkertijd aanbesteden van realisatie en exploitatie ook andere voordelen. Doordat de bouwers verantwoordelijk zijn voor het langjarig optimaal functioneren van het gebouw en de installaties, kijken ze veel scherper naar de details en keuze van componenten. Hierdoor krijgt de opdrachtgever aantoonbaar een duurzamer gebouw met minder problemen.

Gelijktijdig aanbesteden

Een ander project is het Carmel College Salland. Bij de nieuwbouw van dit havo/ vwo gebouw voor circa 1.250 leerlingen wilde de opdrachtgever een proces en contract waarbij de verantwoordelijkheid van ontwerp en uitvoering in één hand was. Om de onderwijsvisie goed en onafhankelijk te vertalen naar een ontwerp is er een voorontwerp gemaakt onder regie van HEVO. Tijdens de voorontwerpfase is de opdrachtgever ervan overtuigd geraakt dat het tegelijkertijd aanbesteden van technische ontwerp, realisatie en onderhoud de eindkwaliteit van het gebouw zou verbeteren. Bij de aanbesteding van het onderhoud is een duidelijke scheiding gemaakt tussen de onderdelen waar gebruik en subjectieve criteria een grote rol spelen zoals wandschilderwerk en onderdelen waar dit niet speelde zoals dakafwerking. De onderdelen waar gebruik veel invloed heeft op de conditie zijn uit de prestatieafspraken gelaten. Om de exploitatiekosten te beperken zijn er bewuste keuzes gemaakt wat betreft de toegepaste materialen en systemen, waarbij duurzaamheid van het gebouw steeds werd meegewogen. Op deze manier is het Carmel College Salland verzekerd van een blijvend goed presterend schoolgebouw voor relatief lage kosten. Doordat het onderhoud op prestaties is uitbesteed kan de eigenaar zijn aandacht volledig richten op het toetsen van de kwaliteit van het gebouw en de tevredenheid van de gebruikers.

Verduurzamen door onderhoud

De wetgeving geeft eisen waaraan een gebouw moet voldoen. Bij onderhoud is dit het minimale waaraan voldaan moet worden. Dankzij een meerjarenonderhoudsplanning wordt een eerste stap gezet in het bewust uitvoeren van onderhoud en krijgen schoolbesturen dankzij een gefundeerde onderhoudsstrategie grip op hun onderhoudsinspanningen en bijbehorende kosten. Met die wetenschap – en een integrale aanpak – is er ruimte voor duurzame keuzes, die de kwaliteit van de huisvesting op lange termijn borgen. Door deze duurzaamheidsambitie ook te vertalen in de inkoop van het onderhoud, benut u optimaal de kansen om via onderhoud uw huisvesting te verduurzamen.

Tekst: Winifred van den Bosch en Jean-Marc Vloemans, HEVO