10 tips bij het organiseren van een bedrijfsevenement

Bij de organisatie van een succesvol bedrijfsvenement heeft u met diverse zaken rekening te houden.

1.    Bepaal uw doelstelling

Een succesvol bedrijfsevenement start met een goede analyse van de doelstelling van het evenement. Door uw doelstelling te kiezen krijgt u een duidelijk beeld wat u wil bereiken met het evenement en kunt u ook uw keuzes voor het evenement gerichter maken. Bovendien kunt u achteraf ook analyseren of uw bijeenkomst het gewenste resultaat heeft bereikt. Enkele voorbeelden van doelstellingen zijn:

• Informatie, kennis en ervaringen uitwisselen, vergaren of overdragen
• Imago vestigen, bevestigen of verbeteren
• Draagvlak creëren
• Bedanken/belonen
• Motiveren
• Loyaliteit vergroten
• Teambuilding
• Zaken doen

2.    Bepaal uw doelgroep

Nu uw doelstelling bekend is heeft u waarschijnlijk ook een duidelijker beeld van uw doelgroep. Is uw doelgroep intern bijvoorbeeld (oud-)personeelsleden, bestuurders, een bepaalde afdeling? Zijn partners ook gewenst? Of is je doelgroep juist extern. Daarbij kunt u denken aan klanten, leveranciers, prospects, pers, overheden etc. Wanneer u de doelgroep hebt bepaald is het belangrijk te kijken wat er leeft in de doelgroep. Hoe staan ze tegenover uw onderneming? Welke belangen hebben zij bij uw evenement? Alleen wanneer uw bijeenkomst voor hen een toegevoegde waarde biedt (bijvoorbeeld het ontmoeten van branchegenoten of het vergaren van kennis) zal er bereidwilligheid zijn om te komen.De belangen van uw doelgroep en uw eigen doelstellingen bepalen gezamenlijk wat een passende invulling is voor uw evenement.

3.    Bepaal het te besteden budget

Bedenk wat u allemaal nodig heeft voor uw evenement. U kunt denken aan posten als Locatie, meubilair, catering, audiovisuele middelen, vervoer, entertainment en sprekers, aankleding en decoratie, garderobe,  fotograaf, drukwerk en promotiekosten, give-aways, accommodatie, schoonmaak, parkeerbegeleiding, vergunningen en verzekeringen, beveiliging etc.. Houdt ook rekening met een post onvoorziene kosten van ongeveer 10% van uw totaalbudget. Uw budget kunt u eventueel vergroten door sponsoring.

4.    Stel een hoofdverantwoordelijke en een organisatieteam aan

Het organiseren van een evenement is vaak meer werk dan wordt gedacht. Wanneer het evenement wordt georganiseerd door een team is er meer draagkracht binnen de organisatie. Verdeel onderling de taken. Is er niet voldoende tijd of kennis binnen uw organisatie om het evenement te organiseren dan kunt u het de organisatie ook (deels) uitbesteden. Wanneer u er voor kies leveranciers of andere externe partijen in te schakelen is het handig om goed te oriënteren en verschillende offertes op te vragen. Let ook op de voorwaarden. Organiseer een of meerdere vergaderingen voorafgaand aan het evenement

Waarschijnlijk kent het evenement uiteindelijk meer medewerkers dan alleen het organisatieteam. In veel gevallen kennen niet alle betrokken medewerkers elkaar. Het is handig om voor het evenement een vergadering te organiseren waarbij medewerkers elkaar kunnen leren kennen en eventuele vragen met betrekking tot het draaiboek besproken kunnen worden. Dit bevordert de samenwerking tijdens het evenement.

5.    Bepaal het juiste moment

Houdt rekening met vakantieperiodes en grote evenementen. Denk hierbij ook aan sportwedstrijden. Houdt afhankelijk van uw programma ook rekening met de te verwachten weersomstandigheden. Een buitenprogramma is vaak aangenamer in mei dan in  november. Wanneer u van genodigden intern of extern weet dat bepaalde periodes druk zijn is het aan te raden uw evenement niet op dat moment te organiseren. U weet immers dat uw genodigden dan waarschijnlijk geen tijd zullen hebben om het evenement bij te wonen. Ook is het raadzaam om rekening te houden met spits. Wanneer u een geschikte datum en tijdsduur hebt bepaald kunt u op zoek naar een locatie welke beschikbaar is op het moment van uw voorkeur.

6.    Stel het programma samen

Afhankelijk van uw doelstelling, de motieven van uw doelgroep en het beschikbaar budget stelt u een programma samen. Hierbij kunt u eventueel worden ondersteund vanuit een organisatiebureau. Iedere bijeenkomst heeft een verschillend programma maar er zijn een aantal vaste elementen die terug komen op veel zakelijke evenementen. Voor deze programmaonderdelen kunt u globaal de volgende tijdsindicaties aanhouden.

• Ontvangst en registratie (30 minuten)
• Welkomstdrankje (15 minuten)
• Bewegwijzering en begeleiding (15 minuten)
• Welkomstwoord (5 minuten).
• Huishoudelijke mededelingen (5 minuten).
• Sprekers, entertainers, audiovisuele middelen (maximaal 1,5 uur achter elkaar).
• Koffie- of theepauze (20 minuten).
• Lunch (1 tot 2 uur).
• Diner (1,5 tot 3,5 uur).
• Feest (4 tot 5 uur).
• Afronding programma (5 tot 10 minuten).
• Vertrek en overhandigen geschenk/attentie (30 minuten).

Mocht het programma uitlopen dan kunt u pauzes eventueel iets inkorten om alles weer volgens schema te laten verlopen.

7.    Regel een locatie

Kies een locatie die past bij uw doelstelling, budget en de belangen van uw doelgroep. Heeft u voor uw doelstelling creativiteit en rust nodig en beschikt uw doelgroep over eigen vervoer dan kan wellicht een locatie in een natuurlijke omgeving passend zijn. Is het juist belangrijk dat de locatie goed bereikbaar is per openbaar vervoer en dient er voldoende te doen te zijn voor deelnemers buiten het programma om dan kan een centrum locatie geschikter zijn.

8.    Zorg voor de uitnodiging

Maak een gastenlijst op basis van de door u bepaalde doelgroep. Wilt u ook aandacht voor uw evenement in de media zorg dan ook voor een uitnodiging aan relevante pers. Zorg ervoor dat uw uitnodiging opvalt en uitnodigend is. De stijl moet passen bij uw doelgroep en doelstelling. Benadruk in de uitnodiging het belang van aanwezigheid voor uw relatie. Ook op ‘verborgen doelstellingen’ van de genodigde kunt u inspelen. Uw genodigde moet overtuigd raken van het belang om bij uw evenement aanwezig te zijn. Zorg ervoor dat indien nodig ook een routebeschrijving en programma is bijgevoegd. Verstuur de uitnodiging ongeveer 6 weken voor aanvang van het evenement. Zijn genodigden drukbezet stuur dan eventueel een vooraankondiging. Twee weken na het verzenden van de uitnodiging kunt u nog een herinnering sturen om de kans op een goede opkomst te vergroten.Geef in de uitnodiging duidelijk aan hoe genodigden zich kunnen aan- of afmelden.

9.    Stel een draaiboek samen

Werk kolomsgewijs met tijd, locatie, activiteit, verantwoordelijke, betrokken leverancier(s) en ruimte voor aantekeningen. Neem ook een plattegrond en alle contactgegevens op. Zorg ervoor dat ook aan alle partijen duidelijk is wie de regie tijdens het evenement in handen heeft en waar leveranciers met hun vragen terecht kunnen. Het is handig om twee draaiboeken te maken. Een beknopte versie voor de leveranciers en een uitgebreide voor betrokken medewerkers. Zorg ervoor dat alle betrokken partijen tijdig over het draaiboek beschikken zo kunnen eventuele onduidelijkheden nog op tijd worden opgehelderd.

10.    Zorg voor een goede afhandeling

Als het evenement geweest is kunt u bedankbrieven sturen aan sprekers, artiesten, leveranciers, enzovoort. Voor aandacht in de media stelt u een persbericht op dat u verstuurt naar redacties van relevante media.

Uw evenement brengt u nog eens extra onder de aandacht van uw gasten door een nieuwsbrief of magazine te sturen met een artikel en/of foto-impressie van het evenement. Bent u van plan in de toekomst een soortgelijk evenement nog eens te organiseren organiseer dan een evaluatie met de betrokken medewerkers en werk het draaiboek dan bij op basis van de ervaringen. Maak ook een financieel eindverslag.

Voor kosteloos advies en ondersteuning bij de organisatie van uw evenement in regio Arnhem Nijmegen kunt u contact opnemen met Convention Bureau regio Arnhem Nijmegen. Convention Bureau regio Arnhem Nijmegen promoot de regio Arnhem Nijmegen als bestemming voor vergaderingen, congressen, evenementen, conferenties, symposia, incentives en andere bijeenkomsten van zakelijke en feestelijke aard. Convention Bureau regio Arnhem Nijmegen adviseert en ondersteunt u kosteloos bij het organiseren van uw bijeenkomst.