8 manieren om het juiste CRM systeem te kiezen voor jouw bedrijf

Er is geen twijfel over mogelijk: een goed CRM systeem is onmisbaar voor elk groeiend bedrijf. Op een gegeven moment kun je je database van klanten en prospects immers onmogelijk meer beheren met honderden spreadsheets, switchend van het ene document of systeem naar het andere om gegevens over leads of klantgegevens te zoeken.

Met de juiste CRM software blijf je concurrerend, ongeacht de omvang van je bedrijf. Alle interacties met klanten worden bijgehouden, je houdt de vinger aan de pols bij verkoop en marketing, je kunt prospects zoeken, hechte relaties met klanten opbouwen én er worden meer producten en diensten verkocht. Wie wil dat nou niet?

Keuzestress bij het kiezen van een CRM systeem

Toch is het gemakkelijk om het juiste CRM systeem voor jouw bedrijf te kiezen. Dat komt niet alleen omdat er zo veel oplossingen zijn om uit te kiezen. Je moet ook rekening houden met de implementatie mogelijkheden, de mogelijkheden om de software aan te passen aan de bedrijfsprocessen, de kosten en de toegevoegde waarde voor je bedrijf, voordat je een keuze kunt maken. In dit artikel wil SuperOffice, een internationale CRM ontwikkelaar, proberen de keuzestress wat te beperken, door praktische tips te geven over het kiezen van het juiste CRM-systeem.

8 zaken die je in overweging moet nemen bij de keuze van een CRM systeem

De grootste fout die wordt gemaakt door bedrijven die een CRM-systeem aanschaffen, is dat ze verschillende leveranciers en functionaliteiten vergelijken, in plaats van zich te richten op hun eigen wensen en prioriteiten. Stel jezelf daarom de volgende vragen, voor je CRM-leveranciers gaat vergelijken:

1. Welke processen in ons bedrijf willen we verbeteren?
2. Welke bedrijfsprocessen ontbreken en moeten toegevoegd worden?
3. Wie binnen het bedrijf gaat CRM gebruiken?
4. Welke andere software willen we koppelen aan een CRM systeem?
5. Wat is ons budget?

Als je deze vragen hebt beantwoord weet je waarom je CRM nodig hebt. De volgende stap is te specificeren wat je wilt in een CRM systeem. Hieronder volgen daarom acht zaken om rekening mee te houden.

1. Cloud versus On-premise

Beide oplossingen hebben voor- en nadelen. Met een Cloud (Software-as-a-Service/SaaS) oplossing, heb je zelf geen server of technische expertise nodig. Je hoeft alleen in te loggen op de CRM software in de cloud met je internetbrowser en je kunt beginnen.

Met een On-premise oplossing, ben je eigenaar van de software die fysiek bij jou op het bedrijf wordt gehost. Je hebt dan rechtstreeks toegang tot de servers als je de software wilt koppelen aan andere klantapplicaties. Bovendien heb je niet te maken met terugkerende abonnementskosten. Je moet echter wel zelf IT personeel hebben en de noodzakelijke hardware en software kopen. Ook moet je ook rekening houden met  implementatiekosten.

2. Zorg dat je weet welke functionaliteiten je nodig hebt

Jouw bedrijf is uniek als het gaat om processen, klantenbestand en groeidynamiek. Het is dus niet verstandig om een reeks standaard- of basisfuncties in te stellen die niet flexibel zijn. Je hebt een schaalbare CRM-oplossing nodig! Daarom moet je een CRM-oplossing kiezen die gemakkelijk te upgraden is naar een volgende, uitgebreidere versie. 

3. Houd rekening met integratie van applicaties

CRM is niet het zoveelste onderdeel van een verzameling werksystemen. Je koopt het om je bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Daarom moet je er zeker van zijn dat je de andere applicaties die je al hebt, kunt integreren met het CRM systeem. En dan hebben we het niet alleen over het integreren van Office 365 of Google G-Suite. Je CRM-software moet ook naadloos aansluiten op een ERP-systeem of een ander boekhoudprogramma, HR-software, je eigen website om nieuwe leads te importeren, facturerings- en e-commerceplatforms om transacties te registreren en e-marketingoplossingen.

4. Vraag een demo of gratis proefversie aan

Koop nooit zomaar een CRM systeem. Het is altijd verstandig om het eerst uit te testen. De beste oplossing is: beginnen met een live (of online) demo en daarna een gratis proefversie testen. Tijdens een live demosessie word je stap voor stap door de software geleid, om te laten zien hoe deze moet worden gebruikt. Daarna kun je vragen stellen, specifiek gericht op jouw bedrijfsprocessen.

5. Kies een leverancier met referenties in jouw branche

Het is verstandig om een CRM-leverancier te zoeken die eerder heeft gewerkt met vergelijkbare bedrijven in jouw branche. Kijk gewoon eens rond op de website van de leverancier; dan krijg je een idee van het type en de omvang van de bedrijven waarmee hij samenwerkt. Ook kun je op recensiewebsites zoals Capterra or FeaturedCustomers.com, aanbevelingen en referenties van andere klanten lezen.

6. Controleer of aanpassing mogelijk is

Een CRM-oplossing heeft geen zin als hij niet goed geconfigureerd is of als je medewerkers niet opgeleid zijn en weten hoe ze de functies kunnen gebruiken. Dus als je een offerte vraagt, vraag dan ook hoeveel het kost om de oplossing te configureren aan jouw wensen en wat de trainingsmogelijkheden zijn.

7. Besteed aandacht aan ervaringen van gebruikers

Een criterium dat van essentieel belang is bij de keuze van een CRM-systeem is de gebruikservaring. Vraag je bij de aanschaf van een CRM systeem daarom af: hoe effectief is de gebruikersinterface (en hoe prettig om mee te werken)? Hebben de knoppen duidelijke opschriften? Is de volgorde van de handelingen logisch?

8. Zorg dat het systeem GDPR/AVG functies heeft

Het laatste, maar zeker niet het minst belangrijke punt is de beschikbaarheid van GDPR/AVG functionaliteit in de CRM oplossing. Nu de GDPR/AVG van kracht is geworden, zijn de gegevens van je klanten en de opslag ervan belangrijker dan ooit. Met een CRM systeem dat klaar is voor GDPR/AVG kunnen klantgegevens op efficiënte wijze beheerd worden.