De vergeten checklist voor evenementen

Bij het organiseren van een evenement is het belangrijk en handig om een checklist te gebruiken, zodat niets vergeten wordt. Naast de doelgroepbepaling, een geschikte locatie en de catering zijn er immers nog tal van punten waar rekening mee gehouden dient te worden.

Libéma uit Rosmalen maakte een checklist met punten die vaak over het hoofd gezien worden, maar zeker niet minder belangrijk zijn.

1. Pakkend thema

Een thema met bijvoorbeeld een dresscode zorgt voor betrokkenheid en voorpret van je evenement. In december zijn er bijvoorbeeld vaak borrels waarbij de dresscode een foute kersttrui is. Jouw gasten zijn hierdoor al weken voor het evenement bezig met het zoeken van een outfit en bijpassende attributen en hierdoor ook al weken van tevoren bezig met jouw evenement.

2. Sfeervolle muziek

Muziek kan de beleving van je evenement upgraden en toch wordt dit vaak vergeten. Live-optredens, een dj achter de draaitafel of zachte achtergrondmuziek maken in de totaalbeleving van je evenement een groot verschil.

3. Centraal plein

Vooral bij grote evenementen is het voor de bezoekers fijn als er een centraal plein aanwezig is. Bezoekers kunnen elkaar hier ontmoeten, tot rust komen en zo hebben ze ook een herkenningspunt. Maak het centraal plein sfeervol en uitnodigend en zorg bijvoorbeeld voor gezellige zithoeken, foodtrucks, sfeervolle verlichting en verdere decoratieve aankleding. Ook een plattegrond en informatiepunt kunnen niet ontbreken op het centrale plein.

4. Dedicated team

Een projectteam dat met je meedenkt om je evenement naar een nog hoger niveau te tillen is ook zeer belangrijk. Een team dat met je meedenkt maakt het werk niet alleen leuker, samen weet je en bereik je ook meer.

5. Flexibele ruimtes

Het is belangrijk dat de ruimtes van de evenementenlocatie flexibel in te richten zijn. Alles, hoe gek je het ook bedenkt, moet mogelijk zijn. Van een paardenrenbaan tot een kermis. Eind oktober vond het alles-kan-kidsevenement Doe’s Gek plaats in IJsselhallen Zwolle. De hallen van de IJsselhallen maakten plaats voor onder andere bewegende dinosauriërs, een LEGO-land, tientallen springkussens en een kermis; bij IJsselhallen Zwolle is niets te gek.