Evenement organiseren: De (nieuwe) wet- en regelgeving

Een evenement organiseren is leuk, maar het is ook een serieuze zaak. Je krijgt namelijk te maken met een hoop wet- en regelgeving. Denk aan de werkkostenregeling (WKR), vergunningen én de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De Arjan van Dijk Groep, een evenementenbureau uit Wernhout, legt uit waar je zoal op moet letten.

Wat valt er onder de WKR?

Sinds 2015 mogen werkgevers maximaal 1,2% van het fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen voor de werknemer. Ga je daar overheen? Dan krijg je te maken met een eindheffing van wel 80%. Het is dus belangrijk om na te gaan of het evenement dat je organiseert binnen de WKR valt of niet. De WKR heeft betrekking op alles dat tot het loon hoort en feestelijke evenementen worden als beloning gezien. Dat wil zeggen dat personeelsfeesten, jubileumfeesten en bedrijfsuitjes onder de regeling vallen. Organiseer je een evenement dat verplicht is en een zakelijk karakter of trainingsdoeleinden heeft? Dan heb je niet te maken met de regeling.

Vergunningen voor je evenement

Wanneer je een event organiseert zul je ook vaak vergunningen aan moeten vragen. Welke dat precies zijn hangt af van de lokale overheid waar het evenement in plaatsvindt. Meld je daarom altijd als organisator van een evenement bij de gemeente en informeer over de vergunningen die van toepassing zijn. Het kan zijn dat je een evenementenvergunning aan moet vragen. Daarin wordt de verantwoordelijkheid voor de orde en de veiligheid van de deelnemers en bezoekers op het evenemententerrein vastgelegd. Als je muziek draait op je evenement ben je verplicht om auteursrechten aan stichting Buma te betalen. Speelt muziek een grote rol? Dan kan het zijn dat er een vergunning voor geluidsoverlast nodig is. Andere vergunningen waar je rekening mee moet houden zijn degenen voor het plaatsen van tenten en podia, drankvergunningen en vergunningen voor het afsteken van (professioneel) vuurwerk.

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Als het goed is ben je ondertussen al goed voorbereid op de Algemene Verordening Gegevensbescherming, oftewel de AVG. Vanaf 25 mei moeten alle bedrijven met data in huis zich hieraan houden. Maar organisatoren van evenementen en hun leveranciers verzamelen doorgaans veel (persoons)gegevens. Het kan dus geen kwaad om in te zoomen op de impact die AVG heeft op evenementen en we geven je een paar tips om hier goed mee om te gaan.

AVG beschermt tegen cybercrime

In december 2016 kwamen er nog privégegevens van ruim 250.000 concert-, festival- en beursbezoekers op straat te liggen. Om op de snelle opkomst van digitale communicatie in te spelen en dit soort lekken te voorkomen is de AVG in het leven geroepen. De verantwoordelijkheid om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan wordt nu bij bedrijven gelegd en dit gaat ook worden gecontroleerd. Dat betekent dat bedrijven niet meer zonder duidelijke reden informatie mogen verzamelen en dat ze moeten vastleggen hoe ze met data omgaan.

Wat betekent dit voor events?

Wanneer je een evenement organiseert wordt er veel verschillende data over bezoekers verzameld. Er wordt data verzameld voor commerciële doelen of voor netwerk doeleinden. Maar als organisator van een event verzamel je misschien ook wel informatie over voedselallergieën.

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen gewone persoonsgegevens, zoals naam en adres, en bijzondere persoonsgegevens. Denk hierbij aan gegevens zoals iemands godsdienst, politieke of seksuele voorkeur of lidmaatschap van maatschappelijke organisaties. Oftewel gegevens die over iemands identiteit gaan. Wanneer je deze gegevens verzamelt, bijvoorbeeld omdat je een politieke bijeenkomst organiseert, is het erg belangrijk om aan te tonen dat er beleid is voor het verzamelen en bewaren van deze gegevens.

Tips voor een goede zorgplicht rondom evenementen

Wanneer je een evenement organiseert ben je verantwoordelijk voor de belangen van de bezoekers. Zorg dat je zorgvuldig met klantgegevens omgaat en dat je alleen samenwerkt met leveranciers die daar net zo zorgvuldig mee omgaan. Arjan van Dijk geeft een paar tips:

• Vraag nooit meer gegevens dan je daadwerkelijk nodig hebt
• Informeer de bezoeker goed over waar je de gegevens voor nodig hebt
• Bewaar de gegevens niet langer dan je ze nodig hebt
• Vraag expliciet toestemming voor het versturen van een nieuwsbrief
• Controleer of de partijen waar je mee samenwerkt goed verzekerd zijn
• Zorg voor een goede bewerkersovereenkomst

Kortom: ga je een evenement organiseren? Voorkom dan hoge boetes en informeer welke wet- en regelgevingen op jouw event van toepassing zijn.