Evenement organiseren: Een goede evaluatie is het begin van succes

De laatste gasten zijn de deur uit en het evenement is afgelopen. Maar daar houdt het nog niet op! Je hebt veel blije gezichten gezien, maar was het evenement daarmee ook echt succesvol? Tijd om te gaan evalueren.

De evaluatie is bijna belangrijker dan het event zelf. Je wilt natuurlijk weten hoe je gasten het hebben ervaren, wat er goed en minder goed ging, en natuurlijk of de doelstelling is behaald!

Vraag het aan je gasten

Er is maar 1 manier om erachter te komen hoe je gasten het event echt hebben ervaren en dat is door er simpelweg naar te vragen. Wacht niet te lang en stuur na het evenement een enquête waarin je vraagt naar hun ervaringen. Houdt de enquête kort om te zorgen voor een zo hoog mogelijke respons en vergeet geen open ruimte voor feedback toe te voegen. Daar leer je namelijk het meeste van.

Hoe verliep het event?

Hoe hebben jij en je collega’s het evenement zelf ervaren? Wat liep er goed en minder goed? Het is belangrijk om dit te evalueren en bij te houden zodat je de learnings kunt gebruiken tijdens het volgende event. Een paar vragen die je zou kunnen stellen:

• Wat vond je van de taakverdeling voor en tijdens het evenement?
• Hoe verliep het uitnodigingstraject?
• Wat was het no-show percentage? Was dit meer of minder dan verwacht?
• Was het draaiboek volledig en duidelijk?
• Wat kan er volgende keer eventueel efficiënter of beter?

Is de doelstelling behaald?

Misschien wel de belangrijkste vraag die je moet stellen tijdens de evaluatie: Is de doelstelling behaald? Een event is een hele investering waarvan je wilt dat deze goed besteed is. Welke methode je het beste kunt gebruiken om te meten of je doelstelling is behaald is afhankelijk van de doelstelling van het evenement. Je kunt hier enquêtes voor gebruiken maar denk ook aan mailings en social media monitoring. Vaak is het een combinatie van verschillende methodes. Lees hier hoe je de resultaten van je evenement kunt meten.

Op naar het volgende evenement!

Nu je weet hoe succesvol je event was en wat je de volgende keer eventueel anders aan kunt pakken kun je op naar het volgende evenement! Kun je hier wel wat hulp bij gebruiken? Neem dan contact op met de Bedenkers van Beleving van de Arjan van Dijk Groep.