HEVO laat werknemers plezierig werken in een inspirerende omgeving

8 sep., 2017
Zakelijke dienstverlening

Gelukkige medewerkers worden minder snel ziek, werken beter samen, zijn creatiever en gaan beter om met veranderingen. Belangrijke voordelen van een werkplek die rekening houdt met persoonlijke voorkeuren.

Foto: kantoor HEVO ’s-Hertogenbosch

HEVO

HEVO uit ’s-Hertogenbosch heeft ervaring met het begeleiden van processen om werknemers en de organisatie als geheel optimaal te laten functioneren met de juiste faciliteiten in een inspirerende werkomgeving. Anders werken, noemen de experts in huisvesting en vastgoed dit. ‘Het anders werken’ is geen doel op zich. Dus geen zware veranderingsprocessen, maar redereer vanuit de medewerker, de interactie tussen afdelingen en het profiel van het bedrijf.

HEVO heeft haar aanpak het afgelopen jaar opnieuw aangescherpt met de nieuwste inzichten. Het resulteerde in ‘Office2Flow’: werknemers die in de juiste ‘flow’ zitten, zijn werknemers die mentaal volledig opgaan in hun bezigheden. Willem Adriaanssen, partner bij HEVO: “Wanneer organisaties hun mensen dusdanig goed faciliteren, werkt dit door in meer werkplezier, wat bijdraagt aan meer productiviteit. Beter kun je het als organisatie niet hebben.”

Kantoor als productiemiddel

Volgens Adriaanssen zijn veel bedrijven de afgelopen jaren uit het oog verloren waarom een kantooromgeving aangepast dient te worden. “Besparen op de kosten moet niet het enige doel zijn”, vindt hij. “Een kantoor is een productiemiddel, niet alleen een kostenpost. De relatie tussen het faciliteren van je mensen en de kwaliteit die zij leveren is heel belangrijk. Een inspirerende werkomgeving leidt niet alleen tot een hogere medewerkerstevredenheid, maar ook tot een hogere productiviteit en een lager ziekteverzuim. De opbrengst daarvan tikt veel harder door dan de lagere huisvestingskosten.”

Allemaal dezelfde flexwerkplekken

Adriaanssen komt veel flexwerkplekken tegen bij bedrijven, die passen bij ‘Het Nieuwe Werken’. Die zien er vervolgens allemaal hetzelfde uit. “Weinig keuzemogelijkheden en niet erg inspirerend. Daarbij is de akoestiek vaak slecht en hebben mensen geen invloed op de verlichting en temperatuur.” Adriaanssen vindt het meestal een standaard verhaal. Ons credo is: “Zorg voor een werkomgeving die naadloos aansluit bij wat medewerkers verwachten. Wij onderzoeken wat de activiteiten zijn die mensen verrichten, met als resultaat een specifiek beeld van een werkomgeving dat aansluit op het bedrijfsproces en de medewerkers die er werken. Dat is altijd maatwerk.”

Een nieuwe werkomgeving biedt kansen om bewuster, slimmer en duurzamer te werken en de aantrekkelijkheid van de organisatie te vergroten

Het begint bij een behoefte vanuit het management. Dat merkt bijvoorbeeld dat jongeren niet voor hun bedrijf kiezen, omdat de manier van (samen)werken in hun ogen achterhaald is. Bedrijven willen sneller inspelen op nieuwe marktomstandigheden en sneller kunnen schakelen. Dat vraagt om flexibiliteit en samenwerking tussen teams. Maar wat houdt flexibiliteit en optimale samenwerking in? Dit is organisatiespecifiek. HEVO start daarom met het peilen van behoeften bij werknemers. Waar zien ze graag verandering? “We houden interviews en enquêtes en ontwikkelen met de mensen een gedragen visie op de toekomstige manier van werken. En we meten hoe het kantoor daadwerkelijk gebruikt wordt. Het management schrikt vaak van de bezettingsgraad. Zo blijken werkplekken en vergaderruimtes veel minder vaak bezet dan gedacht.”

Drie voorwaarden voor een inspirerende werkomgeving

Wat HEVO betreft, voldoen haar kantorenprojecten aan drie voorwaarden: het kantoor wordt een functionele en inspirerende omgeving waar een prettig en gezond werkklimaat heerst. Ook dient de werkplek smart en duurzaam te zijn; met slimme apps kun je bijvoorbeeld eenvoudig zien welke werkplekken vrij zijn en waar je collega’s kunt vinden. Tot slot organiseert HEVO een slim proces.

HEVO organiseert het hele proces vanaf de visie tot en met de verhuizing en herijking van de facilitaire processen en contracten, zodat de directie de focus kan houden op haar primair proces. Door de slimme turnkey aanpak hoeft ze met maar één partij af te stemmen, maar heeft ze wel de regie in handen. Adriaanssen licht toe: “Directies hebben altijd haast, waardoor ze snel en effectief het proces willen doorlopen. Daarbij worden echter snel aspecten vergeten. Denk aan het begeleiden van de werknemers zodat ze echt gaan profiteren van de voordelen die de nieuwe kantooromgeving hen biedt.”

Begeleiding implementatie

Adriaanssen benadrukt een belangrijk advies voor bedrijven: “Het betrekken van medewerkers in het veranderingstraject is cruciaal voor het slagen. Daar organiseren wij ook sessies voor, zowel bij de opstart als implementatie- en evaluatiefase. Zodra alle tafels en stoelen op de nieuwe plek staan en iedereen aan het werk is in de nieuwe omgeving, dan begint het eigenlijk pas. Dan wordt het werkelijkheid voor werknemers. Hoe voorkom je als organisatie dat werknemers terugvallen op hun oude manier van werken, maar dan in de nieuwe kantooromgeving? En daarmee dus voorbijgaan aan de kansen die de nieuwe kantooromgeving biedt. In gesprek blijven met werknemers is een belangrijke voorwaarde voor blijvend succes. Vraag hen wat goed en wat minder goed gaat. Een andere werkplek kan namelijk veel weerstand oproepen. De juiste begeleiding vooraf en evaluatiemomenten nadien zijn noodzakelijk.”

Samenvattend

Een nieuwe werkomgeving biedt kansen om bewuster, slimmer en meer duurzaam te werken en de aantrekkelijkheid van de organisatie te vergroten. De voordelen van huisvesting afgestemd op de organisatie: