Steeds meer bedrijven digitaliseren formulieren

Steeds meer bedrijven in werken aan digitalisering. Ze stappen af van het papieren formulier en maken steeds vaker kennis met het gebruik van digitale alternatieven. Het digitale formulier wordt in steeds meer verschillende sectoren ontdekt

Analoog werken is inefficiënt

Analoog werken, met uitgeschreven papieren, is inefficiënt. Formulieren raken zoek, worden verkeerd ingevuld, en moeten bovendien handmatig aan een computersysteem worden toegevoegd. Dat betekent dat de papieren formulieren met de hand moeten worden overgenomen. Zonde van de tijd en van het geld.

Bedrijven in verschillende sectoren realiseren zich dat digitale formulieren effectiever zijn. Met één app kan een digitaal formulier worden ingevuld, opgevraagd en verstuurd naar kantoor. Grote mappen meenemen naar de werkplaats behoort tot het verleden.

Digitaal werken is veiliger

Neem nu een belangrijke installateursbedrijf als voorbeeld. Daar geldt kwaliteitscontrole. Een monteur voert achteraf keuringen uit om te verzekeren dat het werk correct is uitgevoerd. Voorheen werd een inspectie analoog uitgevoerd met een grote hoeveelheid formulieren. Inmiddels is er software beschikbaar die checklists bieden. Een digitale checklist zorgt ervoor dat iedereen direct kan controleren of de werkplaats veilig is bevonden.

Bedrijven hoeven niet meer zelf een checklist te ontwikkelen: er zijn templates beschikbaar die direct kunnen worden ingeladen, eventueel aangepast en in productie kunnen worden genomen.

Werken zonder papier

Werken zonder papier is ook nog eens beter voor het milieu. Bomen hoeven niet gekapt te worden om tot papier te worden gemaakt, maar er wordt gebruikgemaakt van servers in datacenters die toch al aan staan: de cloud.

Paperless werken voorkomt verspilling van tijd, geld en materiaal. Kwaliteitsmanagementsystemen zijn niet alleen goede digitale oplossingen om onder meer een veilige oplevering te garanderen, maar ook een manier om te achterhalen of er efficiënt is gewerkt. Zijn er materialen verspild? Is het werk correct uitgevoerd? En in hoeveel tijd? Resultaten van inspecties kunnen bijvoorbeeld direct worden doorgegeven in het systeem, waarna een rapport automatisch wordt opgemaakt. Op die manier is precies in te zien waar eventueel nog knelpunten in het werkproces zitten.

Minder administratieve rompslomp

De digitalisering zet door. Niet alleen op on-site locaties is een digitaal formulier handig. Ook als het gaat om administratieve handelingen, kan een digitaal formulier ook uitkomst bieden. Waar vroeger nog veel Excel werd gekozen, en waarbij rapporten werden geprint, wordt nu steeds vaker voor cloud oplossingen gekozen.

Cloudoplossingen hebben als voordeel dat er overal kopieën worden gemaakt. Kostbare data raakt dus niet zo maar verloren. Papier heeft dit nadeel juist wel: bij een brand kunnen bedrijven alles kwijtraken.

Administratiesoftware en kwaliteitsmanagementsystemen zijn tegenwoordig beschikbaar voor allerlei devices. Of het nu gaat om een gewone laptop, de computer thuis of de smartphone of tablet voor onderweg; overal kan direct data worden geraadpleegd en toegevoegd.