Verhoog de efficiency van uw werkvoorbereiding

U bent van plan uw onderhoudsorganisatie aan te passen of u heeft dat pas gedaan. U weet dat enkele zaken beter kunnen, maar u weet niet welke. U ziet dat de werkvoorbereiding zeer druk is en toch is het resultaat naar uw idee te laag.

Hoe pakt u dit aan? Een mogelijke oplossing is de Hands on Paper audit.

De werkvoorbereider is als een spin in het web. Hij of zij maakt van een onderhoudsvraag een werkpakket dat door de collega’s in het veld kan worden uitgevoerd; hij of zij zorgt voor de bijbehorende materialen, de bestellingen ervoor, stemt af met steigerbouwers, zorgt voor hijskranen en transport, voor werkvergunningen en andere veiligheidsdocumenten, en stemt met de operationele organisatie de uitvoering van de werkzaamheden af, zodat er een planning gemaakt kan worden.

Kortom, een belangrijke en centrale speler in de uitvoering van onderhoud. Werkvoorbereiders hebben het druk, vaak héél druk. Maar waarmee eigenlijk, en waarom?

Er was toch uitgegaan van het aantal monteurs voor het aantal werkvoorbereiders? En er waren toch onderhoudsplannen die panklaar uit een systeem kwamen?

De praktijk is vaak anders. Juist omdat de werkvoorbereider de spin in het web is, is hij ook de vraagbaak van de organisatie. Hij is namelijk van alle activiteiten op de hoogte en heeft alle informatie daarover.

Gevolg is dat de werkvoorbereider regelmatig gestoord wordt in zijn of haar werk door vragen van zowel productie als onderhoud, leveranciers en magazijn, en geregeld ook de financiële afdeling. Die verstoringen komt de kwaliteit niet ten goede.

Daarnaast worden er vaak nog allerlei extra klusjes bij de werkvoorbereider neergelegd. Klusjes die ze prima kunnen en ook wel doen, maar daar eigenlijk niet thuis horen. Eenmaal zo’n klusje gedaan, komen ze er niet meer vanaf en wordt het onderdeel van hun dagelijkse werkzaamheden.

Het is dus een goede zaak om eens een objectieve meting te doen om te zien waar de werkvoorbereider nu werkelijk mee bezig is en waar hij last van heeft.

HoTT en HoP, een geweldig DUO!

HoTT kennen we al, de productiviteitsmetingen op de werkvloer voor het identificeren van verliezen en verstoringen. Mocht u meer willen weten over Hands-on-Tool-Time lees dan bijvoorbeeld dit artikel eens van Ben Thiehatten.

Maar kent u HoP al? HoP staat voor Hands on Paper, ofwel hoeveel tijd wordt er werkelijk aan het papier besteed en hoeveel tijd aan andere, soms niet relevante zaken. HoP wordt vooral toegepast bij de afdelingen die opdrachten voor uitvoering uitwerken. In de praktijk is dat vaak de werkvoorbereiding, maar het kan ook op de engineering worden toegepast, of op de administratieve afdeling. Het doel is steeds hetzelfde, vinden van verliezen bij 'kantoor'-werkzaamheden.

Wanneer gebruikt u een HoP audit?

De HoP audit wordt gebruikt wanneer de organisatie vóór de uitvoering moet worden verbeterd. Dat kan bijvoorbeeld zijn bij het herinrichten van een afdeling of wanneer de werkdruk onhoudbaar wordt en capaciteit niet direct een oplossing is. Ook wanneer werkpakketten voor de uitvoering onvoldoende zijn samengesteld kan met een HoP meting worden bepaald waaraan dat ligt.

Een HoP meting wordt dus geregeld uitgevoerd voordat er bij de uitvoering wordt gemeten, de HoTT meting, wanneer de organisatie verbeterd gaat worden en werkstroom processen nog moeten worden ingericht. Wanneer de organisatie op orde is en er werkpakketten gemaakt worden, wordt er bij de uitvoering gemeten. De resultaten daarvan worden dan weer gebruikt om de processen in de voorbereiding verder te optimaliseren.

Hoe werkt de HoP audit methode?

Bij deze methode wordt bij de werkvoorbereiders gemeten waaraan ze hun tijd besteden. Dit gebeurt een hele dag lang, en elke activiteit wordt vastgelegd.

De methode lijkt op de Day-in-a–life-of methode, waarbij ook gekeken wordt waar een werkvoorbereider of planner mee bezig is. Het verschil is echter dat er ook gemeten wordt hoelang een werkvoorbereider daar mee bezig is.

Om de werkvoorbereider tijdens de meting niet te storen worden naderhand vragen en toelichtingen gevraagd op de verschillende soorten bezigheden. Hierbij wordt samen met de werkvoorbereider de meting nog eens langsgelopen en worden de vragen van de auditor over de activiteiten en de processen beantwoord.

Het resultaat is een vrij nauwkeurig inzicht in de tijdsbesteding van een werkvoorbereider.

Is dit een kental? Nee, statistisch gezien is één meting daarvoor te weinig. Om een goed beeld te kunnen geven zijn er meerdere metingen nodig. Maar met twee meetdagen is wel al heel goed te zien welke activiteiten door de werkvoorbereiders worden uitgevoerd. Hieruit kunnen vervolgens twee elementen zichtbaar worden gemaakt: de verstoringen die een werkvoorbereider op een dag heeft en het aantal taken dat de werkvoorbereider uitvoert die buiten zijn taakstelling vallen. Om dit vast te stellen is naast de meting ook de functieomschrijving of taakstelling van de werkvoorbereider nodig.

De auditor moet bovendien kennis hebben van de werkprocessen van een onderhoudsafdeling, zodat hij kan beoordelen of een taak wel of niet past binnen de functie.

Na uitvoering van de HoP metingen geeft Stork na een week of twee een presentatie van de audit, waarbij de resultaten worden besproken en er tegelijk voorstellen worden gedaan om de afwijkingen en ook de verstoringen te verbeteren.

Hierdoor krijgen de werkvoorbereiders weer de ruimte die zij nodig hebben om hun eigenlijke taken goed en efficiënt te kunnen uitvoeren: het maken van werkpakketten met de juiste gegevens, vergunningen, materialen en documenten, zodat de uitvoering ervan zonder haperen kan worden gedaan.

Auteur: Menno van den Berg, Senior consultant bij Stork Asset Management Technology