Automatisering zorgt voor minder fouten, meer veiligheid en vooral rust

De pakbonnen en douanepapieren zijn nog niet weg, maar verder heeft Transportbedrijf HM Verploegen in de afgelopen twee jaar alles geautomatiseerd. Directeur Henri Verploegen hoopt dat de papierstroom ooit helemaal komt te vervallen.

Één digitale informatiestroom in heel Europa, die ontwikkeling staat nog in de kinderschoenen. Verploegen heeft in ieder geval zelf een eerste stap gezet binnen zijn eigen bedrijf. Hij vertelt hoeveel rust dit heeft gegeven en hoe het zijn bedrijf naar een hoger level heeft gebracht.

Frankrijk specialist

“Van regionaal vervoer naar internationaal wegtransport en nu Frankrijk specialist. Dat is zo’n beetje onze ontwikkeling van 1936 tot nu. We hebben vestigingen in Wijchen en Düsseldorf en sinds 2014 ook in Lyon en vervoeren met name bouw gerelateerde materialen. Binnen Frankrijk doen we de fijnmazige distributie (vanaf 36kg t/m 1,5 pallet). De grotere orders (2 t/m 8 pallets) komen vanuit Nederland en Duitsland en worden vervoerd naar Frankrijk en de Benelux.”

Hoe is de samenwerking met TANS ontstaan?

“Mijn oom had sinds begin jaren 90 al contact met René Knapen, eigenaar van TANS. Zij hebben o.a. onze facturering grondig onder de loep genomen, maar van het een komt vaak het ander. TANS ontwikkelde zich steeds meer door, waardoor wij ook steeds sneller en efficiënter konden gaan werken. De afgelopen twee jaar hebben we de grootste stappen gemaakt. We zijn zowat van de prehistorie in het heden gestapt.”

Wat is geautomatiseerd?

“Een order komt nu binnen, via telefoon, mail of online portal. Zodra we deze in TALIS, zoals het transport management systeem van TANS heet, hebben ingevoerd wordt automatisch een dossiernummer aangemaakt. De order gaat direct in de ritplanning en wordt naar de boordcomputer (Trimble) van de chauffeur gestuurd. In Trimble ziet de chauffeur alle informatie die nodig is om te laden en lossen, adressen, navigatie, de inhoud van de lading, het gewicht en de contactpersoon. Zodra hij klaar is met laden, geeft de boordcomputer aan wat de snelste route is naar het volgende adres. De chauffeur kan foto’s maken van de ondertekende documenten en de factuur wordt automatisch door TALIS verstuurd naar de klant.”

Welke voordelen heeft TALIS?

“Het is heerlijk voor onze chauffeurs. Ze rijden tussen de 5 en 12 adressen met één auto. Eerst moesten ze alle adressen handmatig invoeren. Als het adres gewijzigd was, belde de afdeling planning om dit door te geven. Het nieuwe adres moesten ze soms spellen en de route moest aangepast worden. Een chauffeur staat dan best lang stil en de kans op fouten was groot. Dat is nu verleden tijd. Als er iets wijzigt in de planning merken ze het soms niet eens. Ze volgen gewoon hun boordcomputer. Dat geeft onze chauffeurs zoveel meer rust. Ze kunnen zich beter op de weg concentreren en hoeven zich niet druk te maken over te laat komen. Het systeem stuurt namelijk ook een berichtje naar de klant hoe laat hij onze chauffeur kan verwachten.”

Hoe belangrijk was jullie netwerk in dit proces?

“Heel belangrijk. Om dit allemaal voor elkaar te krijgen, moest er nogal wat gebeuren. Samen met TANS zijn we op zoek gegaan naar de juiste partners om eind 2016 alles gereed te krijgen. We werken samen met M-files (digitaal archief), Scansys (digitaliseren van inkomende papierstroom), Unit4 (boekhoudprogramma), Trimble (boordcomputer leverancier) en Cargo Office (online portal). TANS heeft ons hierin begeleid en alle systemen aan elkaar gekoppeld, zodat alles soepel verloopt. Daarna moesten we intern anders leren werken. Dat was voor mijn vader van 64 jaar nog wel een leuke uitdaging.”

Wat zijn de wensen voor de toekomst?

“Dankzij deze automatiseringsslag kunnen we per 1 april starten met een nieuwe lijndienst naar Frankrijk. Doordat we nu beter zicht hebben op de goederenstroom en beweging van onze auto’s durven we te garanderen dat we heel Frankrijk binnen 48 uur vanuit Wijchen en Düsseldorf kunnen bedienen. Nu je eenmaal zover bent, wil je steeds meer. We zijn nu aan het kijken hoe we onze mailings kunnen automatiseren bijvoorbeeld. We wachten ook met smart op de nieuwe tool van TANS: IMPACT. Dit is de vervanging van TALIS en kan ons nog meer bieden. Onze verwachtingen zijn nu al overtroffen, dus we zijn erg benieuwd naar wat IMPACT ons gaat brengen.”

Maken deze ontwikkelingen het chauffeurs vak weer populair?

“Het chauffeursvak is inderdaad niet meer zo populair als vroeger en door de vergrijzing zie je nu een duidelijke afname van het aantal chauffeurs. Om logistiek weer duidelijk op de kaart te zetten, hebben we met een aantal bedrijven in de regio, het ROC Nijmegen en Hogeschool Arnhem-Nijmegen (HAN) het Logistiek Expertise Centrum (LEC) opgericht. Wij proberen jongeren te enthousiasmeren door o.a. het organiseren van een aantal bijeenkomsten per jaar. Daarnaast werken we aan de ontwikkeling van bedrijventerreinen waar bedrijven en onderwijsinstellingen kunnen samenwerken, zodat de theorie beter aansluit bij de praktijk. Bedrijven binnen en buiten de regio kunnen zich aansluiten bij het LEC. Er zit veel kennis in onze regio. We zien dat steeds meer bedrijven zich in onze regio vestigen om die reden, dus het vak wordt vanzelf weer populair. De automatisering draagt daar zeker aan bij, want het geeft chauffeurs meer rust waardoor het beroep weer aantrekkelijker wordt voor nieuwkomers.”

Auteur: Olga Heeren