Forbo ziet productiviteit stijgen na succesvolle implementatie WMS

Forbo Flooring besloot om voor het nieuwe distributiecentrum in Assendelft zelf een nieuw warehouse management systeem te bouwen. Om het WMS volledig functionerend te krijgen, heeft Forbo Groenewout ingeschakeld.

Maar na een zeer voorspoedig bouwproces werd de go-live van het WMS losgetrokken van de ingebruikname van het nieuwe magazijn en dus uitgesteld. Met ondersteuning van Groenewout heeft de producent van linoleum vloeren het functioneel ontwerp geschreven, uitgebreide testprocedures opgesteld en nauwkeurige werkinstructies uitgeschreven. Het resultaat is dat het systeem acht maanden later succesvol in gebruik kon worden genomen.

In de zomer van 2013 heeft Forbo Flooring een volledig nieuw distributiecentrum van 5.500 vierkante meter geopend. Dit nieuwe pand naast de fabriek in Assendelft stelt het bedrijf in staat om de snel groeiende vraag naar linoleum en luxe vinyl tegels en planken op te vangen. Omdat het pand tevens wordt gebruikt voor het consolideren van de stromen uit de andere elf fabrieken, slaagt Forbo erin om jaarlijks miljoenen euro’s aan logistieke kosten te besparen. Een dergelijke operatie vraagt om een slim warehouse management systeem (WMS), maar dat was niet voorhanden. “We beschikten weliswaar over een ERP-systeem, maar dat bood geen volledige ondersteuning voor warehouse management. Het bevatte te weinig intelligentie om onze processen slim aan te sturen”, vertelt manager logistics Kees van de Lagemaat.

Forbo besloot om zelf een nieuw warehouse management systeem te ontwikkelen, net als eerder al was gedaan voor een ander magazijn. “Daarmee hadden we goede ervaringen. Dat was een gebruiksvriendelijk, eenvoudig ingericht systeem dat snel aan onze eisen kon worden aangepast”, verklaart Van de Lagemaat, die bijval krijgt van manager ICS Urban Deering. “Natuurlijk biedt de markt goede standaard warehouse management systemen, maar die dwingen je om volgens hun stramien te werken. Met een zelf ontwikkeld systeem kunnen we onze eigen werkwijze volledig blijven volgen.”

Gestart met ERP systeem

Tijdens de nieuwbouw van het magazijn, werd de implementatie van het WMS losgetrokken van de opening van het magazijn. Het nieuwbouwproject was immers 3 maanden eerder gereed dan gepland. Al snel bleek dat een goed WMS niet in die korte tijd kon worden geïmplementeerd.

Forbo schakelde daarom snel de hulp in van Groenewout, dat eerder al het volledige nieuwbouwproject had begeleid. “Groenewout kent ons goed en weet hoe we werken. Bovendien is de eerdere samenwerking prima verlopen”, licht Van de Lagemaat toe.

Op advies van Groenewout heeft Forbo allereerst besloten om twee stappen terug te doen en terug te vallen op het ERP-systeem. Dat verschafte de tijd om het nieuwe WMS nog eens grondig tegen het licht te houden. Daaruit bleek onder meer dat niet alle  functionaliteiten helemaal goed waren doordacht. “Op het moment dat je een nieuw WMS implementeert en met het ERP-systeem integreert, is het belangrijk om te bepalen welke taken in welk systeem worden afgehandeld. Doe je de ingangscontrole  bijvoorbeeld in SAP waarin ook alle inkooporders staan of in het WMS dat de processen op de magazijnvloer aanstuurt? Dat hadden we niet eenduidig vastgesteld”, geeft Deering als voorbeeld.

Weer vertrouwen in WMS

Forbo en Groenewout hebben het WMS-project stap voor stap opnieuw doorgelopen. Het functioneel ontwerp is grotendeels herschreven, waarbij volop gebruik is gemaakt van de kennis van Groenewout over best practices. “Uiteraard hebben we de keuze voor een zelf ontwikkeld WMS ter discussie gesteld. We hebben bijvoorbeeld onderzocht of we de benodigde WMSfunctionaliteit in SAP konden ontwikkelen, maar daarvoor zouden we veel meer tijd nodig hebben gehad”, vertelt Deering.

Om elk risico uit te sluiten, heeft Forbo in de maanden voor de ingebruikname uitgebreid aandacht besteed aan het opstellen van
werkinstructies en het testen van scenario’s door de key-users die speciaal daarvoor waren vrijgemaakt. “Dat is een belangrijke fase geweest waarin we het systeem goed hebben leren kennen. Bovendien hebben we tijdens het testen 180 fouten ontdekt die we nu van tevoren hebben kunnen oplossen. Dat heeft eraan bijgedragen dat iedereen ondanks de eerdere uitstel toch weer vertrouwen in het systeem heeft gekregen”, stelt van de Lagemaat. In het voorjaar van 2014, driekwart jaar na de opening van het
distributiecentrum, is het WMS in gebruik genomen zonder noemenswaardige problemen. Van de Lagemaat: “Uiteraard komen na de ingebruikname altijd nog kleine problemen aan het licht, maar die waren snel opgelost. Na twee weken zagen we al een stijging van de productiviteit.”

Vreemde ogen dwingen

Beide heren stellen dat Groenewout een belangrijke rol heeft gespeeld bij de succesvolle implementatie. “De consultant van Groenewout heeft ervoor gezorgd dat iedereen het eens was over de inrichting van de functionaliteiten en dat iedereen snapt wat er ontwikkeld ging worden. Dat was een grote uitdaging, zeker omdat na de eerder uitgestelde implementatie veel mensen binnen Forbo sceptisch waren geworden.

Dat leidt tot negatieve energie, maar Groenewout wist goed daarmee om te gaan”, zegt Van de Lagemaat. “Vreemde ogen dwingen”, vult Deering hem aan. “Groenewout heeft laten zien veel ervaring met dit soort projecten te hebben. Ook tijdens de ingebruikname was de consultant erbij van begin tot eind, ondanks de lange dagen. Dat heeft iedereen zeer gewaardeerd.”

Groenewout is inmiddels opnieuw door Forbo ingeschakeld, ditmaal om de tweede fase van de WMS-implementatie te begeleiden. “Vanwege de tijd hebben we in de eerste fase niet alle functionaliteiten kunnen ontwikkelen. Met name de ondersteuning op het gebied van retourlogistiek hebben we even laten liggen. Daarnaast zijn we inmiddels weer een half jaar verder en zijn vele nieuwe wensen ontstaan die kunnen bijdragen aan verbetering van de processen”, vertelt Van de Lagemaat, die blij is dat Groenewout bij dit proces is betrokken. “Groenewout kent de gebruikelijke valkuilen en zorgt ervoor dat wij hier dus niet hoeven in te stappen.”