Koerier Link-UP verkort doorlooptijd bedrijfsproces met TALIS

Automatiseren heeft de mogelijkheid tot groei van de organisatie bevorderd en onze omzet doen stijgen, aldus Inge Baeten van Link-UP.

Door ons bedrijfsproces te automatiseren kunnen we nu meer opdrachten verwerken met hetzelfde aantal medewerkers, terwijl de druk op de afdeling administratie is afgenomen.

Wens tot automatiseren

In 1988 startte Armand Baeten als zelfstandig koerier. In 1995 richtte hij Link-UP BVBA Snelkoerier op en inmiddels bestaat Link-up al bijna 20 jaar. Geruime tijd hanteerde Link-UP een ‘papieren administratie wat zéér arbeidsintensief was en voor stress binnen de organisatie zorgde. Ook groeide het aantal chauffeurs waardoor plannen complexer werd.

Inge Baeten, werkzaam bij Link-UP ging op zoek naar een passende oplossing voor vooral de automatisering van de planning. Inge vertelt: ‘Het aanbod was veelal ‘te zwaar’, niet op maat van ons bedrijf, prijzig en de BackOffice diende eerst geautomatiseerd te zijn voordat de planning kon worden geoptimaliseerd’.

De keuze voor TANS

In 2007 werden de eerste stappen gezet tot automatisering van het bedrijf; na in kaart te hebben gebracht wat de wensen en behoeften van de organisatie waren hebben zij diverse leveranciers genodigd. Inge vertelt: ‘De keuze viel voor TANS om diverse redenen; zo is TALIS aan de hand van diverse modules inrichtbaar naar eigen behoeften en is het naar wens uit te breiden.

De transportsoftware groeit als het ware mee met ons bedrijf. Daarnaast heeft het pakket het een kostprijs per module en licentie (je koopt dus nooit meer dan je nodig hebt) en is er is een mogelijkheid tot koppeling met diverse boordcomputerleveranciers en leveranciers van financiele pakketten’. Ze voegt toe: ‘Daarnaast biedt TANS ondersteuning van TALIS door middel van een helpdesk’.

Implementatie van het TMS

In 2008 is Link-UP gestart met de imple-mentatie van de TALIS modules Planning, Administratie en Facturatie, welke in 2010 werden uitgebreid met de installatie van X-Route (waardoor er een geloofwaardigere routeberekening kon worden gemaakt) en in 2013 de E-mailkoppeling.

Opdrachten en offertes worden direct in TALIS ingevoerd, waarna ritten direct kunnen worden toegewezen aan een wagen / chauffeur middels het planningsbord. Zodra de status van de opdracht wijzigt is dit zichtbaar in het systeem (de chauffeur kan een bericht afgeven zodra de opdracht bijvoorbeeld is geladen of gelost).

Inge vervolgt: ‘Het planbord is een duidelijke visuele weergave met overzicht van beschikbare voertuigen en tijden. Wijzigingen in ritten of bijkomende orders kunnen gemakkelijk aangepast of worden toegevoegd. Door de mogelijkheid een status aan de ritten toe te kennen (laden, lossen, file,..) hebben we een mooi en actueel overzicht (dit in tegenstelling met onze planning op papier).’

Aan het einde van de dag brengt de chauffeur een ritbon binnen met afgetekende documenten waarna de administratieve afhandeling kan starten. De ritbonnen met bijbehorende documenten worden aan ritregels in het systeem toegekend, waarbij eventuele data wordt aangevuld (gewichten, CMR nummers, het toekennen van tarieven en toeslagen, nacalculatie, etc..). Vervolgens wordt er informatie vanuit TALIS gegenereerd voor het opmaken van de inkoopfacturen.

Verdere automatisering

De administratieve druk bleef echter hoog (na het uitvoeren van de opdrachten moesten nota’s worden verzameld, documenten worden uitgesorteerd, opgezocht, etc..). We waren genoodzaakt om of extra personeel aan te trekken, of het administratieve proces verder te automatiseren’, aldus Inge. Link-UP koos voor de laatste optie; met behulp van een afzonderlijke applicatie (Image Capture van Scansys) is er een koppeling met TALIS gerealiseerd.

Tijd besparen met scannen

In 2014 is Link-UP gestart met de implementatie van dit scanningsysteem. De voordelen van het scannen van documenten (en directe import daarvan in TALIS) zijn opmerkelijk; data wordt sneller verwerkt, waardoor facturatie ook sneller kan verlopen. Documenten zijn sneller vindbaar en er is de mogelijkheid om documenten met de digitale factuur mee te sturen.

Kortere doorlooptijd van het bedrijfsproces

‘De voorbereiding, het implementeren van en de uiteindelijke opstart van het implementatieproject vragen behoorlijk wat tijd en inzet van de organisatie, vooral omdat het in het beginstadium noodzakelijk is bij te sturen om tot het gewenste resultaat te komen. Uiteindelijk zorgt het voor een kortere doorlooptijd van het gehele bedrijfsproces en heeft het tot een verschuiving van taken binnen de organisatie geleid. Daar waar eerst 2 personen nodig waren voor bijvoorbeeld facturatie wordt hetzelfde werk nu door 1 persoon gedaan (men werkt efficiënter). Er is extra tijd vrijgekomen voor andere zaken.

Toename van de omzet

Inge Baeten: ‘We kunnen stellen dat de automatisering die we in stapjes uitvoerden tussen 2007 en 2014 onze mogelijkheid tot groei heeft bevorderd (dit met behoud van hetzelfde aantal personeelsleden op de administratie).

De omzet is in diezelfde periode met 25% toegenomen, we kunnen nu veel meer opdrachten verwerken met hetzelfde aantal medewerkers (de planning kan zich focussen op het zoeken naar terugvrachten en combinatieritten zodat het aantal lege kilometers ook drastisch naar beneden gaat).

De druk op de administratie is afgenomen daar waar we eerst overwogen om nog een extra persoon in dienst te nemen’.