Meer grip op vervoer voor zorginstellingen en gemeenten

Dagelijks hebben zorginstellingen en gemeenten vervoer nodig voor hun cliënten en leerlingen. Veelal gaat het om mensen met een verstandelijke of lichamelijke beperking. Zij worden van en naar hun werk, dagbesteding of school gebracht.

Foto: Mark Goorman, teamleider doelgroepenvervoer bij TC&O

Maar hoe zorg je ervoor dat dit allemaal goed verloopt voor duizenden mensen? Bureau Vervoer TC&O uit Eersel weet er alles van. Zij ontzorgen dagelijks zorginstellingen en gemeenten bij de administratie en organisatie van het vervoer.

Vervoer hoogste kostenpost naast loonkosten en huisvesting

Voor een buitenstaander lijkt het soms zo eenvoudig. Een taxibus rijdt voor, cliënten of leerlingen stappen in of worden (eventueel) met rolstoel in de taxi gezet en na de activiteit worden ze weer netjes thuis gebracht. Toch is het in werkelijkheid absoluut niet zo eenvoudig. Er moet op tijd gereden worden, er zijn altijd mutaties zoals cliënten of leerlingen die toch op het laatste moment niet mee kunnen of de zorginstelling of school is zo groot dat er geen overzicht is en er dus meerdere taxibusjes voorrijden, wat onnodig veel kosten met zich meebrengt. Vooral bij grotere organisaties ontbreekt vaak het overzicht. Meerdere medewerkers houden zich bezig met het vervoer van hun cliënten of leerlingen, maar er is geen coördinator die de touwtjes aan elkaar knoopt. De kosten van doelgroepenvervoer staan dan ook vaak in de top 3 van hoogste kostenpost.

Gebrek aan overzicht in cliënten- en leerlingenvervoer

Het is ook niet alleen een kwestie van een taxibus bellen en heen en terug vervoeren. Een goed vervoerscontract is onontbeerlijk. Je wil de juiste afspraken maken met de taxicentrale, zodat iedereen zich aan de beleidsregels houdt, tegen het hoogste comfort voor de reiziger, het hoogste gemak voor de opdrachtgever en tegen een aantrekkelijke prijs. Er komt dus nogal wat kijken bij cliëntenvervoer en leerlingenvervoer. Als zorginstelling of gemeente wil je deze lasten liever niet en daarom bestaat Bureau Vervoer TC&O.

Bureau Vervoer TC&O inventariseert, adviseert, implementeert en coördineert

“Wij maken een inventarisatierapport waarin we berekenen hoe we zo kostendekkend mogelijk kunnen werken. De cliënt heeft vaak een indicatie en mag een bepaald bedrag aan vervoer besteden. Wij proberen dat gat met de werkelijke kosten zo klein mogelijk te houden. Daarnaast inventariseren we hoe we zo efficiënt en kwalitatief goed mogelijk vervoer kunnen regelen. Als intermediair en onafhankelijk bureau adviseren we onze klanten en we begeleiden ze vervolgens bij de implementatie. We ondersteunen bijvoorbeeld bij het opstellen van vervoerscontracten en de handboeken vervoer”, vertelt Mark Goorman, teamleider doelgroepenvervoer bij TC&O.

Administratie en organisatie van vervoer

De coördinatie is een dagelijks activiteit van Bureau Vervoer TC&O. “Als een cliënt niet mee gaat of er gaat een extra persoon mee, dan bellen ze ons of ze loggen in. We hebben eigen software ontwikkeld waarin we alles vastleggen van elke cliënt. Zowel het taxibedrijf als de zorginstelling of gemeente werken met deze software. Dat is in het begin altijd even wennen, want het geeft het gevoel alsof je gecontroleerd wordt door een intermediair, maar uiteindelijk zijn alle partijen er heel blij mee, want het geeft juist ontzettend veel (stuur)informatie, overzicht en is volledig transparant voor alle partijen. Het administratiesysteem staat in verbinding met de gebruikers, de vervoerder(s), de medewerkers, controller en onze telefonische helpdesk. Alles wordt hierdoor gemakkelijk te regelen, met zeer uitgebreide rapportage- en controlemogelijkheden”, aldus Goorman.

Heeft u al inzichtelijk hoe het cliënten- of leerlingenvervoer bij uw organisatie is geregeld?

Bureau Vervoer TC&O werkt voor zorginstellingen en gemeenten van Maastricht tot Zwolle en daarbuiten. Wilt u dus kosten besparen, het vervoer beter structureren, uw medewerkers ontzorgen of uw vervoerstaken verder professionaliseren? Neem dan contact op via 088 - 23 33 000 of info@tco-mvm.nl.

Auteur: Olga Heeren