TALIS laat Baetsen al bijna 10 jaar efficiënt werken

Gestage groei van de onderneming deed Baetsen in 2005 besluiten om op een TMS over te stappen voor de ondersteuning van de transportactiviteiten. Met TALIS hebben zij de perfecte totaal-oplossing gevonden voor het hele bedrijf.

Het orderproces werd tot dusver vooral georganiseerd via Excel- en Word-documenten en er was sprake van inefficiënte eilandautomatisering. Om te komen tot een optimale structurering van het orderproces, werd TANS gevraagd het TMS-pakket TALIS te implementeren. Bedrijfsleider Bart Jansen: “Daarmee beschikken we over een perfecte totaaloplossing voor planning, orderverwerking, facturatie en relatiebeheer.”

Via TALIS heeft Baetsen op verschillende fronten professionaliserings- en efficiencyslagen kunnen maken. Het databasesysteem ondersteunt een centrale planning, met aanzienlijk minder kans op foutieve invoer van gegevens, zonder risico dat belangrijke data verloren gaat (zoals in Excel nogal eens gebeurt).

Het operationele proces wint sterk aan efficiency, doordat gegevens slechts één keer hoeven te worden ingevoerd (t.b.v. ordervastlegging, opdrachtbevestiging, vrachtbrieven, ritbonnen, facturering). Bovendien voorziet TALIS in belangrijke managementinformatie waarmee Baetsen haar processen kan controleren en bijsturen.

Standaard op maat

Geen enkele organisatie is hetzelfde. Dankzij de modulaire opbouw kan TALIS snel en eenvoudig naar wens worden ingericht.

TANS brengt de informatiestromen in kaart en inventariseert de wensen en eisen van de gebruikers. Op basis daarvan worden de juiste TALIS-modules geselecteerd en geïmplementeerd om de specifieke bedrijfsprocessen te kunnen ondersteunen. Binnen deze modules worden vervolgens moeiteloos klantspecifieke verfijningen aangebracht.

Bart Jansen: “Voor ons betekent bijvoorbeeld de koppeling van TALIS met de boordcomputers in de vrachtwagens een enorme efficiencywinst. De chauffeur weet meteen waar hij naartoe moet, wat hij moet laden of lossen. Andersom houdt hij ons te allen tijde op de hoogte van de actuele status. Is een lading geleverd, dan kunnen we de opdrachtgever meteen een ‘proof of delivery’ sturen.”
“Meer inzicht in klant-contacten en efficiënter proces dankzij TALIS. “

Klant centraal m.b.v. CRM-module

“De ervaringen met TALIS voor de transportdivisie waren zo goed dat Baetsen ook voor de divisie kraanactiviteiten in 2008 met TALIS is gaan werken”, aldus Tom Bazelmans.

In 2011 besloot Baetsen de IT- ondersteuning van de transport en kraanverhuurdivisie opnieuw te bekijken. Een belangrijke reden was het ontbreken van de mogelijkheid om offertes en bijbehorende voorcalculaties in TALIS vast te leggen.

Binnen de organisatie groeide de behoefte om die informatie gestructureerd vast te leggen en bestond de wens om de decentrale verkoopactiviteiten meer centraal aan te sturen; de transport en kraanverhuurdivisie gebruikten elk hun eigen versie van TALIS waardoor een totaaloverzicht over gemeenschappelijke klanten ontbrak.

“Nu hadden bedrijven in beide divisies verschillende klantnummers waardoor we soms niet eens wisten dat het een gemeenschappelijke klant betrof. Toen TANS in 2011 dan ook de nieuwe Customer Relationship Management (CRM) module introduceerde was dat voor Baetsen een uitkomst.”

Tom Bazelmans: “We kunnen daardoor direct zien op welke momenten contact met een klant is gelegd, welke offertes zijn uitgezet en welke afspraken zijn gemaakt. Verkopers kunnen bezoek-rapporten vastleggen, acties aanmaken en daaraan een datum koppelen, zodat die acties automatisch worden opgevolgd. “ Baetsen nam de nieuwe CRM module van TANS in de zomer van 2011 in gebruik voor alle zes de divisies.

“Aanvankelijk betrof dit een losstaande installatie dat niet geïntegreerd was met de bestaande transport management systemen van de transport en kraanverhuurdivisies. Alle klanten kregen wel een uniform klantnummer zodat we snel konden profiteren van de voordelen van een gemeenschappelijke CRM module. Gebruikers moesten naast het TMS echter wel een tweede systeem openen om alle informatie over een klant te kunnen bekijken,” aldus Tom Bazelmans.

TALIS zelf inrichten met flextools

Deze aanpak verschafte Tom Bazelmans en projectmanager Femke van Grinsven tijd om in TALIS een nieuw proces voor het vastleggen van offertes inclusief voorcalculaties in te richten.

Daarvoor maakten ze gebruik van de CRM- en dossiermodule in TALIS en van FlexTools, een module waarmee beheerders zelf nieuwe schermen en velden kunnen aanmaken.

Eén totaalsysteem

In februari 2012 heeft Baetsen de nieuwe versie van het TMS inclusief de nieuwe werkwijze en de al eerder ingerichte CRM module in gebruik genomen. Sindsdien werken zowel de transport als kraandivisie in één en hetzelfde systeem. Dit heeft geleid tot een efficiënter en kwalitatief beter proces. Dankzij onder meer de CRM module van TALIS kan het bedrijf zijn offerte nu gestructureerd vastleggen en opvolgen.

“De nieuwe werkwijze heeft niet alleen consequenties voor de verkopers, maar ook voor de orderadministratie, planning en boekhouding. Dit riep in eerste instantie wel wat weerstand op en het was wennen voor sommigen, maar iedereen snapt het belang,” aldus Femke van Grinsven.

Betrokken support

De toegewezen TANS-consultant houdt zorgvuldig de vinger aan de pols bij Baetsen. Zij implementeert nieuwe TALIS-toepassingen, en zorgt ervoor dat het systeem afgestemd blijft op veranderende situaties, zoals nieuwe opdrachtgevers, nieuwe medewerkers, gewijzigde processen of uitbreiding van activiteiten.
Bij vragen of onduidelijkheden is de TANS Helpdesk altijd bereikbaar. En zo nodig neemt TANS de besturing van het systeem op afstand over en kunnen noodzakelijke aanpassingen snel en haast geruisloos remote worden doorgevoerd.