TC&O: kostenbesparing via anonieme kaarten voor zakelijk vervoer

Vervoersmanagementspecialist TC&O ontwikkelde een handige nieuwe tool die de OV-administratie rondom zakelijk reizen vergaand stroomlijnt. Het gevolg: meer gemak én kostenbesparingen. Het bedrijf bedient dan ook steeds meer werkgevers bij het actualiseren van hun mobiliteitsplannen.

Foto: Jos Wijnen, teamleider TC&O Mobydesk

Of het nu gaat om woon-werkverkeer, om zakelijke reizen van medewerkers of om een goede bereikbaarheid voor klanten en leveranciers: elke werkgever heeft te maken met mobiliteit. Als specialist op het gebied van vervoersmanagement ontzorgt TC&O uit Eersel tal van werkgevers via haar afdeling TC&O Mobydesk.

Gericht vervoersadvies

Vanuit TC&O Mobydesk ondersteunt een team van vakspecialisten werkgevers met gericht vervoersadvies en mobiliteitsplannen. Ook kunnen werkgevers gebruikmaken van het in eigen beheer ontwikkelde MobiliteitsManagementSysteem (MMS), een centraal registratie- en controlesysteem voor alle vormen van mobiliteit. Van de registratie van OV-abonnementen tot het bijhouden van parkeervergunningen: in het MMS kunnen werkgevers en hun medewerkers alles omtrent de reiskostenregeling beheren en beheersen.

Anonieme OV-kaarten

Voor werkgevers waar regelmatig zakelijke reizen worden gemaakt, ontwikkelde TC&O (in aanvulling op het MMS) recent een tool die werkt op basis van anonieme afdelingskaarten. De werknemer die een zakelijke reis gaat maken, kan op het secretariaat een anonieme NS-Business Card afhalen. De medewerker van het secretariaat meldt de Business Card aan via een beveiligde portal, waarna de reizende werknemer automatisch een e-mail met reisvoorwaarden ontvangt. Hij of zij weet daardoor precies van welke reisklasse én van welke aanvullende deur-tot-deurdiensten hij gebruik mag maken (zoals de OV-fiets of de NS Zonetaxi).

Na terugkomst levert de werknemer de kaart weer in bij het secretariaat, zodat de kaart weer eenvoudig en snel kan worden afgemeld. Eens per maand ontvangt TC&O een factuur van NS, controleert deze, en geeft deze vrij voor betaling. De klant ontvangt vervolgens een duidelijk gespecificeerd overzicht: welke reizen zijn er gemaakt? Wat waren de exacte kosten? En: op welke kostenplaatsen kunnen deze kosten worden geboekt?

Geen ingewikkelde administratie

Groot voordeel van deze werkwijze is dat het secretariaat geen ingewikkelde declaraties of administratie meer hoeft bij te houden. Bovendien bespaart deze werkwijze de reizende werknemer tijd: die hoeft niet meer per vervoersmiddel declaraties in te dienen. Ten slotte bieden de maandelijkse rapportages de werkgever laagdrempelig inzicht in het zakelijk reisgedrag van de medewerkers én wordt helder wat de daadwerkelijke totale CO2-besparing is geweest ten opzichte van vervoer met de auto. Dit inzicht kan strategisch worden gebruikt bij het verbeteren van het mobiliteitsbeleid.

Vervoersplan actualiseren

Verder krijgt TC&O de laatste tijd van steeds meer werkgevers de vraag of het huidige vervoersplan kan worden geactualiseerd. Zeker nu de economie weer aantrekt, groeien werkgevers weer wat leidt tot parkeerdruk, nieuwe vestigingen of toename van reisbewegingen - met allerlei veranderende vragen op mobiliteitsgebied van dien. Verder kent de NS-Business Card steeds meer mogelijkheden, wat ook weer nieuwe vragen oproept. Bovendien zijn steeds meer werkgevers in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) geïnteresseerd in de vraag hoe ze hun mobiliteit duurzamer kunnen organiseren en hoe ze hun medewerker fit en vitaal kunnen houden. Verspreid gebruik van modaliteiten in woon-werk én zakelijk verkeer kan hierbij bijdragen.

TC&O houdt huidige vervoersplannen tegen het licht, analyseert de huidige situatie en de al dan niet gewijzigde wensen van de klant, en komt op basis daarvan met een geactualiseerd, praktisch uitvoerbaar vervoersplan.

Auteur: Joost Peters