Van Hooft Transport: besparingen door TransFollow

Van Hooft Transport is TransFollow gebruiker van het eerste uur: In 2014 startten zij met de pilot van de digitale vrachtbrief. Inmiddels worden 60% van hun binnenlandse transporten voorzien van een digitale vrachtbrief.

Zij kregen de vraag van een klant om een groot deel van hun logistieke werkzaamheden te gaan coördineren. Gezien de omvang van deze opdracht paste het Excel programma waar ze tot die tijd mee werkten niet langer meer. ’Gezien de vele  mogelijkheden die TALIS TMS / WMS ons boden hebben wij besloten met TANS in zee te gaan’, vertelt Maarten Bos, bedrijfsleider bij Van Hooft Transport.

Na een korte implementatieperiode gingen we live. Ook al was er sprake van enige tijdsdruk, dankzij de inzet van de consultant van TANS is het  implementatie-traject soepel verlopen’. ‘Toen de basis eenmaal stond (TALIS Ritplanning, Dossier-beheer en WMS) konden wij aan de slag. Door het gebruik van het programma ontdekten we dat we sommige dingen toch anders ingericht wilden hebben. Vanwege de flexibiliteit van TALIS was e.e.a. gelukkig zo aangepast’.

‘Gelijktijdig met de implementatie van TALIS is door Van Hooft Transport een eigen App ontwikkeld die mooi op TALIS aansluit; alle chauffeurs krijgen hierop hun ritten binnen, registreren hun laad– en lostijden en kunnen klant specifiek voor een bepaalde oplevering zorgen.

Automatisering biedt voordelen

Maarten: ‘Onze informatiestromen verlopen efficiënter, orderafhandeling verloopt sneller en de data die terugkomt van de vrachtwagens is nauwkeuriger.  Alles wordt beter gearchiveerd en informatie is altijd snel weer terug te vinden’.

Papierloos werken

‘Met onderstaande Tweet begon midden 2014 het TransFollow avontuur; inmiddels worden 60% van onze binnenlandse transporten voorzien van een digitale vrachtbrief. Hierdoor besparen we papier en cartridges, documenten raken niet meer kwijt, archivering verloopt volledig digitaal en vrachtbrieven  kunnen met een druk op de knop worden teruggevonden’. 

Volledige integratie van app en Transfollow

‘Onze eigen Van Hooft Transport App is ook op TransFollow aangepast, het aftekenen van de vrachtbrief is volledig geïntrigeerd en de chauffeur kan alles achter elkaar afhandelen vanuit een App’, vertelt Maarten enthousiast.

Mogelijkheden bespreken

‘Voordat we met TransFollow begonnen zijn we bij enkele van onze klanten langsgegaan om de werking, mogelijkheden en voordelen van het gebruik van TransFollow te bespreken. Als er al weerstand was, kwam die door de systemen waar de klant mee werkt en de beperkende factor daarvan (hebben de personen die goederen wegsturen of ontvangen bijv. wel een device om hier mee te kunnen werken)’.

Positieve geluiden

‘Wij werken veel met ontvangers op wisselende locaties in het veld. Dit betekent dat je niet alleen een bedrijf moet informeren over het gebruik van TransFollow maar in veel gevallen ook tientallen ontvangers welke op locatie de zending in ontvangst nemen. Hiervoor hebben we een aantal standaard teksten  opgesteld welke wij voorafgaand aan de zending per mail versturen aan de ontvanger. Hierin staat duidelijk waar de vrachtbrief voor is, wat er voor de ontvanger veranderd en hoe de zending “digitaal” in ontvangst genomen kan worden. Dit werkt erg goed en tot op heden horen we alleen maar positieve geluiden’.

Papierloze toekomst

‘Met regelmaat gebeurt het dat ontvangers nog een klein beetje hulp of uitleg nodig hebben, dat is dan een taak voor de chauffeur of indien hij er niet uitkomt telefonisch door mensen van kantoor. Een bijzonder mooi initiatief TransFollow, maar er is nog veel werk aan de winkel. Iedereen is erg enthousiast maar doordat het nog zo nieuw is, weinig bedrijven er  mee werken en het veel transportbedrijven aan tijd ontbreekt om het goed te implementeren  zal het nog even duren voordat het de nieuwe standaard is. Van Hooft Transport wil in ieder geval niet meer terug naar papier en is klaar voor een papierloze toekomst. Laat België en Duitsland maar komen met de digitale vrachtbrief!’

Standaardisatie

Maarten vervolgt: ‘Ook mag er meer met standaard oplossingen en koppelingen gewerkt worden. Voor iedere klant en ieder systeem wat wij willen koppelen moet een nieuwe oplossing gebouwd worden. Integratie moet sneller en vooral eenvoudiger kunnen’.

Toekomst

‘Zelf zijn wij bezig met de bouw van de Van Hooft Transport App versie 2.0. Hierbij zal de bestaande boord-computer verdwijnen en zullen alle functionaliteiten zoals ritten, Trans-follow, urenregistratie, rij- en rusttijden, tacho, navigatie etc. allemaal in één applicatie beschikbaar zijn voor de chauffeur. Deze krijgt op zijn App alles wat hij nodig heeft om al zijn werkzaamheden uit te kunnen voeren en te registeren en wij krijgen op kantoor ook de juiste informatie retour. Daarnaast biedt deze App ons de vrijheid om klant specifieke oplossingen snel te realiseren en kunnen wij bij uitbreiding van het wagenpark snel en voordelig opschalen’.

TALIS

Maarten: ‘TALIS en de Van Hooft app zijn bij ons leading en het zijn de enige systemen waar wij mee werken, eenvoud is hierbij het sleutelwoord. Beide systemen zorgen samen voor een complete correcte vulling van ons management-dashboard.

Uitwisseling in de vorm van data

Binnen Transport en Logistiek Nederland moeten we naar een betere standaard. De tijd van bonnetjes en PDF documenten is voorbij, uitwisseling in de vorm van data, dat is waar wij naartoe moeten! ‘