“Verkooporders komen automatisch binnen als transportopdracht”

In nauw overleg met een grote klant integreerde het Utrechtse transportbedrijf G. Kuijf en zonen de ritplanning in het bestaande transportmanagementsysteem van softwarespecialist TANS. Tot grote tevredenheid van alle partijen. “Alle rit- en transportgegevens staan nu in één systeem.”

Met Gerard Kuijf staat inmiddels de derde generatie aan het roer van het familiebedrijf uit Utrecht. De grootvader van algemeen directeur Kuijf begon in 1952 met het met paard en wagen vervoeren van melkbussen van boerderijen naar de fabriek. In de loop der jaren groeide het bedrijf uit tot een allround transportbedrijf, dat voornamelijk actief is binnen Nederland en in de grensgebieden met België en Duitsland. Het bedrijf (waar anno 2017 zo’n 45 mensen werken) is gespecialiseerd in koel- en vriestransport, in het vervoer van bouwmaterialen en in goederendistributie.

Hele bedrijfsproces

Sinds 2006 werkt het bedrijf samen met de Eindhovense softwarespecialist TANS, vertelt directeur Gerard Kuijf. “In dat jaar zijn we gebruik gaan maken van het transportmanagementsysteem TALIS voor opdrachtenadministratie en facturering. Later hebben we daar ook nog een ritplanningmodule aan toegevoegd. Daarmee verliep vanaf dat moment het hele interne bedrijfsproces – van orderinvoer tot facturering – via TALIS.”

Van verkooporder tot transportopdracht

Recent breidde het bedrijf zijn transportmanagementsysteem verder uit, schetst Kuijf. “Lange tijd gebruikten we voor de ritplanning een apart systeem. Met het oog op besparingen en efficiency hebben we er, in nauw overleg met onze grootste klant, voor gekozen om TALIS uit te breiden met een planningsmodule. Concreet betekent dit, dat we verkooporders van de betreffende klant nu automatisch binnenkrijgen als transportopdracht.”

Eén geïntegreerd systeem

Die integratie is erg handig, benadrukt Kuijf. “We zijn beduidend minder tijd kwijt aan het invoeren van transportopdrachten en hebben alle transport- en ritgegeven nu op één plek in één systeem staan. Bijkomend voordeel is dat we besparen doordat nog maar met één in plaats twee systemen werken. We werken efficiënter èn maken minder fouten”

Specifieke eigenschappen

Inmiddels overweegt Kuijf om voor meer klanten zo’n koppeling te maken en de ritplanning in het bestaande transportmanagementsysteem te integreren. “Deze werkwijze bevalt gewoon heel goed. Of we nog meer wensen hebben? Het zou mooi zijn als we in de toekomst bij het plannen in TALIS ook nog rekening zouden kunnen houden met specifieke eigenschappen van chauffeurs en andere randvoorwaarden. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat een chauffeur die alleen met een bakwagen mag rijden, wordt ingepland op een rit met een trailer. Maar nogmaals: wij zijn zoals gezegd al heel tevreden.”

Auteur: Joost Peters