‘We willen de uitvoering slimmer organiseren’

Handgeschreven ritlijsten voor I&L Logistiek en urenlang kosten berekenen door verschillende tarieven, voertuigen en kilometers. Maar nu niet meer: dankzij de automatisering van Tans.

“We werkten drie jaar geleden nog met een vereenvoudigde planmodule”, vertelt Wouter ten Have, directeur operations van I&L Logistiek. “We werken voor grote opdrachtgevers en staan bekend om de kwaliteit die we leveren. Tegelijkertijd merken we dat prijzen in de markt onder druk staan. Transport en koeriers zijn helaas vaak een sluitpost. Om beter te kunnen concurreren willen we onze professionaliteit naar een hoger niveau tillen en zaken in de uitvoering slimmer organiseren.”

I&L Logistiek

I&L Logistiek is sterk in geconditioneerd vervoer van -30 ºC tot +30 ºC. Ze blinken uit in diverse soorten vervoer, zoals specialistisch dedicated transport, fijnmazige distributie van levensmiddelen en farmaceutische producten aan bedrijven en particulieren en voeren regie over uitvoering van grootschalige logistieke projecten. Ook zijn ze HACCP-gecertificeerd en houder van het Keurmerk Transport en Logistiek. Ten Have: “Eigenlijk zijn we een vreemde eend in de bijt. De meeste koeriers zijn tegenwoordig namelijk óf hele grote organisaties, of kleine éénpitters. I&L Logistiek zit daar tussenin en is daardoor erg flexibel, maar sluit wél op de professionele standaard van grote organisaties.” Het bedrijf heeft tachtig medewerkers, beschikt over vijftig eigen voertuigen en stuurt daarnaast een uitgebreid netwerk van lokale chartervestigingen aan.

Wensenlijstje automatisering

Er stond aardig wat op het wensenlijstje van I&L Logistiek. “We wilden onze projectlogistiek verbeteren, bijvoorbeeld door het optimaal combineren van ritten. We wilden managementinformatie opbouwen, een nieuw financieel pakket én we wilden een digitaal communicatiesysteem voor onze koeriers.”

Modulaire pakketten

Het bedrijf kwam bij TANS uit vanwege de modulaire opbouw van de pakketten. Ten Have: “Veel softwareleveranciers bieden een beperkte of juist een heel uitgebreide optie. Aangezien wij een middelgroot bedrijf zijn, zitten wij qua wensen daar tussenin. Bij TANS konden wij voor het basispakket kiezen en dit uitbreiden op punten die wij belangrijk vinden, zoals het vergaren van managementinformatie.”

TALIS van TANS

I&L Logistiek koos voor TALIS van TANS als TMS-pakket. Daarnaast koos het na de zomer van 2013 voor PTV Smartour voor routeoptimalisatie, waarvoor TANS een koppeling maakte. Als financieel programma viel de keuze op Unit 4 Multivers XL. Daarmee startte het bedrijf per 1 januari 2014.

App ontwikkelen

Dan nog het digitaal communiceren met koeriers. “Boordcomputers zijn volop in ontwikkeling en erg kostbaar. Bovendien is het niet zo handig wanneer we samenwerken met collega’s uit andere delen van het land. Je kunt niet eisen dat ze jouw software gaan gebruiken. Daarom viel de keuze op het ontwikkelen van een eigen app. Dat vraagt ook om een ontwikkelingsinvestering, maar dat heeft uiteindelijk wel grote voordelen. Een app is toegankelijker en is uit te rollen naar charters. Het is een middel om ons interne proces te verlengen. TANS denkt mee en investeert tijd, dat is erg waardevol. We verwachten dat de app eind 2015 live gaat.”

Andere werkzaamheden

Ten Have is blij met de samenwerking. “TANS heeft veel kennis in huis, een open cultuur en een goede dienstverlening. Het schakelt goed en dat geeft vertrouwen.” Hij ziet al resultaten van de automatisering van TANS. “We hebben dezelfde hoeveelheid medewerkers op kantoor zitten, maar hun werkzaamheden zijn veranderd. Omdat er veel automatisch gaat, houden zij meer tijd over voor andere zaken. Bovendien is de onderlinge overdracht makkelijker en lopen zaken door ook als iemand er niet is. Daardoor is er ruimte om nieuwe ideeën te ontwikkelen.”

Van papier naar automatisch

“Een voorbeeld: we hebben veel type auto’s en klanten, daar zit een uitgebreide tariefstructuur onder. Voorheen was het handwerk om het aantal kilometers, uren en het soort transport in te voeren. Nu doet het systeem dat voor ons. Dat scheelt uren in de week. Bovendien geeft de database ons waardevolle managementinformatie. Hoe langer we werken met de nieuwe systemen, hoe waardevoller deze informatie wordt.”

Auteur: Melinde Bussemaker